Als Klaus-Hardy Mühleck im Oktober vergangenen Jahres seine neue Stelle als Konzern-CIO antrat, hatte der Manager die Pläne für die neue Matrix bereits in seinem Kopf. Schon im November 2004 wurde mit der Umsetzung begonnen, zum 1. April 2005 stand die grobe Struktur. Nun soll noch bis Ende des Jahres die Migration der Mitarbeiter erfolgen. Alle 1.450 Beschäftigten der zentralen Konzern-IT werden von den Veränderungen betroffen sein. Immerhin 400 erhalten komplett neue Aufgaben.
An der Spitze der IT steht weiterhin der Konzern-CIO. An ihn berichten alle CIOs der Markengruppen (VW, Nutzfahrzeuge, Audi und Finanzdienstleistungen). Neu hinzugekommen ist seit dem 1. Juli die Stelle des markenübergreifenden CIOs für den Raum Asia/Pacific. "Das könnte auch ein Modell für Nord- und Südamerika sein“, meint Mühleck. Allerdings habe der Konzern hier bereits eine starke IT-Präsenz. Deshalb sei der Handlungsdruck nicht so hoch wie in Asien.
Mächtige PIO-Organisationen
Neu in der Matrix sind auch vier Process Integration Officer (PIO). Sie verantworten sowohl die Prozess- als auch die IT-Arbeit in den Bereichen Applikationen und Projekte. "Damit sind diese Positionen nicht vom Tagesgeschäft abgekoppelt“, sagt Mühleck. Die PIOs haben immer eine Konzernfunktion und eine im Markenverbund.
So teilen sich die PIOs ihre Konzern-Aufgabengebiete auf:
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Produktprozess (vom Design zum Fahrzeug).
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Order to Delivery-Process (Kundenauftrag, Vertriebsplanung, Manufacturing, SCM und weltweite Distribution)
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Service-Prozesse für Kunden (Marketing, Sales, After Sales, Landesgesellschaften, Anbindung der 16.000 Händler)
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Steuernde und unterstützende Prozesse (Konzern-Governance, Finance, HR, Beschaffungsprozesse)
Wie bei den meisten Funktionen der neuen CIO-Organisation gibt es auch bei den PIOs duale Berichts- und Führungsstrukturen. So berichtet beispielsweise der PIO für die steuernden und unterstützenden Prozesse in seiner Konzernfunktion an Mühleck und in seiner Markenverantwortung an den Audi-CIO. "Konzern- und Marken-IT müssen an einem Strang ziehen. Wir erreichen damit die Balance aus dezentraler Kompentenz mit lokaler und zentraler Steuerung.“, so Mühleck.
Für die jeweiligen PIO-Organisationen beim VW-Konzern arbeiten bis zu 200 Mitarbeiter. Der PIO genießt in seinen Fachkompetenzfeldern eine absolute Planungshoheit. Insgesamt gibt es bei der Volkwagen Gruppe 21 Fachkompetenzfelder, die von den Process Integration Officers abgedeckt werden müssen.
IT-Kompetenzen für den CTO
Mit der Position des Chief Technology Officers will der Konzern alle 14 IT-Kompetenzfelder bearbeiten. Er ist verantwortlich für die reinen gebündelten IT-Themen wie SOA, BI oder Datenbankenstandards. Zudem ist er für das Marktmonitoring und das IT-Know-how im Unternehmen zuständig. Der CTO berichtet an den Konzern-CIO und VW-Markengruppen-CIO.
Die IT-Governance bleibt auch in der neuen Matrix eine reine Konzernfunktion. Diese Abteilung ist zuständig für die interne IT-Steuerung sowie den Überblick über die Marken und PIO-Bereiche. Durch Balanced Scorecards erhält der Bereich eine ganzheitliche Sicht auf die Firmen-IT.
Mit dieser neuen Struktur im Hintergrund will die VW-IT künftig sehr viel mehr Beratungsarbeit leisten als bisher. "Wir gehen damit in Aufgaben hinein, die in der Vergangenheit viele externe Dienstleister erbracht haben“, sagt Konzern-CIO Mühleck. Das Unternehmen müsse mehr Know-how im Haus behalten. Nur so könne die CIO-Organisation ihren Mehrwert erbringen.