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Ein CFO braucht die bestmögliche Datenbasis für Analysen und Berichte. Darum ist es gerade aus Sicht der Finanzabteilung entscheidend, dass Projekte im Bereich Business Intelligence (BI) funktionieren. Allzu oft scheitern sie jedoch in der Praxis.
Woran das liegt, hat der Anbieter Information Builders analysiert. Die zehn häufigsten Ursachen für BI-Fehlschläge:
1. Unklare Anforderungen
Um wirklich eine bessere Grundlage für Reporting und Analysen zu erhalten, müssten im Zusammenspiel von Fachabteilungen und IT die zentralen betrieblichen Kennziffern (KPIs) für eine effiziente Unternehmenssteuerung festgelegt werden. In der Praxis geschieht nach Beobachtung von Information Builders genau das nicht.
Häufig werde mit BI-Anwendungen lediglich nachgebildet, was zuvor mit Hilfe von Excel erledigt wurde. "Viele Unternehmen wundern sich dann, dass ihr Berichtswesen kaum besser ist als zuvor", kommentieren die BI-Experten (organisatorisch setzen daher immer mehr große Organisationen auf so genannte Business Intelligence Compentence Center).
Change Management und Compliance
2. Falsche oder fehlende Daten
Fehlerhafte, uneinheitliche oder nicht aktuelle Daten torpedieren jedes BI-Projekt. Eine gute Datenqualität ist immer essentiell. Wer hier Probleme bereits in Testläufen feststellt und nachjustieren kann, hat sogar relatives Glück. Denn oft zeigen sich Schwächen erst in der Praxis, wenn mit Daten gearbeitet wird, die sich schnell und häufig ändern.
3. Endanwender werden zu spät eingebunden
Anwender wie die Finanzabteilung sollten darauf beharren, frühzeitig in die konkrete Projektplanung involviert zu werden. Das heißt: Bereits in der ersten Phase das BI-Produkt ausprobieren und Probleme benennen. In der Regel können die IT-Spezialisten sie reibungslos in ihrer Projektarbeit beheben (dies ist umso wichtiger, da trotz aller Weiterentwicklungen von BI-Frontends viele Endanwender nicht mit der Arbeitsumgebung zufrieden sind).
4. Vorzeigbare Ergebnisse erst nach zwei Jahren
Unternehmen wollen zumeist alles auf einmal: alle denkbaren BI-Anforderungen in einem langfristigen Projekt. Eine Gefahrenquelle, meint Information Builders. Vor allem dann, wenn ein Projektteam erst einmal zwei Jahre lang unkontrolliert vor sich hin werkle und erst dann Ergebnisse präsentiere. Erfolgsversprechender sei es, in Rhythmus von zwei bis drei Monaten fertige Module zu entwickeln und diese sofort auf ihr praktische Tauglichkeit zu testen.
5. Fehlendes Change-Management
Änderungen und Anpassungen der ursprünglichen Ziele sind in einem BI-Projekt nicht ungewöhnlich. Oft fehlt aber ein formales Change Management, das Entscheidungskompetenzen und Abläufe definiert. Die Folgen sind häufig unnötiger Zusatzaufwand und Zeitverzug.
6. Compliance und Security werden vernachlässigt
Immer strengere Datenschutzbestimmungen, gesetzliche Regeln in Hülle und Fülle - an der Wichtigkeit von Compliance kann im Grunde keinen Zweifel geben. Dennoch achten BI-Projektteams nicht unbedingt immer auf die Einhaltung von relevanten Standards, Compliance-Vorschriften und Security-Konzepten. Entsprechende Hinweise scheinen deshalb vonnöten. Auch gilt es darauf zu achten, dass die Regeln auch dann noch eingehalten werden, wenn zusätzliche Lieferanten und Kunden Zugriff auf Anwendungen und Daten erhalten.
Excel und Budgets
7. Schlechte Dokumentation
Ein Problem auf der technischen Ebene: Wenn keine exakte und aktuelle Dokumentation der Applikationslandschaft vorhanden ist, gerät die Integration verschiedener System in ein BI-Projekt kompliziert. Das führt zu Mehraufwand und spürbaren Projektverzögerungen.
8. Falsche Dimensionierung der Hardware
Der Bedarf an Hardware-Ressourcen sollte exakt kalkuliert werden. Wird er überschätzt, fallen unnötige Kosten an. Wird er zu gering veranschlagt, hemmt das die Performance.
9. Excel-affine Mitarbeiter
Das Totschlagargument gegen Veränderungen lautet stets: "Das haben wir doch immer schon so gemacht!" Mitarbeiter in den Abteilungen, die jahrelang ihre Arbeit mit Hilfe von Excel-Spreadsheets erledigt haben, wollen davon wenig überraschend nicht ohne weiteres lassen. Nicht unterschätzen ist deshalb der Aufwand an Schulungen und Training, den es braucht, um die Mitarbeiter tatsächlich in die BI-Welt mitzunehmen. Nur wenn sie mit den Applikationen wie gewünscht arbeiten, kann sich Erfolg einstellen.
10. Zu niedrige Budgets
Ein Problemfeld, auf das der CFO direkten Einfluss hat. BI-Projekte seien nicht „aus der Portokasse" zu bezahlen, warnt Information Builders. Immer wieder werde aus falscher Sparsamkeit auf entscheidende Funktionen verzichtet. Beispielsweise werden nicht alle Datenquelle miteinbezogen. Oder es wird nicht berücksichtigt, dass Anwender auch einen mobilen Zugriff auf die BI-Applikationen benötigen.
"Wer aus den Fehlern anderer die richtigen Schlussfolgerungen zieht, ist auf dem besten Wege selbst BI-Applikationen erfolgreich einzuführen. Werden die Probleme rechtzeitig erkannt, bestehen gute Chancen, dass BI-Projekte wieder auf Erfolgskurs gelangen", resümiert Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders. "Das ist eine wichtige Voraussetzung, damit Unternehmen mit den BI-Applikationen im Geschäftsalltag ihre Ziele auch erreichen können."
Quelle: CFOworld