Powerpoint ist neben Word 2010, Excel 2010 und Outlook 2010 die wohl wichtigste Teilanwendung von Microsoft Office 2010. Das Präsentationsprogramm Powerpoint ist in diesen Verkaufsvarianten von Microsoft Office 2010 enthalten: Home and Student, Home and Business, Professional und Professional Plus. Anders als bei Word und Excel gibt es von Powerpoint keine kostenlose Starter Edition.
Powerpoint 2010 steht zudem als webbasierte Anwendung unter der Bezeichnung Powerpoint Web App im Rahmen der Office Web Apps kostenlos für jeden Besitzer einer Windows-Live-ID zur Verfügung; für Unternehmen wird es zudem ein kostenpflichtiges Abo-Modell sowie On-Premise/Volumenlizenzen geben. Und natürlich wird es mit PowerPoint Mobile auch eine Powerpoint-Variante für Smartphones im Rahmen von Office Mobile 2010 geben.
Powerpoint 2010 dürfte in den nächsten Jahren also mit Sicherheit seinen festen Platz in den Unternehmen finden. Grund genug für uns, die neueste Version von Microsofts Präsentationsprogramm ausführlich vorzustellen.
Bevor wir aber in die Details von Powerpoint 2010 gehen, fassen wir die wesentlichen Neuerungen ganz knapp zusammen:
* Besser Bildbearbeitungsfunktionen
* Integrierte Video-Bearbeitung
* Backstage-Bereich alias Datei-Menü sorgt für Übersicht
* Verbesserte Teamzusammenarbeit via Internet inklusive Powerpoint Web App
Falls Sie Powerpoint 2010 noch nicht installiert haben, sollten Sie zunächst den Abschnitt zu Download und Installation von Office 2010 lesen und danach wieder zu diesem Artikel hier zurückkehren.
Neu: Das Datei-Menü alias Backstage-Bereich
Im neuen Datei-Menü, das den bunten Office-Button von Office 2007 ersetzt und das von Microsoft auch als Backstage-Bereich bezeichnet wird, sind wie schon bei Word oder Excel die Funktionen für "Speichern" oder "Datei öffnen" zusammengefasst. Zudem finden Sie hier den Eintrag Informationen, der Details zur jeweiligen Powerpoint-Präsentation offenbart: wer hat die Datei angelegt, wie groß ist sie, wie viele Folien enthält sie und so weiter. In diesem Abschnitt können Sie auch den Zugriff auf die Präsentation steuern und Ihre Powerpointdatei vor unberechtigtem Zugriff schützen. Und sie von Powerpoint sogar komprimieren lassen. Gerade wenn Sie Ihre PPTs weitergeben oder via Internet bereit stellen wollen, werden Sie die Komprimierungsfunktionen für Bilder und Videos zu schätzen wissen.
Über "Zuletzt verwendet" haben Sie schnellen Zugriff auf Ihre jüngst bearbeiteten Powerpointdateien. Das Drucken-Menü ist Microsoft besonders gut gelungen, hier sind vorbildlich übersichtlich alle Optionen und Druckmöglichkeiten zusammengefasst, die der an Ihren PC angeschlossene Drucker für Powerpoint bereitstellt.
Hinweis für Benutzer von PPTs, die mit einer älteren Version von Powerpoint erstellt wurden: wenn Sie eine Präsentation in Powerpoint 2010 öffnen, die mit einer älteren Powerpointversion erstellt wurde, so steht Ihnen diese nur im Kompatibilitätsmodus zur Verfügung. Die neuen Features von Powerpoint 2010 lassen sich damit nicht nutzen. Im Backstagebereich weist Sie Powerpoint 2010 daraufhin, dass Sie im Kompatibilitätsmodus arbeiten.
Ein weiterer Eintrag unter Datei heißt "Freigeben". Hier entscheiden Sie, auf welche Art Sie Ihre Präsentation anderen Mitarbeitern oder Kunden zur Verfügung stellen. Sie können die fertige Präsentation als Mailanhang versenden, auf Ihrem Rechner abspeichern, auf den Online-Speicherplatz von Microsoft, der Skydrive heißt, ablegen oder auf einem Sharepointserver platzieren, um nur einige Beispiele zu nennen. Und sie können die Präsentation als Link in einer Mail an andere Betrachter versenden.
