Social Software hilft den Unternehmen, Informationen zu teilen, Experten zu finden, Projektteams zu vernetzen und Innovation zu generieren. Wer diese Vorteile nutzen will, fragt sich jedoch: Wie und wo fange ich idealerweise an? Wie bringe ich die Kollegen dazu mitzumachen? Wie überzeuge ich die Geschäftsführung davon, mehr Offenheit zuzulassen und sich selbst einzubringen? Wie sorge ich dafür, dass auch die mittleren Führungsebenen dabei bleiben und ein Stück Kontrolle abgeben? Hier sind fünf Antworten auf die dringendsten Fragen.
1. Bottom-up und top-down kombinieren
Ohne das berühmte Buy-in des Managements geht bei der Einführung von Social Software gar nichts. Idealerweise ist die Geschäftsführung involviert, aber es kann durchaus auch ein Bereichsleiter sein, der das nötige Durchsetzungsvermögen hat und den Mehrwert für seine Abteilung sieht. Er sollte möglichst aktiv mitmachen.
Ebenso wichtig sind diejenigen, die als Leuchttürme vorangehen, bloggen, ein Wiki bearbeiten und sich vernetzen. Ein erfolgreiches Social-Software-Projekt braucht Enthusiasten, die für ihr Engagement auch honoriert werden - nicht zwingend in Cent und Euro; auch Anerkennung und Profilierung als Experte kann motivieren. So wird die Einführung von Social Software eine Zangenbewegung, die das ganze Unternehmen langsam und stetig durchdringt, später vielleicht sogar in der Kommunikation mit Kunden und Partnern.
2. Einstiegspunkte identifizieren
Wer Social Software einführen will, sollte zunächst Startprojekte identifizieren und schnell sowie mit nachweisbarem Erfolg umsetzen. Dabei reicht es, zuallererst die Bereiche zu identifizieren, wo sich der Einsatz besonders schnell lohnt. Folgende Fragen sind zu stellen:
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Wo gibt es viele länder- oder abteilungsübergreifende Projektteams, die eng zusammenarbeiten müssen und von Social Software profitieren könnten?
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In welchen Bereichen ist der Austausch von Wissen und Informationen besonders wichtig?
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Welche Mitarbeiter sind für Social Software besonders offen, nutzen sie vielleicht schon intensiv im Privatbereich?
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Wer arbeitet bereits mit Insellösungen, zum Beispiel einem Wiki oder einem internen Blog?
Typische Einstiegspunkte für Social Software im Unternehmen sind Communities of Interest, interne Kommunikation, Marketing oder Innovations-Management (betriebliches Vorschlagswesen). Wo E-Mail suboptimal ist, Postfächer überfüllt sind und Wissen intransparent wird, bewirkt Social Software am meisten. Hier ist deshalb anzusetzen. Und dabei nicht beim File Sharing stehenbleiben! Social Software ist weder ein neuer File Share, noch eine Dokumentenverwaltung.
3. Ziele setzen - Erfolge kommunizieren
Foto: Fotolia/Robert Kneschke
Gerade die Skeptiker stellen schnell die Frage nach dem RoI (Return on Investmen). Eine neue Technik oder ein neuer Prozess muss immer erst den eigenen Nutzen rechtfertigen. Niemand fragt mehr nach dem RoI von E-Mail oder Telefon. Aber selbstverständlich muss ein Social-Software-Enthusiast fähig sein, den Nutzen der neuen IT-Lösung klar zu machen.
Wichtig ist es, die Einstiegsprojekte mit deutlichen Zielen zu versehen. Will man die Zeit verringern, die für die Informationssuche aufgewendet wird? Oder gilt es eher, den Beteiligungsgrad der Mitarbeiter zu messen? Nur wer sich messbare Ziele setzt, kann auch den Fortschritt ermitteln und Änderungen vornehmen.
Wenn durch Social Software Zeit und Geld gespart wird, transparentes Wissen wirtschaftlichen Erfolg fördert oder die Kundenzufriedenheit steigt, müssen diese Erfolge auch verkündet werden. Kommunizieren Sie Ihre Erfolge und feiern Sie die Social Software-Helden!
4. Integriert arbeiten
Eine der ersten Reaktionen von Anwenderseite lautet: "Bitte nicht noch ein neues Tool!" Deshalb muss die Social Software in den Arbeitsalltag integriert werden. Dies ist auch, aber nicht nur eine technische Frage. Vor allem die nahtlose Integration in das E-Mail-Werkzeug ist ein wichtiger Faktor.
Darüber hinaus sollte man sich, unabhängig von der jeweiligen Technologie, die typischen Arbeitsabläufe anschauen und hinsichtlich ihrer Nutzbarkeit für Social Software bewerten:
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Wie werden Informationen in den Teams geteilt?
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Wer arbeitet wie mit wem zusammen?
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Welche Arbeitsprozesse kosten die meiste Zeit und warum?
Es gilt, die Mitarbeiter schnell vom Nutzen zu überzeugen. Am besten werden neue Arbeitsweisen und Tools möglichst nahtlos in bestehende Prozesse und Strukturen integriert. Und besonders hilfreich ist es, dort anzufangen, wo es in der täglichen Arbeit am meisten weh tut.
5. Bereichsübergreifend zusammenarbeiten
Nirgendwo ist die Zusammenarbeit von Fachbereichen und IT so wichtig wie bei der Einführung von Social Software. Und dieser Aufruf geht gleichermaßen an beide Seiten. Ohne Frage achtet die IT bei der Implementierung neuer Technik eher auf Kosten oder Sicherheit und weniger auf den Umgang der künftigen Nutzer mit den Tools.
Doch bei Social Software verhält es sich häufig auch andersherum: Die Kollegen in den Fachbereichen bauen ein Wiki oder nutzen File-Sharing-Dienste, ohne sich groß um Sicherheit oder Integration zu kümmern. Daher sollte ein bereichsübergreifendes Team die Einführung planen, geeignete Einstiegspunkte identifizieren und Ziele festsetzen. Dies garantiert, dass kein wichtiger Aspekt zu kurz kommt.
Nicht immer steht die Förderung der internen Zusammenarbeit beim Management auf der Agenda ganz oben. Wie die jüngste CIO-Umfrage der IBM belegt, sind Unternehmen, die konsequent Informationen teilen und die sich intern sowie extern vernetzen, erfolgreicher als ihre Wettbewerber. Wer Veränderung, Verbesserung, Transformation oder neue Geschäftsideen treiben will, wird um eine verbesserte Kollaboration und Kommunikation mit modernen Werkzeugen nicht herumkommen. Die Führungskräfte sind dabei in ihrer ureigensten Funktion gefragt: Sie sollten die Entwicklung zum vernetzten Unternehmen sichtbar anführen. (Computerwoche)
Der Autor ist Market Segment Manager Lotus bei IBM Deutschland.