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Eine erfolgreiche ERP-Einführung setzt ein ausgeklügeltes Change Management voraus, argumentieren Roman Schachtsiek und Johannes Cruyff im Accenture-Magazin "Outlook - Point of View". Schließlich verändere ERP die Arbeitsläufe im Unternehmen massiv. Deswegen gelte es, die Mitarbeiter nicht nur im Umgang mit der Software zu schulen. Damit das ERP-Projekt nicht scheitert, haben die Accenture-Autoren neun Tipps für ein Fortbildungs- und Chance-Programm zusammengestellt.
1. Gut Mischen : Meistens landen die erfahrensten und qualifiziertesten Kollegen in den Design-, Build-, und Test-Teams. Mit dem Ergebnis, dass für das Training der Kollegen in den Fachabteilungen nur die schwachen Kräfte übrig bleiben - was sich dann in der Qualität der Fortbildung niederschlägt. Accenture rät: Ein Rotations-System aufbauen mit einem Kern an guten Ausbildern, die immer im Trainingsteam bleiben.
ERP verändert Prozesse und Arbeitsweisen in den Fachabteilungen
2. Früh trainiert sich: Das Training muss auf jede ERP-Lösung abgestimmt sein, von Programmen von der Stange rät Accenture ab. Deswegen sollte schon zu Projektbeginn ein harter Kern der späteren Ausbildungs-Mannschaft zu den Entwicklern stoßen und sie begleiten.
3. Ganzheitlich denken: Es geht nicht nur um Fähigkeiten, eine neue Software zu bedienen. Weil sich ein neues ERP-System auf Arbeitsweisen, die Rollenverteilung im Unternehmen und seine gesamte Organisation auswirkt, müssen spezifische Trainings-Programme in eine ganzheitliche Change-Initiative eingebunden sein.
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4. Nachsteuern gehört zum Kurs: In der Regel werden die Trainings-Bedürfnisse der Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt während des Projekts mit dem Entwickler-Team definiert. Das reicht nicht. Was ist mit Problemen, die erst später auftauchen? Und was mit Updates, die dem System wieder ein neues Gesicht geben? Deswegen sollte das Trainings-Programm ständig überarbeitet werden.
Social Media für das Training nutzen
5. Social Media hilft: Frontalunterricht war gestern. Accenture ermutigt, auch Web-Schulungen, Simulationen, Collaboration Tools und Social-Media-Plattformen einzubeziehen. Die User sollen sich einbringen und ihr Wissen austauschen können, ob in Wikis oder Social Media Tools. Nebeneffekt: Der Aufbau einer Wissenssammlung.
6. Fürsprecher in der Chefetage: Wenn laut Accenture bei einem ERP-Budget bis zu 25 Prozent für Training und Change Management anfallen, ist die Verlockung groß, an dieser Stelle zu kürzen. Besonders, wenn das Projekt teurer wird als geplant. Hier muss das Top-Management seine schützende Hand über die Change- und Trainings-Programme halten. Denn sie sind wichtig: Werden sie halbherzig durchgeführt, greifen die Millionen-Investitionen ins das ERP am Ende gar nicht. Im schlimmsten Fall scheitert dasERP- Projekt.
7. Erfolg messen: Die Kursteilnehmer nach ihrer Zufriedenheit zu fragen, sagt kaum etwas aus. Viel hilfreicher sei es, den Einfluss auf die individuelle Mitarbeiter-Performance auszuwerten, wie gut die User die neuen Lösungen annehmen und wie sich Prozesse beschleunigen.
8. Standardisieren und Sparen: Es ist wie mit Software: Für die meisten Zwecke reicht eine Standard-Lösung, auch wenn für einige Zwecke und Anwender individuellere Wege nötig sind. Auch bei Trainings spart dieses Prinzip Geld. Als erstes sollte man den größten Teil des Programms entwickeln, der für alle User gilt. Accenture schätzt, dass in der Regel 80 Prozent der Inhalte für alle gleich sein können. Erst dann brauche man auf individuelle Fragestellungen einzugehen.
Vergessen ist menschlich
9. Am Ball bleiben: Wie gut ist Ihr Latein heute noch? Genau. Das meiste haben Sie jetzt, vielleicht 20 Jahre nach dem Abitur, wieder vergessen. Ähnlich verhält es sich mit dem, was man in der Firma lernt, aber nicht regelmäßig anwendet. Jedes Unternehmen sollte bei der ERP-Einführung einen Teil des Budgets dafür bereitstellen, dass jemand auch nach dem Training noch Hilfestellung bieten kann.