Mittlerweile haben nicht nur die großen Internetsuchmaschinen eigene Tools zur Desktop-Suche im Angebot. Auch auf Unternehmen spezialisierte Software-Firmen bieten entsprechende Applikationen an. Prinzipiell erleichtern und beschleunigen die Desktop-Tools das Finden von Dateien und Informationen – sowohl auf lokalen Rechnern, als teilweise auch im Netzwerk.
Die Anwendungen arbeiten dabei mit sich regelmäßig aktualisierenden Indizes. Viele können dabei auch Informationen verarbeiten, die in anderen Applikationen, beispielsweise E-Mail-Programmen, gespeichert sind. Manche Tools bieten Vorschaufunktionen für die Trefferliste an, andere fassen die Ergebnisse zu Clustern zusammen. Die Analysten von Berlecon rechnen damit, dass sich aufgrund solcher Funktionalitäten die Tools zur Desktop-Suche nicht nur bei Privatanwendern, sondern auch in Unternehmen weiter verbreiten werden.
Bei der Anwendung in Firmen kann dabei die Stärke der Desktop-Suche, das Erstellen eines Index für die rasche Informationssuche, zum Risiko werden. Wenn nicht anders eingestellt, erfassen die Applikationen auch vertrauliche Informationen – beispielsweise im Cache gespeicherte passwortgeschützte Internetseiten oder entschlüsselte Dokumente. Massive Sicherheitsprobleme bei der Desktop-Suche von Google, unter anderem konnte die Ergebnisliste manipuliert werden, sind inzwischen zwar behoben. Prinzipiell besteht aber die Gefahr, dass Mitarbeiter potenziell unsichere Anwendungen ins Unternehmen holen.
Festlegung auf eine Anwendung sinnvoll
Berlecon rät Unternehmen deshalb klare Richtlinien über den Einsatz der Anwendungen einzuführen. Die Szenarien reichen dabei von einem totalen Verbot über die Empfehlung einzelner Applikationen und deren Konfiguration bis zum unternehmensweiten Einsatz einer bestimmten Anwendung.
Die Analysten raten zur Festlegung auf ein Tool mit Vorgabe der Optionseinstellungen. So können sowohl der Support als auch die Sicherheitsrisiken minimiert werden. Detailliert stellt die Studie drei Varianten vor:
Die Berlecon-Analysten raten Firmen, die verschiedenen Tools vor der Implementierung zu testen. Idealerweise leitet ein Administrator diese Testphase und prüft gezielt die einzelnen Funktionalitäten der Anwendungen.
Für die Studie "Desktop-Suche in Unternehmen" hat Berlecon die wichtigsten Tools für Desktop-Suche getestet. Außerdem wurden Interviews mit insgesamt zwölf Anbietern und Nutzern geführt.
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