Dass die IT das Unternehmen ABB Deutschland insgesamt zu viel kostete, war allen Beteiligten nach einem Blick auf die Endabrechnung klar - viel mehr aber auch nicht. Während die Fachabteilungen die Preise der IT-Leute hinnehmen mussten, konnte die IT selbst auch nicht genau darlegen, wie ihre Preise im Detail zustande kamen. Drei Jahre lang entwickelte und implementierte Information Systems Infrastructure & Services (ISI), der interne IT-Dienstleister, daraufhin das vollautomatische Leistungsverrechnungs-Tool Isibiz.
Im Februar schaltete der Konzern mit Sitz in Mannheim den letzten Service des Kostenverrechnungssystems frei: Seither können Nutzer wie Kostenstellenleiter die Telefongebühren für Festnetz- und Mobilgeräte im Intranet einsehen. "Insgesamt sparen wir jährlich 15 Prozent unseres früher 70 Millionen Euro großen Etats; und wir haben für alle Beteiligten völlige Kostentransparenz geschaffen", betont Harald Weickert, einer von zwei ISI-Geschäftsführern.
Kostenübersicht nach vier Klicks
Heute sieht jeder Mitarbeiter dank Isibiz nach vier Klicks auf seinem Bildschirm, was Hardware, Software und Services seines Arbeitsplatzes monatlich kosten. Hinter dem sichtbaren Ergebnis des Intranetbestellsystems stehen drei Module: Order-, Asset- und Invoice-Management.
Über das webbasierte Order-Management bestellen Mitarbeiter an ihrem Monitor Soft- und Hardware, die sie für ihren Arbeitsplatzrechner benötigen. Dabei sehen sie die Fotos der Softwarepackung, des RAM-Speichers oder der Festplatte. Passt das gewünschte Produkt nicht zum PC, kann es erst gar nicht angefordert werden.
Damit die Bestellungen unkompliziert durchgeführt werden können, hat ABB weltweit den Arbeitsplatz-standard BCE (Basic Computer Environment) eingeführt. Darin sind alle Komponenten und Dienste definiert, aus denen die Mitarbeiter wählen können. Umgekehrt lässt sich Speicherplatz für Mails oder Hard- und Software jederzeit auch wieder abbestellen. "So steuern die Mitarbeiter und Fachabteilungen ihre Ausgaben selbst. Gerade bei Einführung des Tools fanden sich auf vielen Rechnern Soft- und Hardware, die nie gebraucht wurden, aber Geld kosteten", sagt Weickert. Selbst ein kompletter Rechner kann abbestellt und gegen ein günstigeres Gerät eingetauscht werden.
Nach der Bestellung geht eine Mail an den Kostenstellenleiter, der die Order genehmigen muss. Dann benachrichtigt das System per E-Mail die Einkaufsabteilung, Lieferanten und Verrechnungsstelle.
SAP-Standardlösung reichte nicht
Im Helpdesk arbeiten rund 20 der 330 IT-Kräfte. Sie betreuen 14000 Rechner sowie 15000 Nebenstellen und 3300 externe Anschlüsse. "80 Prozent der 10000 Anfragen im Monat löst der Helpdesk auf Level 1", so Weickert.
Nicht nur Soft- und Hardwarebestellung laufen vollautomatisch; sämtliche Bestelldaten fließen zudem automatisch ins SAP ein. Allerdings bedurfte es dafür einer technisch neuen Lösung. Denn vieles ließ sich im SAP-Modul SD (Sales and Distribution) nicht automatisieren oder war nur umständlich zu bewerkstelligen. Zudem stellte die Zahl der Verträge (12000 mit durchnittlich 25 Positionen) ein Performance-Problem für das ERP-System dar, sodass die Abrechnung drei Tage dauerte. Weickert: "Für ein Millionen teures System war das einfach zu lang."
Deshalb lagerte er die detaillierte Rechnungserstellung auf einen Biztalk-Server von Microsoft aus. Dort sammelt das "Invoice"-Modul alle Daten der IT-Verbräuche und wandelt sie monatlich in eine Abrechnung um. Anschließend überträgt der Biztalk-Server die komprimierte Abrechnung ins SAP-System. "Heute brauchen wir nur noch zwei Stunden für eine Monatsfakturierung."
Doch zum Abrechnen sind Preise nötig. Die werden - ebenso wie Dienste und Service Levels - bei regelmäßigen Treffen eines Boards mit Mitarbeitern aus Fach- und IT-Abteilungen im so genannten Service Catalogue festgelegt. Weil die Fachabteilungen den Preisen der IT-Abteilung misstrauten, bedient sich das Board externer Hilfe. "Die Kosten richten sich nach Gartner-Benchmark-Preisen. Jetzt sehen die Fachabteilungen, dass sie sogar 20 Prozent weniger als marktüblich zahlen", betont Weickert.
Allerdings kam auch die IT-Abteilung nicht an den Benchmark-Preisen vorbei; einige Dienste waren doch zu teuer. Beschweren kann sich aber niemand mehr. Denn heute weiß jeder Mitarbeiter über seine IT-Kosten und ihr Zustandekommen genau Bescheid.