Viele Anwender sind schon mit den offensichtlichsten Neuerungen von Office 2010 vertraut. Dazu zählen die benutzerdefinierte Symbolleiste, die Backstage-Ansicht und die Outlook Konversations-Ansicht. Viele der wirklich mächtigen Änderungen bei Office 2010 sind aber weit mehr als Kosmetik. Sie sind funktionale Verbesserungen, die für den Unternehmenseinsatz entwickelt wurden. Wir stellen Ihnen die besten Schlüsselfunktionen von Office 2010 speziell für den Unternehmensgebrauch vor, die Ihnen nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern auch neue Möglichkeiten im Arbeitsalltag eröffnen.
Die Business-Funktionen belegen nicht nur eine immer wichtigere Rolle des Online-Sektors, sondern sind auch darauf ausgerichtet die gesamte Geschäftsnatur umzuwälzen. Ständig steigt die Anzahl der Unternehmen, deren Büroabteilung nur noch aus zersplitterten Heimbüros besteht. Die Zeiten der lokal agierenden und in einem Gebäude zusammengefassten Bürokomplexe sind vorüber. Dutzende Heimrechner müssen koordiniert werden und miteinander kooperieren. Darum können wir schon jetzt vorhersagen, dass die nächste Office App Generation auch Smartphones und Tablet-PCs noch besser integrieren wird. Office auf dem Desktop bleibt jedoch noch eine Desktop-Bastion, die aber den Online-Umfang immer weiter ausweitet.
Gleichzeitiges Bearbeiten oder auch Co-Autor-Funktionen
Das ist eine neue Funktion auf die wir schon lange warten: Die Möglichkeit mit mehreren Nutzern gleichzeitig dasselbe Dokument zu bearbeiten und die Änderungen in Echtzeit auf anderen Computern anzuzeigen. Microsoft nennt das Co-Autor-Funktionen. Diese Funktionen sind uns schon von anderen Applikationen, beispielsweise Google Docs und Plutext bekannt, womit gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument ermöglicht wurde. Plutext arbeitete an einer Lösung für Word 2007- und Word 2003-Dokumente. Microsoft hat nun die Co-Autor-Funktionen in die aktuellen Word, Excel und OneNote-Versionen eingebaut.
Die Idee, dass mehrere Nutzer gleichzeitig Office-Dokumente öffnen, lesen und bearbeiten können sollten, ist nicht neu. Bisher war diese Funktion jedoch technisch nur schwer umsetzbar, da es nicht ausreicht, einfach die Kopie eines Word-Dokuments an die entsprechenden Nutzer zu senden oder auf einem FTP-Server abzulegen. Schließlich konnten dadurch keine Echtzeit-Änderungen angezeigt werden. Das Dokument muss auf einem SharePoint-Server extra dafür ausgewiesen werden. Und falls kein SharePoint-Server vorhanden ist, kann der Microsoft-eigene kostenlose Online-Speicherdienst SkyDrive dafür genutzt werden. Vielen Nutzern wird die Co-Autor-Funktion als erstes über SkyDrive begegnen, da Skydrive im Gegensatz zu einem SharePoint-Server kostenlos ist und mit weniger Installationsaufwand betriebsbereit ist.
Word 2010 ist das beste praktikable Beispiel, wie die Co-Autor-Funktion in Aktion aussieht. Wenn ein Dokument für das gleichzeitige Bearbeiten geöffnet wird, dann erhalten Sie eine Nachricht, wer mit Ihnen zusammen gerade an diesem Dokument arbeitet. Über jeden Nutzer können Daten, wie Kontaktinformationen, E-Mail Adresse, Instant-Messenger-Kontaktdaten und so weiter abgerufen werden. Es gibt zwar keine direkte Nutzer-zu-Nutzer-Chatfunktion, die durchaus sinnvoll wäre, aber vielleicht geht Microsoft auch davon aus, dass die Nutzer schon eine Alternative, beispielsweise einen Instant-Messenger-Dienst, zur Verfügung haben.
