Foto: Bernhad Bahners, Radio.de
Als es mit radio.de losging, waren sie zu dritt. Sie hatten eine gute Idee, nämlich internationale Radiosender auf einer Website zu bündeln und dem Hörer dabei zu helfen, den Lieblinssender unter Tausenden zu finden. Was sie nicht hatten, war das gemeinsame Büro. Sie hatten keine feste Job- oder Aufgabenzuordnung. Sie hatten kaum Geld. Und sie hatten als Startup wenig Zeit und Lust "sich mit Microsoft Exchange zu beschäftigen oder einen eigenen Server einzurichten", erzählt Bernhard Bahners, mittlerweile Direktor Marketing & Sales und Prokurist bei der radio.de GmbH.
Austausch über Büro- und Ländergrenzen hinweg
Also richteten sich Bernhard Bahners und seine beiden Gründerkollegen von radio.de einen Google Mail-Account ein und legten los. Bald suchten sie nach einer Büro- und Kollaborationslösung. Die Anwendung sollte einfach zu bedienen sein und keine zusätzlichen Kosten für Administration oder Updates nach sich ziehen. Außerdem sollte sie flexibles Arbeiten und den Austausch in Echtzeit ermöglichen: über Büro- und vielleicht irgendwann einmal auch über Ländergrenzen hinweg.
"Kostenintensive Software wie zum Beispiel ein übergreifendes Projektsystem kamen für uns nicht in Frage", erzählt Bahners. Das hätte nicht zu der flexiblen und effizienten Arbeitsweise des Startups gepasst. Die richtige Lösung für ihre Zwecke fand sich in Google Apps for Business, das bis vor Kurzem noch Google Google Apps Premier Edition hieß. Bereits mit der Gründung des Unternehmens im Jahr 2007 implementierte radio.de Google Apps, und seitdem arbeiten alle Mitarbeiter - ob im Hamburger Büro oder an anderen Standorten - mit den Messaging- und Kollaborationslösungen von Google zusammen.
Vorlagen und Formulare aktuell halten
Heute stellt radio.de die Infrastruktur für mehr als 4000 Radiosender, Webradios, Podcasts, Themen- und Genre-Channels, die von den Hörern kostenlos über das Internet erreicht werden können. Zudem hat die radio.de GmbH (gehörend zu TheMediaLab, einem Unternehmen der Verlagsgruppe Madsack und der WAZ Mediengruppe) eine der beliebtesten Apps für das Radiohören über iPhone und iPod-touch entwickelt. 2008 starteten radio.at in Österreich und radio.fr in Frankreich. Seit November 2010 gibt es den englischsprachigen Audio-Service rad.io.
"Auch vier Jahre nach der Gründung erledigen wir unsere Kommunikation und Abstimmung immer noch komplett über Google Apps, ob in Hamburg oder an anderen Standorten"; erzählt Bahners. "Wir erstellen unsere Projekt- und To-do-Pläne in Googles Text & Tabellen, wir arbeiten gemeinsam an Dokumenten und Präsentationen und können uns immer sicher sein, dass wir Zugriff auf die aktuellste Version haben. Für unser Formularwesen, zum Beispiel für Vorlagen wie die Reisekostenabrechnung oder Briefpapier, nutzen wir Google Sites. Und natürlich kommunizieren wir über Google Mail und Google Talk."
Wolkenkratzer-CRM
Auf Vertriebsseite setzt radio.de Salesforce für Google Apps ein. Sales-Mitarbeiter, die Werbeflächen auf der radio.de-Plattform verkaufen, können dabei aus der CRM-Lösung Salesforce auf Google Mail, Google Kalender oder Google Text & Tabellen zugreifen. So können sich alle im Team jederzeit auf den neuesten Stand bringen und zu jedem Verkaufsvorgang die komplette Kontakthistorie und den dazugehörigen Mail-Verkehr einsehen.
Als besonders nützlich haben sich die Messaging- und Collaboration-Funktionen von Google Apps auch bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern oder Dienstleistern herausgestellt. So veranstaltete radio.de im April 2010 einen großen Kongress zum Thema "Radio der Zukunft". Die "Organisation des Radiocamp" wurde - von der Sponsorensuche über die Programmplanung bis hin zur Teilnehmerakquise - komplett in der Cloud abgewickelt.
Mit Corporate Identity Vertrauen schaffen
Dabei überraschte Bahners, wie "wenig Berührungsängste" auch die externen Beteiligten mit der Arbeit in der Cloud gezeigt hätten. In den seltensten Fällen habe er jemanden überzeugen müssen, sich einen Google-Mail-Account zuzulegen, um zum Beispiel gemeinsam mit radio.de Dokumente in Google Apps zu nutzen. "Viele haben bereits privat einen Google-Mail-Account und sind mit dem System vertraut."
Der Akzeptanz zuträglich sei aber auf jeden Fall eine Corporate Identity. So lassen sich die Farben in der Google-Mail-Oberfläche an die Unternehmens-CI anpassen oder das Google-Logo durch ein Firmenlogo ersetzen. "Das macht gleich einen anderen Eindruck", sagt Bahners und fügt hinzu: "Ich sage immer, Google ist unser größter Systemlieferant."