Tchibo verwaltet Verträge mit IT-Unterstützung

Der Handelskonzern Tchibo unterstützt seinen indirekten Einkauf mit dem Modul für Vertragsmanagement aus der Suite "e-contor" von Inverto. Mit dem Werkzeug behalten die Einkäufer den Überblick über sämtliche im Unternehmen abgeschlossenen Verträge und laufen so nicht Gefahr Fristen zu übersehen oder die betriebliche Compliance zu missachten.

Grundsätzlich hilft ein softwaregestütztes Vertragsmanagement, Bonusregelungen und Bündelungseffekte für das gesamte Unternehmen transparent zu machen und zu nutzen. Außerdem unterstützt es steigende Anforderungen an die Dokumentation und das Risikomanagement durch den einheitlichen Umgang mit Verträgen.

Tchibo nutzt dieses Instrumentarium im indirekten Einkauf, das heißt in der Beschaffung nicht produktinsrelevanter Güter. Hier greifen die Einkäufer jetzt online auf die Lieferanten-Verträge zu. Sie verfügen über ein automatisiertes Handling von Verträgen.

Neue Organisation

Im Vorfeld hatte der Konzern den gesamten Prozess des Vertragsmanagements neu organisiert und automatisiert. Daran anschließend testeten die Hamburger die Software in einer Pilotphase und dem Roll-out im Unternehmen. "Die Software muss sehr flexibel einsetzbar sein, um die individuellen Anforderungen im Unternehmen zu erfüllen. Nur so wird sie tatsächlich genutzt", erläutert Marcus Toussaint, Head of Contract Management, Controlling & IT im Tchibo Einkauf. "Das gilt sowohl für den inhaltlichen als auch für den technischen Rahmen in einer bestehenden IT-Infrastruktur."

Es gehe um deutlich mehr als Dokumentenverwaltung, beschreibt der Einkauf spezialisierte Berater Inverto. Der Dienstleister sieht eine große Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit in Unternehmen: Die ordentlich an einer zentralen Stelle abgehefteten Verträge sind oft noch ein Wunschtraum. Häufig werden Beschaffungsverträge noch von Hand bearbeitet, sie liegen entweder in Papier- oder in elektronischer Form vor. Manche Vertragsvereinbarung wird gar mündlich am Telefon oder per E-Mail geschlossen. Eine elektronische Erfassung der Verträge einschließlich der dazugehörigen juristisch relevanten Korrespondenz findet nicht statt.

Vier Monate Arbeit bedeutete das Projekt für Tchibo. In einer Vertragsinventur erfasste der Konzern zunächst die an verschiedenen Stellen im Unternehmen vorhandenen Dokumente und schuf so den organisatorischen Rahmen für die Einführung des Vertragsmanagements bis hin zum Reporting.

Über auslaufende Verträge frühzeitig informiert

Inzwischen genügen einige Mausklicks, um aktuell über alle juristisch relevanten Informationen im Einkauf, die Einkaufsvolumina oder weitere Controlling-Daten zu verfügen. Der indirekte Einkauf von Tchibo hat damit die Möglichkeit, Reports zu erstellen beziehungsweise online auf laufende Verträge und Vertragskonditionen zuzugreifen. Auch über auslaufende Verträge informiert das System die Einkäufer. So können sie rechtzeitig Ausschreibungen und Verhandlungen vorbereiten.

Der Hamburger Konzern Tchibo gehört zu hundert Prozent der Maxingvest AG, vormals Tchibo Holding AG. Für das Geschäftsjahr 2008 weist Tchibo einen Umsatz von 3,6 Milliarden Euro aus, die Zahl der Mitarbeiter liegt bei mehr als 12000.