Eine wichtige Neuerung beim gemeinsamen Bearbeiten eines Office 2010 Dokuments ist, dass Änderungen nicht in Echtzeit gespeichert und übernommen werden. Erst beim Speichern des Dokuments wird die alte Version mit der Neuen von Ihnen bearbeiteten Variante ersetzt. Nach dem Speichern wird jede Änderung zur Vorversion im Dokument markiert, sodass jeder weitere Autor direkt sieht, wer welche Änderung vorgenommen hat. Word hat auch ein ausgeklügeltes System entwickelt, damit sich mehrere Autoren nicht gegenseitig beim Bearbeiten auf die Füße treten. Bearbeitet ein Nutzer gerade einen Absatz und klickt auf speichern, dann wird genau dieser Absatz so lange gesperrt, bis der Nutzer den Paragraphen wieder freigibt. Natürlich können Sie auch manuell Paragraphen oder ganze Sektionen im Dokument sperren, sodass nur bestimmte Leute oder niemand außer Ihnen den Dokumentteil bearbeiten können. Es ist auch möglich für den Paragraphen die Art der Bearbeitung einzuschränken. Beispielsweise können Sie einen Absatz zum direkten Bearbeiten für alle anderen Nutzer sperren, den anderen aber erlauben Kommentare im Absatz hinzuzufügen.
Die Office Web Apps
Office Web Apps ist über Live.com verfügbar und unterstützt ebenfalls gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument. Beispielsweise können Sie ein Excel-Dokument auf SkyDrive hochladen, sodass andere Nutzer über ein Live.com-Benutzerkonto das Dokument simultan bearbeiten können. Auch hier sehen Sie in der rechten unteren Ecke des Fensters Informationen dazu, wer gerade an dem Dokument arbeitet. Anders als bei der Desktopversion werden Änderungen sofort in die Web Apps übernommen und einzelne Regionen innerhalb des Dokuments können nicht für andere Nutzer gesperrt werden.
Wird ein Word-2010-Dokument von mehreren Autoren bearbeitet können Sie beispielsweise auf die Zahl am Rand klicken und erhalten eine Liste aller aktiven Autoren in diesem Dokument. Grüne Hinweismarken bedeuten, dass der Autor gerade von einem anderen PC aus arbeitet als üblich.
Neue Präsentationsfunktionen
Eine wichtige Neuerung sind Präsentations-Aufzeichnungen. Seit langem müssen Sie, um sicherzugehen, dass andere Nutzer Ihre Präsentationen unverfälscht erhalten, die PowerPoint-Folien in ein anderes Standardformat exportieren. Nicht jeder besitzt Microsoft PowerPoint. Die häufigsten Varianten sind die Umwandlung in eine HTML- oder PDF-Datei. Zwar sind diese Dateien gut lesbar, aber Details, beispielsweise Effekte, werden nicht mehr dargestellt. Außerdem fehlt eines der wichtigsten Dinge, nämlich die präsentierende Person.
Die Präsentations-Aufzeichnungs-Funktion von PowerPoint 2010 macht einen großen Schritt in die richtige Richtung. Beinahe jedes Detail einer PowerPoint-Präsentation, inklusive der Stimme des Präsentierenden, können nun aufgezeichnet und als Video exportiert werden. Es gibt nun sogar einen virtuellen Laser-Pointer, der mit der linken Strg-Taste und dem Mauscursor aktiviert wird, der ebenfalls im Video erscheint. Leider ist das einzige Exportformat WMV. So sind beispielsweise keine direkten Exporte ins beliebte H.264-Format möglich, sodass die Präsentation beispielsweise direkt als Live-Stream ins Internet geladen werden könnte.
Außerdem können Sie nun Ihre PowerPoint-Präsentationen einfacher mit anderen Nutzern teilen. Da moderne Büros immer dezentraler organisiert sind, war es an der Zeit einen einfachen und effektiven Weg zu entwickeln Ihre PowerPoint-Präsentationen mit Leuten an anderen Computersystemen auszutauschen. Mit PowerPoint 2010 können sie einfach die Veröffentlichungs-Option nutzen und erhalten nach dem Klick eine URL. Alles was die anderen Interessenten nun tun müssen ist diese URL in einen Webbrowser einzutippen.