Für die Link- und die Skydrive-Variante ist ein Windows-Live-Account erforderlich. Falls Sie Ihre Präsentation auf Skydrive ablegen, kann man diese mit Powerpoint Web App zur Bearbeitung öffnen. Dabei handelt es sich um eine Browser-basierte Anwendung, die PPT wird also komplett im Browser angezeigt und bearbeitet. Powerpoint oder ein anderes Präsentationsprogramm müssen nicht auf dem Rechner installiert sein.
Falls Sie nur den Link an die Zielperson(en) versenden, so können diese Ihrer Präsentation ebenfalls im Browser folgen. Der große Unterschied zur Skydrive-Variante ist allerdings, dass nur Sie die PPT steuern können; die Empfänger des Links bleiben nur Zuschauer. Mit dieser Link-Variante können Sie eine Präsentation an Adressaten rund um den Globus versenden und diese zeitgleich an Ihrer Präsentation teilhaben lassen. Im Test der PC-WELT klappte das Versenden des Links zwar reibungslos, eine PPT mit ca. 29 MB konnte der Link-Empfänger aber nicht starten. Mit kleineren PPTs klappte die Präsentation via Internet dagegen einwandfrei.
Sie können in diesem Menü zudem eine PPT als PDF abspeichern und danach plattformunabhängig weitergeben. Das wichtige Optionen-Menü, mit dem Sie Powerpoint an Ihre Bedürfnisse anpassen können, hat Microsoft ebenfalls unter Datei untergebracht. Ein ganz besonders wichtiger Eintrag im Datei-Menü heißt Neu – um ihn geht es auf der nächsten Seite.
Menü Neu: Vorlagen erleichtern den Einstieg
Nach dem Start von Powerpoint steht automatisch eine neue Vorlage (die Microsoft als „leere Präsentation“ bezeichnet) bereit, die Sie nur noch mit Ihren Inhalten füllen müssen. Bevor Sie das tun, sollten Sie sich aber vergewissern, ob nicht eine der mit Powerpoint 2010 mitgelieferten Vorlagen, die Sie unter "Datei, Neu" finden, annähernd passend für Ihre Präsentation ist.
Für die Vorlagen gibt es zwei unterschiedliche Quellen: Vorlagen, die direkt mit Powerpoint mitgeliefert werden (diese finden Sie in der oberen Reihe) und Vorlagen unter dem Begriff "Office.com-Vorlagen", die auf Microsoft-Servern bereit liegen und die Sie sich kostenlos via Internet herunterladen können.
Vorlagen, die Sie bereits einmal genutzt haben, finden Sie unter "bereits genutzte Vorlagen". Unter Beispielvorlagen stellt Ihnen Microsoft einige vorformatierte und rudimentär gegliederte Vorlagen bereit, die Sie nur noch mit Ihren Inhalten füllen müssen. Das ist der schnellste Weg zu einer fertigen Präsentation und dürfte für viele Anlässe bereits ausreichen. Wenn Sie im Auswahlmenü "Beispielvorlagen" eine Vorlage einmal anklicken, wird Sie am rechten Bildschirmrand vergrößert in einer Vorschau gezeigt. Mit einem Doppelklick übernehmen Sie die Vorlage für Ihre Präsentation.
Von den Beispielvorlagen sind die Designs zu unterscheiden, die keine so deutliche Gliederung wie die Vorlagen bieten, sondern sich auf Hintergründe, Fonts und Schriftgrößen sowie die Farbwahl beschränken. Wenn Sie zum Beispiel einen Rahmen zeichnen und die Farbe der Kontur oder Fläche ändern wollen, zeigt Ihnen Powerpoint immer zuerst die Farben an, die zum ausgewählten "Design" gehören.
Interessant ist auch der Punkt "Neu aus vorhandenem", wo Sie eine vorhandene Präsentation als Vorlage für eine neue Powerpoint-Präsentation nehmen können.
Deutlich größer als bei den mitgelieferten Vorlagen ist das Angebot bei den Office.com-Vorlagen. Auch hier sollten Sie vor dem Herunterladen einer Vorlagen die Vorschaufunktion am rechten Bildschirmrand nutzen.
