Das Loft der Finanzen.de AG in einem alten Fabrikgebäude in Berlin Kreuzberg gibt den Blick auf den Fernsehturm frei, auf die Spree und auf die Oberbaumbrücke mit ihren roten Turmspitzen. Die Büroräume im Inneren des Gebäudes sind durch Glaswände voneinander getrennt. Übersicht wird hier großgeschrieben, denn die Finanzen.de AG betreibt Vergleichsportale und -rechner für die Bereiche Finanzen, Versicherungen, Energie oder Telekommunikation.
Ob es sich um eine Hundehaftpflichtversicherung handelt, für die der Verbraucher Alter und Wohnort des Tieres eingibt, um dann die Versicherung mit dem günstigsten Tarif direkt online abzuschließen. Oder ob es sich um ein komplexeres Produkt, wie eine bestimmte Geldanlage dreht, wo er die Angebote im Vergleich sehen möchte und den Kontakt zu einem unabhängigen Berater sucht: "Überall da, wo es eine große Anzahl an Anbietern und eine Vielzahl unterschiedlicher Tarife gibt, helfen wir dem Verbraucher, das richtige Angebot zu finden", erklärt Jens Schmerbauch das Geschäftsprinzips des Unternehmens. Als CTO von finanzen.de behält Schmerbauch den Überblick über die IT.
Plattform-unbabhängige Groupware gesucht
Neben den Mitarbeitern, die das operative Geschäft regeln, beschäftigt finanzen.de auch eine Vielzahl von Entwicklern, die die Vergleichsrechner programmieren oder die Beratervermittlungsplattform ausbauen. Gearbeitet wird auf unterschiedlichen Betriebssystemen, etwa auf Microsoft Windows in verschiedenen Versionen oder auf Linux Ubuntu. Vor etwas mehr als zwei Jahren machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einer neuen Groupware-Lösung. "Wir haben nach einem Produkt gesucht, das - unabhängig von der eingesetzten Plattform - Kollaboration ermöglicht, eine stabile Kalenderfunktion bietet und einen einheitlichen Zugriff auf Dokumente", erzählt Schmerbauch. Gerade Entwickler müssten oft parallel arbeiten und ihre Tätigkeiten so dokumentieren, dass jeder auch kleinste Änderungen auf der Stelle erkennen kann.
Externe Partner auch ohne VPN einbinden
Eine entsprechende Lösung gefunden hat das Unternehmen in Google Apps for Business. Auf die Büroanwendungen Google Text & Tabellen können die Entwickler gleichzeitig zugreifen und parallel arbeiten. "In Echtzeit sehen zu können, was der andere macht - das ist für unsere Arbeit ein unglaublicher Vorteil", freut sich Schmerbauch. Jetzt haben alle Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments, das Verschicken von Anhängen entfällt, das Abstimmen wird einfacher. Auch können externe Partner wie Grafiker oder Entwicklerfirmen unkompliziert in die Projekte eingebunden werden, ohne dass Umwege, etwa über VPN gegangen werden müssen. Ihnen werden einfach die entsprechenden Dokumente freigeschaltet und nach Ablauf des Projektes die Rechte wieder entzogen.
In zwei Jahren zwei Stunden offline
Neben einer geeigneten Lösung für die technische Dokumentation war der finanzen.de AG auch eine ausgereifte Kalenderfunktion für Terminfindung und Raumbuchung wichtig. Vor Google Apps for Business stimmte das Unternehmen gemeinsame Termine über den rudimentären Kalender im Webinterface eines Providers ab. "Das war uns auf Dauer zu wenig. Und um selber eine Lösung zu hosten, hätten wir wahrscheinlich einen Admin zwei bis drei Stunden pro Woche nur damit beschäftigen müssen", erklärt Schmerbauch. Auch sei für die Entscheidung die Frage nach der Stabilität wichtig gewesen, fügt er hinzu. "Über den Zeitraum von zwei Jahren kann ich mich lediglich an einen Ausfall der Kalenderfunktion von zwei Stunden erinnern."
Auch die E-Mail-Kommunikation hat die finanzen.de AG vor zwei Jahren komplett auf Google Mail umgestellt. Zwar nutzen manche der Mitarbeiter auch Desktop-Clients wie Thunderbird, doch im Hintergrund steht ein einheitliches E-Mail-Programm. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, werden die von ihm erstellten Dokumente neu gespeichert und der Google-Account, mit dem er auf Goole Apps for Business zugreift, wieder gelöscht.
Konfiguration selbst für Endanwender simpel
Besonders praktisch findet Schmerbauch, dass es für die Anwendungen auch Schnittstellen zu mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablet-PCs gibt. "Unsere Mitarbeiter können ihre Kalender sehr einfach mit ihren Handys synchronisieren", sagt er. Die Konfiguration des Google-Accounts sei selbst für Endanwender simpel. Überhaupt habe es bei der Umstellung auf Google Apps for Business kaum Schulungsbedarf gegeben. "In der Regel hat es eine kurze Einweisung durch den Admin oder Entwickler getan", sagt Schmerbauch. Der Umstieg von einer Microsoft-Office-Version auf eine neue wäre aufwändiger und schwieriger zu erklären gewesen.
Und nicht zuletzt freut sich Schmerbauch darüber, dass die Lösung so leicht skalierbar ist und mit dem Unternehmen mit wächst: "In den letzten beiden Jahren ist die Zahl unserer Google-Apps-for-Business-Accounts von zehn Accounts auf 40 bis 50 gestiegen. Und das zu einem sehr günstigen Preis."