Microsoft hat daran gedacht, dass wohl die wenigsten Provider daran interessiert sind, Dutzende hochgeladene Präsentationen zu koordinieren. Darum können Sie auch einfach über den Microsofts PowerPoint-Broadcast-Dienst, der jedem lizensierten Office-Nutzer kostenlos zur Verfügung steht, Ihre Präsentationen austauschen. Sie können auch einen unternehmensinternen Veröffentlichungs-Dienst nutzen, der auf einem Server mit Microsoft Office Web Apps läuft.
Und nun die schlechte Nachricht. Nicht alle Details einer Präsentation werden verlässlich übertragen. Alle Folienübergänge werden zu "Ausblendungen", Notizen werden nicht übernommen und Audio-Inhalte sind in der getauschten Datei nicht enthalten. Außerdem müssen Sie trotzdem eine Live-Verbindung herstellen, sodass die anderen Nutzer während Ihrer Präsentation Ihre Erklärungen mitbekommen. Wir hoffen sehr, dass die noch fehlenden Funktionen vielleicht mit Hilfe der Silverlight-Technologie noch eingeführt werden.
Zusätzliche Outlook-Funktionen
Die einzige neue Unternehmensfunktion von Outlook ist der neue Geschäftskontakte-Verwalter. Er ist lediglich in der Professional Plus Version von Office 2010 verfügbar. Der Geschäftskontakte-Verwalter ist eindeutig ein Zusatz nur für Unternehmensbedürfnisse, der Ihnen viel Verwaltungsarbeit abnimmt. Mit dem Verwalter können Sie jede unternehmensrelevante Information klassifizieren und ordnen. Dazu gehören der Verkauf, Marketing, Projekt-Management und Geschäftsberichte. Aus diesen Kategorien können sie priorisierte Arbeitspläne erstellen. Beispielsweise eine Liste Ihrer vielversprechendsten Neukunden, die Sie anrufen sollten und denen jeweils ein Gesprächsprotokoll zugeordnet werden soll. Außerdem können Sie Folgeberichte ebenfalls den Kunden zuordnen, sodass Sie später ohne Probleme duzende Informationen abrufen können. Microsoft bietet auch weitere Werkzeuge an, die es Ihnen erlauben BCM-Datenbanken auch per Fernzugriff erreichbar zu machen. Eine lokale Datenbank ist dann nicht mehr notwendig.
Ihren Kalender können sie jetzt sehr viel einfacher mit anderen Nutzern teilen. Früher konnten Sie so eine Funktion nur über Microsoft Exchange oder ein Drittanbieter-Add-On ermöglichen. Outlook 2010 bietet nun selbst eine Kalender-Veröffentlichungsfunktion an, die es Ihnen erlaubt Ihren Kalender automatisch oder manuell mit einem WebDAV-Server Ihrer Wahl oder dem Microsoft Office Online Dienst zu synchronisieren. Sie haben die Kontrolle darüber über welche Zeitspanne Sie Ihre Kalendereinträge veröffentlichen möchten und welche Details ersichtlich sein sollen.
Jeder Outlook-Kontakt kann nun direkt mit einem sozialen Netzwerk assoziiert werden. Außerdem können Sie alle Aktivitäten innerhalb des sozialen Netzwerks mit wenigen Klicks einsehen. Mit der sozialen Netzwerk-Funktion von Outlook können dezentralisierte Büros sehr gut verwaltet werden, da transparenter wird woran welcher Nutzer gerade arbeitet. Diese Funktion hat großes Potenzial, ist im Moment aber noch sehr unterentwickelt. Die einzigen sozialen Netzwerke, die mit Outlook momentan zusammenarbeiten sind LinkedIn und MySpace. Facebook und sogar Microsofts Windows Live werden erst "in Kürze" ebenfalls hinzukommen.
Der Originalartikel stammt von Serdar Yegulalp. Quelle: PC-Welt