Der Aufbau des Powerpoint-Fensters
Wenn Sie unter den Vorlagen fündig geworden sind oder mit einer leeren Vorlage starten wollen, landen Sie im Hauptfenster von Powerpoint 2010. Es besteht standardmäßig (was dem Menü „Ansicht, Normal“ entspricht) aus vier Teilen: Oben die Multifunktionsleiste (Ribbon) mit den Menübefehlen (beim Öffnen einer neuen Präsentation ist standardmäßig das Menü Start aktiv), links die Übersicht über die einzelnen Folien einer Präsentation, rechts beziehungsweise in der Mitte das Hauptfenster mit der eigentlichen Präsentation und unten das Feld für Notizen. Links oberhalb der Multifunktionsleiste befindet sich zudem die Schnellzugriffsleiste alias Minisymbolleiste, mit der Sie unter anderem den letzten Arbeitsschritt rückgängig machen oder die aktuelle PPT schnell speichern können. Die Größe der Teilfenster Folien, Hauptfenster und Notizen können Sie mit dem Mauszeiger durch Ziehen verändern.
Die Multifunktionsleiste verfügt über folgende neun Register: Datei, Start, Einfügen, Entwurf, Übergänge, Animationen, Bildschirmpräsentation, Überprüfen und Ansicht. Gegenüber Powerpoint 2007 ist also der Punkt Übergänge neu hinzugekommen. Und aus dem knallbunten Office-Button wurde wie bereits erwähnt das Datei-Menü mit dem Backstagebereich, der einheitlich bei allen Office-2010-Teilanwendungen zur Verfügung steht.
Links auf dem Bildschirm finden Sie die Folienübersicht, die eine Vorschau auf alle Folien der geöffneten Präsentation bietet. Dieses Fenster besitzt aber noch eine Darstellungsmöglichkeit – nämlich für die Punkte der Gliederung Ihrer PPT, sofern diese eine Gliederung besitzt. Sie schalten zwischen Folien-Überblick und Gliederungs-Überblick mit Hilfe der beiden Registerlaschen am oberen Ende des Fensters um. Wenn Sie auf das kleine Sternsymbol klicken, das sich links neben jeder Folie befindet, dann spielt PPT die vorhandene Animation ab.
Falls Sie diese Gliederungsansicht wählen, werden nicht mehr die einzelnen Folien, sondern nur noch die Gliederungspunkte, also die Texte, Ihrer Präsentation angezeigt.
Das Hauptfenster, auch als Folienbereich bezeichnet, zeigt die aktuell ausgewählte Folie – zur Auswahl benutzen Sie die Folienvorschau links oder den Scrollbalken. Im Hauptfenster bearbeiten Sie die Folie und fügen Ihre Inhalte hinzu.
Das Notizfeld am unteren Bildschirmrand eignet sich zur Aufnahme von Inhalten, die die Zuschauer Ihrer Präsentation nicht zu Gesicht bekommen. In der Leseansicht, also im Vollbildmodus der späteren Präsentation, sind die Notizen nicht mehr sichtbar. Wenn Sie diese dann doch benötigen, sollten Sie die Notizen vor dem Vortrag ausdrucken.
Das Hauptfenster wird von der Statusleiste am unteren Rand abgerundet. Hier liefert Ihnen Powerpoint Detailinformationen wie die Anzahl der Folien und um welche Folie es sich handelt, den Namen des Designs, die Rechtschreibprüfung und die Sprache. Außerdem können Sie zwischen verschiedenen Ansichten umstellen, also beispielsweise die Vollbildansicht wählen. Mit dem ganz rechts befindlichen Schieber können Sie die Folien zoomen.
Menü Ansicht
Sie können Präsentationen auf verschiedene Weise anzeigen lassen (Präsentationsansichten): „Normal“ ist die Standardansicht mit der bereits beschriebenen Bildschirmaufteilung. Sie eignet sich bestens zur Bearbeitung Ihrer Folien. Mit "Foliensortierung" können Sie alle Folien einer Präsentation zum leichteren Überblick anzeigen lassen und diese auch neu sortieren. Wenn Sie dann auf eine der Folien doppelklicken, wird diese in der Normalansicht geöffnet. Die "Notizenseite" tut genau das, was der Name verspricht: Sie zeigt die Notizen zu allen Folien an. Die "Leseansicht" schließlich vermittelt im Vollbildmodus einen realistischen Eindruck von der späteren Präsentation, wie Sie Ihr Publikum sehen wird. Inklusive aller Animationen, Überblendeffekte und Übergänge.
