Besprechungen sind ein Kostenfaktor, den viele Firmen gern in den Griff bekommen und eindämmen würden. Bisher gelingt ihnen das nur zum Teil, wie eine weltweite Befragung der Aberdeen Group bei 110 unterschiedlich großen Unternehmen aus mehreren Wirtschaftszweigen ergeben hat.
Dass der Spardruck um sich greift, wird daran deutlich, dass in zwei von drei Firmen die Reise-Budgets pro Mitarbeiter, der an einem Meeting teilnimmt, gesenkt werden. Und jeder zweite gab an, er müsse vor der Planung einer Besprechung Rechenschaft darüber ablegen, was die Konferenz dem Unternehmen bringe und wie viel sie koste.
Im Jahr 2008 hielten die Befragten genau 6,9 Prozent mehr Besprechungen ab als 2007 und gaben dafür auch genau so viel mehr an Geld aus. Für dieses Jahr erwarten die Firmen einen Rückgang der Zahl an Meetings um 6,7 Prozent. Die Kosten sollen gleichzeitig allerdings nur um viereinhalb Prozent sinken. Das würde heißen, dass die Ausgaben pro Sitzung steigen.
Wie viel Geld in den untersuchten Firmen für Besprechungen insgesamt ausgegeben wird oder wie viel eine Konferenz durchschnittlich kostet, haben die Marktforscher nicht erfragt. Klar wird in der unter dem Titel "Strategic Meetings Management. Save the Date, Save Your Budget" veröffentlichten Studie aber, dass Unternehmen, die Besprechungen strukturiert planen und nach bestimmten Grundsätzen ausrichten, leichter dabei sparen können. Die Aberdeen Group nennt das "Strategic Meetings Management Program" (SMMP).
Die Zahl der Firmen, die die Ausrichtung von Konferenzen formalisiert haben, steigt. Laut Aberdeen hatte 2007 jedes zweite Unternehmen ein SMMP, heute sind es schon 61 Prozent. Je mehr es einem Unternehmen gelingt, Veranstaltungen nach bestimmten Grundsätzen auszurichten, desto mehr kann es offenbar sparen.
Richtlinien für Meetings erleichtern das Sparen
Für die Auswertung der Umfrage teilte Aberdeen die Firmen in drei Gruppen ein. Die unteren 30 Prozent konnten ihre Besprechungskosten im Vergleich zum Vorjahr nicht einmal um ein Prozent senken. Bei ihnen liefen elf Prozent der Meetings nach den dafür aufgestellten Grundsätzen ab. Das Mittelfeld, zum dem die Marktbeobachter die Hälfte der Firmen zählen, senkte die Ausgaben für Meetings im Durchschnitt um sechs Prozent. Die Richtlinien für Konferenzen wurden dort zu 42 Prozent eingehalten.
Die führenden 20 Prozent der befragten Firmen konnten ihre Ausgaben um 14 Prozent zurückfahren. 83 Prozent der Besprechungen wurden bei ihnen so geplant und durchgeführt, wie es die Richtlinien vorsehen. In den Vorgaben für Besprechungen ist zum Beispiel festgelegt, wie ein Meeting geplant wird und wer es bewirtet. Der Status der Planung und der veranschlagten Ausgaben soll jederzeit einsehbar sein.
Software automatisiert die Planung
Die Spitzengruppe führt vor, dass sich das planvolle Herangehen lohnt. 61 Prozent der Meetings in diesen Firmen sind nicht teurer als geplant oder sogar billiger. Den übrigen Unternehmen gelingt das nur in 41 Prozent der Fälle.
Außer indem sie Planungsabläufe standardisieren und Richtlinien durchsetzen, können Firmen Besprechungen auch billiger machen, indem sie Vorgänge automatisieren. Von den erfolgreichsten Konferenz-Sparern nutzen 43 Prozent Software, die die gesamte Planung von Meetings unterstützt. In der Gruppe der schlechtesten 30 Prozent arbeiten damit nur sechs Prozent.
Aberdeen fragte auch nach der Verbreitung spezieller Programme für Vor- und Nachbereitung von Konferenzen. In der Gruppe der führenden 20 Prozent sind sie weiter verbreitet. 92 Prozent nutzen Lösungen zum Kontakt-Management. Die Eingeladenen werden dadurch automatisch per Mail informiert.
Automatische Fragebögen für Konferenzteilnehmer
85 Prozent arbeiten mit Software, die die Meinungen der Teilnehmer im Nachhinein automatisch per Fragebogen einholt und auswertet. 77 Prozent arbeiten mit Analyse-Werkzeugen und verfolgen die Ausgaben nach.
Üblich sind bei vielen auch firmenweite Kalender, in die alle Besprechungen eingetragen werden, Software für die Abrechnungen und Reisebuchungen für Konferenzen und eigene Programme zur Planung kleiner Konferenzen mit weniger als 50 Teilnehmern. Sie machen mehr als die Hälfte der Meetings aus und verlangen laut Aberdeen eine grundsätzlich andere Planung als größere.
In Firmen, denen eine strategische Konferenzplanung bisher nicht gelingt, könnte das an der Führung liegen. Das Beispiel der führenden 20 Prozent zeigt, dass bei den meisten ein sogenanntes SMMP von Führungskräften ausging. Aberdeen rät denn auch den auf diesem Feld noch nicht weit fortgeschrittenen Unternehmen, einen Unterstützer aus der Führungsebene für ein solches Projekt zu suchen.