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"Das Internet ist eine gute Sache." Mit diesem Satz läutet Bernd Schlömer fast jeden seiner Vorträge ein. Was in der freien Wirtschaft nach einer Plattitüde klingt, ist für den CIO des Bundeslandes Sachsen-Anhalt jedoch Mantra seiner täglichen Arbeit. Denn: die Mühlen der öffentlichen Verwaltung mahlen vielerorts noch langsam und vor allem analog.
"Als ich 2021 das CIO-Amt übernommen habe, wurde bereits seit 2017 an der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) gearbeitet." Bund und Länder hatten damals beschlossen, dass bis Ende 2022 für 575 Verwaltungs- und Bürgerdienstleistungen, die sich wiederum aus 7.000 einzelnen Vorgängen zusammensetzen, flächendeckend digitale Zugänge geschaffen werden sollen.
OZG-Ziel verfehlt
Diese Herkulesaufgabe wurde nach Themenfeldern gegliedert auf die Bundesländer verteilt. Sachsen-Anhalt hat dabei den Bereich Bildung übernommen. Darunter fallen beispielsweise der digitale Bafög-Antrag, die Online-Hochschulzulassung oder das digitale Schulzeugnis.
Zwar habe sich in allen Bundesländern in den letzten Jahren viel in Sachen Digitalisierung getan, sagt Schlömer. Doch das reiche nicht: "Wir haben die ambitionierten Zielsetzungen des OZG nicht erreicht." Daher wird es nun ein Nachfolgegesetz vom Bund geben.
Der CIO als Influencer
"Es ist unsere gesamtstaatliche Aufgabe, die 11.000 Kommunen in Deutschland bei der Digitalisierung zu unterstützen," so der CIO. Und hier liegt die Krux. Die Kommunen haben Selbstverwaltungsrechte, sodass sie nicht verpflichtet sind, die Vorgaben des Bundes bezüglich des OZG umzusetzen.
Einige Gemeinden sind laut Schlömer nicht davon überzeugt, dass Digitalisierung der richtige Weg in die Zukunft ist: "Diese wenigen sagen, sie kommen mit Papier gut klar und die Bürger würden keine digitalen Lösungen verlangen." Stattdessen priorisierten sie mit ihrem geringen Budget eher den Bau einer neuen Kita als ein neues elektronisches Fachverfahren. Also muss der CIO Überzeugungsarbeit in den über 200 Gemeinden in seinem Bundesland leisten.
Ziel sei es, die IT zu standardisieren, zu konsolidierten und zu vereinheitlichen. So sollen laut Schlömer Verwaltungsangebote für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen flächendeckend verfügbar werden. Das führe zu mehr Effektivität und Effizienz der Verwaltung auf allen Ebenen.
Mehrere hundert Millionen Euro für mehr IT
Der CIO hat nicht nur gute Argumente im Köcher. Das Budget für den digitalen Ausbau in Sachsen-Anhalt beträgt immerhin mehrere hundert Millionen Euro für die nächsten Jahre. "Das soll auf Landes- und kommunaler Ebene eingesetzt werden, um die Digitalisierung zu beschleunigen," so Schlömer.
Die politische Vorgabe der Landes und damit das Ziel des IT-Chefs für die nächsten vier Jahre lautet: In den dezentralen Einrichtungen des Landes sollen Verwaltungs-Services digital, einheitlich, flächendeckend, interoperabel und medienbruchfrei angeboten werden.
Das Amt soll attraktiver werden
Das alles geht nicht ohne qualifizierte Mitarbeiter. Daher will Schlömer das Land Sachsen-Anhalt als Arbeitgeber attraktiver zu machen.
Dazu probiert der CIO in der Landesverwaltung neue Formen des Arbeitens aus. So hat Schlömer auf ein eigenes Büro verzichtet und das Ministerium neu ausgerichtet. Das Ziel: offen, transparent und in der Gruppe zu arbeiten. "Ich verstehe das Büro als Ort der Kollaboration, der Interaktion und des Austauschs," so Schlömer. Einzel- und Kreativarbeit verrichten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun meist im Homeoffice oder über ortsunabhängiges Arbeiten.
Dazu hat das Team um den CIO eine neue Großraumfläche übernommen und nach den Bedürfnissen der Belegschaft ausgebaut. "Es ist viel Glas verbaut worden, ich sitze mittendrin und bin jederzeit ansprechbar," berichtet er.
Die Referate des Ministeriums arbeiten jeweils in Gruppenarbeitsräumen zusammen, die so gestaltet wurden, dass sowohl kollegiale als auch Einzelarbeit möglich ist. Einzel-Arbeitsplätze lassen sich über eine neu eingeführte Software mieten.
Zudem wurden die klassischen Telefone abgeschafft. Stattdessen laufen die Amtsgeschäfte über Headset und Internettelefonie. Reinschriften und Versionsmappen wurden durch elektronische Aktenführung und papierlose Vorgänge ersetzt. Schlömer: "Wenn man bedenkt, dass wir bis vor eineinhalb Jahren rein papierbasiert gearbeitet haben, ist das ein gewaltiger Schritt"
So will er zeigen, dass auch die öffentliche Verwaltung Arbeitsbedingungen und -geräte bereitstellen kann, wie man sie von Unternehmen der freien Wirtschaft kennt. Ob diese Maßnahme gut ankommt, möchte er Mitte des Jahres über eine Mitarbeiterbefragung herausfinden.