Neben diesen vier Präsentationsansichten gibt es noch die Masteransichten, um die Folien in verkleinerter Ansicht darzustellen.
Stichwort: Arbeitsebenen
Powerpoint-Präsentationen bestehen aus mehreren Ebenen. Die unterste Ebene ist die sogenannte Masterebene. Sie dient quasi als Hintergrund für alle Ihre Folien. In ihr können die Formatierungen für Titel und Gliederung sowie die Hintergrundgestaltung definiert werden. Auf der über der Masterebene liegenden Folie wird dann der von Folie zu Folie variable Inhalt abgelegt. Den Master einer Präsentation zeigen Sie an, indem Sie unter Ansicht auf Folienmaster klicken.
Exkurs: Typischer Aufbau einer Präsentation
Beim Zusammenstellen einer Powerpoint-Präsentation sind einige wichtige Regeln zu beachten außerdem gibt es einen grundlegenden Aufbau:
Einleitung: Sie soll das Interesse der Zuschauer wecken. Beispielsweise mit einem originellen Witz, einer provokanten Frage oder einem kuriosen Bild.
Hauptteil: Fakten, komprimiert und leicht verständlich. Auf das Wesentliche beschränkt. Möglichst stichpunktartig.
Schlussteil: Fazit, Zusammenfassung der wichtigsten Aussagen.
Neue Folien einfügen
Sämtliche Folien sind wie gesagt mit einem Master verbunden, auf dem Schriftart und -Größe, Design, Position der Elemente festgelegt sind.
Wenn Sie eine neue Folie einfügen wollen, markieren Sie in der linken Folienübersicht die Folie, nach der die neue Folie eingefügt werden soll. Klicken Sie dann auf "Start, Neue Folie" und wählen Sie die gewünschte Folie aus. Hintergrund und Layout der zuvor markierten Folie werden für die neue übernommen.
Unter Start, Layout finden Sie alle für das von Ihnen gewählte Design zur Verfügung stehenden Layoutvorlagen. Diese können Sie direkt der geöffneten Folie zuweisen.
Für die Texteingabe wählen Sie am besten die Ansicht Normal, wobei Sie gegebenenfalls noch die Gliederungsansicht auswählen. Klicken Sie einfach in das gewünschte Textfeld und geben Sie Ihren Text ein. Im Menü Start finden Sie dazu viele Formatierungsmöglichkeiten.
Sie können direkt aus anderen Dateien, beispielsweise aus Word, Texte in Powerpoint 2010 importieren. Dazu klicken Sie auf „Start, Neue Folie, Folien aus Gliederung“. In dem darauffolgenden Dateimenü wählen Sie die gewünschte Datei aus. Powerpoint übernimmt dann aber exakt das Gliederungsschema des importierten Textes und fügt dessen einzelne Gliederungspunkte als Gliederungspunkte in Powerpoint ein.
Die einzelnen Gliederungspunkte können Sie bequem per Kontextmenü der rechten Maustaste bearbeiten. Also beispielsweise verschieben oder höher stufen. Die Durchnummerierung der Gliederung passt Powerpoint dann automatisch an.
Menü Übergänge
Wie der Titel dieses Menü-Punktes schon sagt, legen Sie hier die Übergänge zwischen den einzelnen Folien fest. Zur Erinnerung: Sie können die Übergänge testen, wenn Sie im Folienauswahlmenü links auf das Sternsymbol klicken. Für die Übergänge stehen nicht nur optische Effekte wie verblassen oder verschieben zur Verfügung, sondern auch akustische Effekte wie beispielsweise Applaus – falls Ihr Publikum sich diesbezüglich verweigern sollte. Alles in allem bietet Powerpoint viele interessante Funktionen für eine spannende Präsentation - probieren Sie es einfach aus.
