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Brandneu ist BI beim besten Wilen nicht mehr. Schon vor 30 Jahren sollten COBOL-basierte Berichte den Anwendern helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Seither hat sich das Erstellen von Reports zwar massiv beschleunigt, aber die Zweifel in den Vorstandsetagen sind geblieben. Kein Wunder, denn mittelprächtige Erfahrungen und enttäuschte Erwartungen sind mittlerweile Legion.
"Fehler, die andere begangen haben, und schlechte Beispiele zeigen, wie man es nicht machen sollte", sagt Klaus Hofmann zur Linden. Der Technical Manager Germany beim Eschborner Anbieter Information Builders macht aber dennoch Mut: "Wer dies berücksichtigt, hat bereits einen wichtigen Lernerfolg erzielt." Sein Unternehmen hat die vier gravierendsten BI-Irrtümer zusammengestellt und jeweils eine Lösung parat.
1. Otto-Normal-Anwender verfügt über genug Zeit und Know-how. Stimmt nicht, denn BI-Tools überfordern den durchschnittlichen Anwender in aller Regel - sie sind schlichtweg zu komplex. Selbst wenn die Benutzer-Oberfläche übersichtlich erscheint, lauern Tücken in den Details der Datenseite. Schon bei einem simples Data Warehouse gibt es so viele Spalten, dass die Anwender oft nicht mehr wissen, wo sie mit der Eingabe anfangen sollen.
Die Lösung: Anwender brauchen keine BI-Tools, sondern BI-Applikationen. Die Anwendungen gilt es, für bestimmte Einsatzgebiete und Geschäfts-Prozesse zuzuschneiden. Auf die Technologien zur Report-Erstellung und auf Funktionen zur schnellen und verständlichen Aufbereitung von Informationen für die Fachanwender kommt es an.
2. Excel ist eine geeignete BI-Standard-Plattform. Auch das ist ein Trugschluss. Excel ist zwar ein beliebtes Tool aus Sicht der Anwender, war aber nie als Anwendung für Business Intelligence gedacht. Die manuell erstellten Excel-Tabellen sind eine Fehlerquelle ersten Ranges. Falsche oder ungenaue Eingaben gefährden Qualität und Konsistenz des BI-Datensets, was es tunlichst zu vermeiden gilt.
Die Lösung: Den Anwendern ihr beliebtes Excel-Spielzeug einfach wegzunehmen, hält Information Builders für ein Ding der Unmöglichkeit. Deshalb kommt es darauf an, die Fehlerquote zu begrenzen. Gelingen kann dies beispielsweise durch eine Nutzung von Excel als BI-Viewer. Exakte und vorformatierte Daten werden lediglich auf Anforderung in Excel importiert und bleiben korrekt in den jeweiligen Datenbanken oder ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning).
Entscheidend ist der konkrete geschäftliche Bedarf
3. Ein Data Warehouse erfüllt alle Informationszugriffs- und Lieferungsanforderungen. Ein weiterer Mythos, meint Information Builders. Häufig sei für BI-Applikationen eine Integrations- oder Portaltechnologie sinnvoller. Allerdings versäumen es viele Firmen zu prüfen, ob ein Data Warehouse für ihre Bedürfnisse die richtige Option ist.
Die Lösung: Wie so oft empfiehlt sich eine möglichst exakte Vorab-Bewertung. Unternehmen sollten sich zunächst ein umfassendes Bild über mögliche Datenzugriffs-Methoden machen. Anschließend entscheidet der individuelle Integrationsbedarf darüber, welche Option am besten passt. Jede Business-Anforderung und jeder Geschäfts-Prozess sollten analysiert werden, um die geeignete Variante festzustellen, rät der Lösungs-Anbieter.
4. Wir brauchen ein Tool, weil die Wettbewerber es auch haben. Diese Herangehensweise ist Unsinn und ein Grund für das Scheitern vieler BI-Projekte. Diese sollten nur bei konkretem geschäftlichen Bedarf gestartet werden. Nicht selten wird jedoch Software angeschafft, lediglich um sie testen oder ein Pilotprojekt installieren zu können.
Die Lösung: Eine BI-Lösung soll ein spezifisches Problem durch zeitnahen Zugriff auf Informationen im richtigen Kontext beheben. Diese Problem gilt es vorab exakt zu identifizieren. Beispielsweise können die genutzten Informationen dazu dienen, einen langsamen Vorgang zu beschleunigen, einen Engpass zu beseitigen, die Kosten der Geschäftstätigkeit zu verringen oder eine neue Einnahmequelle zu erschließen.
Anwender früh einbeziehen
Neben diesen vier Punkten gibt Information Builders noch einen allgemeinen Ratschlag. "Die Fachanwender müssen so früh wie möglich in den Auswahlprozess einbezogen werden", so Technical Manager Hofmann zur Linden. So lasse sich eine hohe Akzeptanz durch die Nutzer sicherstellen.