Bottleneck Projektmanagement
Dabei ist Projektstruktur das A und O für Schlömer: "Ohne begleitendes Projektmanagement funktionieren IT-Vorhaben nicht mehr." Jedoch habe die öffentliche Verwaltung keine Projektmanager und deshalb tue sie sich mit Digitalinitiativen immer noch schwer.
Schlömer will daher eigene Einheiten für ein Projekt Management Office (PMO) aufbauen und für alle Bereiche zur Verfügung stellen. Zunächst will der CIO das über externe Dienstleister und Freelancer stemmen. Mittelfristig soll bestehendes Personal im Bereich IT-Projektmanagement weitergebildet und zertifiziert werden.
Ein anderer Weg seien Stipendienmodelle, um junge Talente an Bord zu holen. "Wir unterstützen sie finanziell und bilden sie aus, dafür bleiben sie fünf Jahre bei uns. Wenn diese Fachkräfte anschließend in die freie Wirtschaft gehen wollen, profitieren also auch Unternehmen von unserer Arbeit," so der CIO.
Digitalstrategie auf drei Säulen
Für das Bundesland als Ganzes will Schlömer bis Mitte diesen Jahres die Strategie "Sachsen-Anhalt 2030 Digital" auf den Weg bringen. Dabei gilt es, politische Ziele im Digitalbereich über alle Ministerien hinweg zu organisieren. Das Team um den CIO definierte dazu drei Bereiche.
Der Bereich "Digitale Verwaltung" etwa umfasst nicht nur die technische Ausstattung der Behörden mit Laptops und Infrastruktur. Schlömer: "Digitalisierung bedeutet, behördliche Arbeitsweisen dramatisch zu ändern. Verfahren und Geschäftsprozesse in Papierform gilt es, in medienbruchfreien Abläufen digital abzubilden." Im Mittelpunkt sieht Schlömer das Change-Management. Überkommene Bürokultur will er verändern und Mitarbeiter sowie andere Ministerien dafür sensibilisieren, dass Digitalisierung ihre Arbeit erleichtern kann.
Im Bereich "Digitale Gesellschaft" geht es unter anderem um Daseinsvorsorge für Bürger. Hierunter fällt etwa digitale Infrastruktur für das Arbeiten von zuhause, Telemedizin oder Remote-Aus- und Weiterbildung. "So wollen wir dem demografischen Wandel und der Landflucht entgegenwirken. Digitale Vernetzung und moderne Technologie soll Menschen aus urbanen Ballungszentren dazu anregen, sich in ländlichen Gebieten niederzulassen, ohne Abstriche in der Lebensqualität fürchten zu müssen," so Schlömer.
Eng verbunden damit ist der dritte Bereich "Innovation". Dabei pocht Schlömer auf Praktikabilität: "Wir wollen kein akademisches Papier schreiben, sondern die Ziele bis 2030 so formulieren, dass sie auf Monitoring, Controlling, Steuerung und Umsetzung ausgerichtet sind." Das schließt etwa Cloud Computing ein oder öffentliche Geo-, Raum- und Verkehrsdaten aufzubereiten, um neue Geschäftsmodelle zu ermöglichen. Als Vorbild nennt der CIO etwa den Bankensektor, in dem Finanzberatung zunehmend nicht mehr in der Filiale, sondern per Video-Call stattfindet.
Verfahren noch ohne Cloud
Dabei gibt es das Problem, dass viele Fachverfahren in den Behörden nicht in Cloud-Umgebungen funktionieren. Einige Dienstleister für die Verfahren können oder wollen laut Schlömer ihre Lösungen nicht cloud-ready machen. Dadurch sind Software-as-a-Service-Angebote, etwa für Autozulassungen, gar nicht möglich.
Zudem sind viele dieser Programme nicht darauf ausgelegt, sich an anderen Nutzern als den Sachbearbeitern zu orientieren. "Es ist beispielsweise gar nicht vorgesehen, dass Bürger Online-Anträge einreichen können," so Schlömer. Also müssen alle Frontends für Online-Services, die im Zuge des OZG entwickelt werden, umständlich über Schnittstellen an das Backend der Fachverfahren angeschlossen werden.
"Noch dazu haben wir nicht wenige Anbieter für Fachverfahren, die quasi Monopole innehaben. Für das Standesamtswesen gibt es beispielsweise nur einen Hersteller in ganz Deutschland. Wenn es uns insgesamt nicht gelingt, diese Dienstleister mit in die Zukunft zu nehmen, können wir zu Stift und Papier zurückkehren," so Schlömer. Die Fachverfahrenshersteller und IT-Dienstleister müssten vom Gesetzgeber in die Pflicht genommen werden, vorgegebene Standards und Schnittstellen zu übernehmen. Diese strategische Aufgabe sei jedoch noch nicht gelöst, resümiert der Landes-CIO.
Optimist bleiben
Trotz solcher Widrigkeiten versucht Schlömer, Optimismus zu verbreiten. "Die Zukunft ist etwas Gutes, sie gibt uns Möglichkeiten und neue Optionen," sagt er. Sich auf neue digitale Lösungen einzulassen, bedeute immer mehr Arbeits- und Lebensqualität.
Mitarbeitende sollten keine Angst vor Veränderungen haben. "Die digitale Zukunft eröffnet mehr Chancen, als man eigentlich gedacht hat, und das bedeutet für alle einen Gewinn," sagt Schlömer und beendet das Gespräch, wie es angefangen hat: "Das Internet ist eine gute Sache."