Neu oder verbessert im Menü Einfügen: Bildbearbeitung & Video-Tool
Jede Präsentation steht und fällt mit ihrer optischen Darbietung. Da dürfen passende Grafiken, Diagramme oder Bilder sowie Tabellen nicht fehlen. Auch die bekannten SmartArt-Grafiken (erklärende Grafiken wie Flussdiagramme, Organigramme) fehlen im Menü Einfügen nicht. Datum oder Foliennummer lassen sich ebenfalls automatisch hinzufügen. Zudem können Sie mit Powerpoint 2010 nun auch Videoclips einfügen. Eine Diashow ist ebenfalls schnell erstellt dank der Funktion Fotoalbum.
Screenshots lassen sich mit dem unter Einfügen aufgeführten Screenshot-Tool ebenfalls schnell erstellen und direkt in die Präsentation einfügen. Für die Screenshots bietet Powerpoint verschiedene Bildschirmansichten. Neue Formen zeichnen Sie wiederum in PowerPoint 20210, indem Sie im Einblendmenü Formen eine der vorhandenen Varianten wählen diese auf die Folie zeichnen. Einige Formen sind fest definiert, andere haben gelbe Rauten, mit denen sie sich ändern lassen. Bei jeder Form lassen sich mittels Doppelklick und der Option Zeichentools (Format) die Umrandung und die Füllung ändern. Außerdem können Sie Effekte zuschalten, wie zum Beispiel Schatten oder Spiegelungen.
Powerpoint bringt viele Cliparts für die unterschiedlichsten Anlässe mit: Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche ClipArt. Es öffnet sich rechts eine Seitenleiste. Tippen Sie dort einen Suchbegriff ein und bestätigen Sie mit Enter. Klicken Sie auf ein Resultat, um das Bild in die Präsentation zu übernehmen.
Genauso wie bei Word oder Excel blendet Powerpoint unter „Einfügen“ zusätzliche Menüpunkte bei bestimmten Inhalten ein. Beispielsweise wenn Sie ein Diagramm anklicken erscheinen die Diagrammtools, mit denen Sie die Optik und Beschriftung Ihrer Diagramme beeinflussen können. Fügt man eine Grafik oder ein Bild ein, so blendet Powerpoint wiederum die Bildtools ein. Diese Bildtools wollen wir genauer vorstellen, stellen sie doch für Powerpoint ein wesentliches Feature dar.
Bildtools
Zu den wesentlichen Neuerungen von Powerpoint 2010 gehören die verbesserten Bildbearbeitungsfunktionen, die Microsoft unter dem Zusatzmenü Bildtools zusammengefasst hat. Wenn Sie daraus einzelne Funktionen wie zum Beispiel Freistellen wählen, erscheint ein weiteres Spezialmenü.
Die Bildtools bieten viele grundlegende Bildbearbeitungsfunktionen, die oftmals eine separate Bildbearbeitungssoftware überflüssig machen dürften: Freistellen, Korrekturen (für weichzeichnen und Helligkeit und Kontrast), Farbe (Farbton, Sättigung, neu einfärben) sowie künstlerische Effekte. Über "Datei, Korrekturen, Optionen für Bildkorrekturen" können Sie viele Optionen einstellen. Zum Beispiel Farbe und Textur einer Füllung, Farbe von Linien (inklusive Farbverlauf), Schatten und Spiegeleffekte, 3D-Effekte und künstlerische Effekte.
Ferner stellt Powerpoint Bildkomprimierungsfunktionen zur Verfügung. Nutzen Sie diese Möglichkeit und komprimieren Sie alle Bilder, wenn Sie mit der Gestaltung der Präsentation fertig sind.
Alle Änderungen an einer Grafik lassen sich mit einem Mausklick rückgängig machen. Wenn Sie schnell einen passenden Rahmen um die Grafik legen wollen, greifen Sie am besten zu den Bildformatvorlagen.
Spannend ist auch der Punkt Bildlayout: Hier können Sie die gewählte Grafik in verschiedenen vorgegebenen Layouts in die Präsentation einpassen. Beispielsweise als Schlüssellocheffekt. Probieren Sie es einfach aus: Wenn Sie den Mauszeiger über die Layouts bewegen, passt Powerpoint in Echtzeit die Grafik an das gewählte Layout an. Gleichzeitig öffnet Powerpoint ein zusätzliches Menü namens Smartarttools.
