Der CIO ist ein Kollektiv. Anstelle eines Managers regiert der "IT-Arbeitskreis". Er koordiniert die Entscheidungen der einzelnen Geschäftsbereiche. Regelmäßig treffen sich die IT-Leiter der Geschäftsbereiche Douglas, Thalia und Christ, die Zentralbereichsleitung der Douglas Holding AG sowie die Geschäftsführung der Douglas Informatik & Service GmbH (DIS), einer hundertprozentigen Holding-Tochter.
Über die Arbeitsweise des Gremiums schweigt das Douglas-Management lieber. „Der Vorstand hat beschlossen, dass wir über die IT keine Auskünfte geben, weil sie nicht zu unseren Kernkompetenzen gehört,“ reagiert man auf die Anfrage von CIO.
Doch dafür, dass IT nicht zur Kernkompetenz zählt, engagiert sich die Holding beträchlich auf diesem Gebiet. Insgesamt zwölf SAP R/3-Systeme mit mehr als 400 Nutzern betreibt die IT-Tochter für die fünf Douglas-Sparten. Ihre Kernkompetenzen sieht DIS in den Bereichen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung, elektronischer Zahlungsverkehr und Bürokommunikation. Beispielsweise laufen die Finanzdaten der einzelnen Landesgesellschaften im Rechenzentrum der DIS zusammen.
Die Hardware-Strategie ruht auf dem Grundsatz eines einfachen und zentralen Systemmanagements, das sich ortsunabhängig und mit wenig Personal (zwei Administratoren auf 30 Unix-Systeme) bewältigen lässt. Vor fünf Jahren wurde das Rechenzentrum erneuert und nach einem Zellenkonzept in verschiedene Brandschutzzonen unterteilt. Server, Datenspeicher und Backup-Bereiche sind nun strikt getrennt. Darüber hinaus wurde die Speicherarchitektur in ein Storage Area Network (SAN) konsolidiert. Bei der Betriebssoftware setzt DIS im Wesentlichen auf IBM AIX, um „ein Höchstmaß an Flexibiliät und Leistung“ zu erzielen.
In Sachen SAP R/3 konzentriert sich DIS auf die Komponenten für Finanzwesen, Controlling, Vertrieb, Materialwirtschaft, Workflow sowie Personalwirtschaft für Thalia-Nord. SAP Retail wird ausschließlich für die Prozesse der Douglas-Parfümerien eingesetzt. Als zentrales Filialinformations- und Abrechnungssystem kommt eine ABAP-Eigenentwicklung zum Einsatz, die SAP R/3-Basisfunktionalitäten nutzt. Die drei Säulen hat DIS seit 2004 nach und nach auf SAP R/3 Enterprise migriert. Geplant war 2004 darüber hinaus auch der Umstieg auf das SAP Business Information Warehouse, dass das eigen System ablösen sollte.
Nicht nur in der Zentrale, auch im Vertrieb setzt Douglas auf moderne IT. So startete die Parfümerie-Sparte Douglas 2004 in Köln ein Pilotprojekt für digitales Merchandising. Auf großformatigen Plasmabildschirmen präsentiert das Unternehmen aktuelle Angebote, spezielle Promotions, Tipps und Services. Umgesetzt wurde das Pilotprojekt auf IBM Hardware sowie einer Scala Software Lösung. Dahinter verbirgt sich eine umfassende IT-Infrastruktur, die es erlaubt, Inhalte zentral zu erstellen und in der Filiale individuell anzupassen. „Unser Vertrieb soll die gleichen Einflussmöglichkeiten haben wie er sie auch bei Einkauf und Verkauf hat", unterstreicht Jeroen Timmer, IT-Manager der Parfümerie Douglas International GmbH. „Seine Nähe zum Kunden und die Verkaufserfahrungen können so unmittelbar in die Präsentationen einfließen.“