Powerpoint beherrscht Videos
Eine echte Neuerung von Powerpoint 2010 sind die Video-Funktionen. Sobald Sie ein Video über "Einfügen, Video" in Ihre PPT integrieren, blendet Powerpoint 2010 die Videotools ein.
Videoclips lassen sich damit nicht nur unkompliziert einfügen, sondern auch einfach bearbeiten. So können Sie die Länge des Videos verändern: Wenn Sie das Video mit der rechten Maustaste anklicken und Video beschneiden wählen, erscheint eine Verlaufsleiste, auf der Sie Anfang- und Endpunkt des Videoclips verschieben können. Ebenso können Sie einen Rahmen um das Video legen oder Schatteneffekte hinter das Video legen. Das Video lässt sich drehen und in der Größe verändern, somit also optimal in Ihre Präsentation einpassen. Die Videos werden direkt in die jeweilige Powerpoint-2010-Datei eingefügt und weitergegeben, gegebenenfalls können Sie die Videodatei mit der von Office 2010 mitgelieferten Komprimierungs-Funktion verkleinern.
Powerpoint stellt diverse einfache Video-Bearbeitungsfunktionen bereit. So können Sie Helligkeit, Kontrast und Farbe des Clips manipulieren. Auch das Video-Tool hat ein Optionsmenü, das sich Video formatieren nennt. Hier weisen Sie dem Video beispielsweise einen Rahmen mit Schatteneffekt zu. Alle Änderungen können Sie mit Hilfe von "Entwurf zurücksetzen" mit einem Mausklick wieder rückgängig machen.
Witzig ist die Option "Videoform". Damit können Sie Ihr Video in kuriose Formen wie Kreise oder Pfeil pressen. Der Aha-Effekt des Publikums dürfte Ihnen sicher sein.
Noch einmal kurz zusammengefasst: So können Sie die Länge des Videos beschneiden und dessen Größe beeinflussen. Sie fügen einen farblich passenden Rahmen um das Video, hinterlegen einen sanften Schatteneffekt oder spiegeln das Video. Damit die Spiegelung die Folie nicht zu sehr dominiert, können Sie die Transparenz der Spiegelung beeinflussen. Das Video lässt sich direkt in Powerpoint starten – Sie können seine Wirkung auf das Erscheinungsbild Ihrer Präsentation also unmittelbar überprüfen.
Von diesen Bild- und Videobearbeitungsfunktionen darf man sich wie gesagt nicht den Funktionsumfang von Adobe Photoshop und Premiere erwarten, für viele kleinere Foto- und Videoverbesserungen im Office-Alltag dürften die mitgelieferten Hilfsmittel aber völlig ausreichend sein.
Menü Bildschirmpräsentation
Hier können Sie Ihre Folien so gruppieren, dass je nach Zielgruppe nur bestimmte Folien gezeigt werden. Hier sind Sie auch richtig, wenn Sie den automatischen Ablauf Ihrer Präsentation festlegen wollen: Markieren Sie die erste Folie, wechseln Sie zu Bildschirmpräsentation und klicken Sie auf Neue Einblendzeit testen. Die Präsentation startet, eine Uhr läuft mit. Sobald Sie per Maulklick oder Tastendruck zur nächsten Folie wechseln, zeichnet Powerpoint diese Zeit auf und speichert diese zur Präsentation. Sie können diese Einblendzeiten dann zusammen mit der PPT abspeichern und Ihre Präsentation exakt so ablaufen lassen.
Menü Überprüfen
Die Rechtschreibprüfung starten Sie mit einem Klick auf das dritte Symbol von links in der Statuszeile. Alle Kontrollfunktionen von Powerpoint stehen Ihnen aber wie bei Office 2010 üblich im Menü "Überprüfen" zur Verfügung. Dort finden Sie auch den Thesaurus und eine Übersetzungsfunktion. Ein zweisprachiges Wörterbuch wird standardmäßig mitgeliefert. Ein Internetdienst wird für die maschinelle Übersetzung benötigt.<
Quelle: PC Welt