Gehalt, Projekte und Co.

Die hohe Kunst des Verhandelns

13.09.2021 von Bettina Dobe
Der eine will mehr Gehalt, der andere unbedingt die Projektleitung. Arbeiten heißt auch immer verhandeln – und das will gelernt sein. Ein paar Tipps können da helfen.
Verhandeln will gelernt sein: Am Ende des Gesprächs sollte, wenn möglich, eine Win-Win-Situation stehen.
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Eine Verhandlung, egal ob es um mehr Lohn oder ein Budget geht, ist immer ein Konflikt: Beide Seiten wollen etwas, und meistens ist es nicht das Gleiche. Der Mitarbeiter möchte vielleicht fünf Prozent mehr Gehalt, der Chef will nur zwei Prozent drauf legen.

Im schlechtesten Fall gehen beide mit einem schalen Kompromiss aus dem Gespräch. Ähnliche Situationen passieren auf Entscheider-Ebene, wenn Vorstände und Abteilungen darüber diskutieren, wie hoch beispielsweise das IT-Budget dieses Jahr sein soll oder darum, wer welche Zuständigkeiten im Projekt hat.

Verhandeln will also gelernt sein. Worauf Sie achten müssen, um eine Verhandlung zum Erfolg zu führen, verrät Management-Coach Christian Richter:

Vier Phasen der Verhandlung

Grundsätzlich besteht jede Verhandlung aus vier Elementen: "Informationsaustausch über die Positionen, Argumentationsaustausch, Lösungsphase, und am Schluss schaffen Sie Verbindlichkeiten", sagt Richter. Jede dieser Phasen will gut strukturiert und sinnvoll sein.

Das gilt natürlich nicht nur für den Chef, sondern auch den Mitarbeiter. "Bitten Sie Ihren Mitarbeiter, sich gut auf das Gespräch vorzubereiten", sagt Richter. Meist handelt es sich um kein reines Gehaltsgespräch, sondern um eine Leistungsbewertung. "Führen Sie das Gespräch sehr offen und geben Sie dem Mitarbeiter ausführlich Feedback", rät Richter.

Die Phase des Argumentationsaustauschs kann in einem solchen Gespräch sehr lang und ausführlich sein. "Der Mitarbeiter ist meist in dieser Situation etwas verunsichert, er soll aber gestärkt aus dem Gespräch gehen", sagt Richter. Darum: "Geben Sie ihm auch Entwicklungsperspektiven in den Punkten, an denen seine Leistung noch nicht so gut ist", rät der Coach. Sich auf diese Punkte vorzubereiten, ist Chefsache. "Fragen Sie aber auch den Mitarbeiter, an welchen Punkten er glaubt, sich verbessern zu können und wo er sich hinentwickeln möchte", sagt Richter.

Mitarbeiterwünsche ernst nehmen

Management Coach Christian Richter weiß, wie man geschickt verhandelt.
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Am Ende des Gesprächs sollte, wenn möglich, eine Win-Win-Situation stehen: Beide, Chef und Mitarbeiter, haben das Gefühl, dass sie etwas gewonnen haben. "Oft werden die Wünsche der Mitarbeiter von den Chefs aber nicht wahrgenommen", sagt Richter. Gibt der Vorgesetzte einem Leistungsträger gar nicht nach, kann das erhebliche Konsequenzen haben.

Natürlich ist das Budget immer knapp und wird durch Lohnerhöhungen zusätzlich belastet. Das wird der Mitarbeiter rational verstehen, wenn Sie ihm erklären, warum Sie sein Gehalt leider nicht erhöhen können. Trotzdem können ihm die Gründe egal sein, schließlich will er mehr Gehalt. Ihnen sollte das Budget manchmal auch egal sein. "Sie können den wertvollen Mitarbeiter schnell verlieren. Die Kosten, einen Nachfolger zu finden und einzuarbeiten, bis er so gut ist wie sein Spitzenvorgänger, sind viel höher", sagt Richter. "Manche Chefs denken da nicht weit genug."

Wer keinen Top-Performer verlieren will, aber mit dem Gehalt nicht raufgehen kann, kann dem Mitarbeiter auch andere Vergünstigungen anbieten. Eine Fitness-Studiomitgliedschaft, ein anderes Dienstauto oder Ähnliches bieten sich an, denn das steigert nicht die Lohnnebenkosten. "Aber fragen Sie immer den Mitarbeiter, was er sich wünscht, sonst geht auch dieses Entgegenkommen schief", sagt Richter.

Alternativen für Mitarbeiter

Der Coach hat noch einen weiteren Tipp parat, um gemeinsam mit dem Mitarbeiter einen Kompromiss zu finden: "Fragen Sie den Kollegen nach mehreren Lösungsvorschlägen." Oft hat das Teammitglied keine steife Maximalposition, sondern kann mehrere Alternativen anbieten. Von allein wird er sie aber nicht vorschlagen.

Die Teammitglieder nach Alternativen zu fragen, das versäumen einige Vorgesetzte, meint Richter. "Chefs fragen meiner Erfahrung nach ihre Mitarbeiter oft nicht, was sie wollen", sagt er. In Verhandlungen geht es nicht immer nur um die Lohnfrage: Oft wollen Mitarbeiter an der Arbeitsweise etwas ändern, etwa freier und selbstständiger arbeiten. "Einige Chefs beharren auf Kleinigkeiten, die dem Mitarbeiter sehr unrecht sind, obwohl es leicht wäre, da etwas zu verändern", meint Richter. Will der Mitarbeiter selbstständiger arbeiten, sollte der Vorgesetzte nicht auf Kontrolle beharren. Ein Kompromiss ist da leichter zu finden.

Trotzdem kann es passieren, dass ein Kollege frustriert aus dem Gespräch herausgeht. "Das kann auch daran liegen, dass seine Erwartungen völlig überzogen sind", meint Richter. Gehaltsteigerungen von zehn Prozent sind oft illusorisch. Der Coach rät dazu, dem Mitarbeiter ganz genau zu erklären, wie der Normalfall ist. Das heißt nicht, dass man ihm die Gehälter der Kollegen verrät. "Erklären Sie zum Beispiel, in welchem Rahmen in der letzten Zeit die Steigerungen im Unternehmen oder in der Abteilung waren", sagt Richter. So kann der Kollege ein Gefühl für Zahlen entwickeln.

Auf der nächsten Seite steht u.a., was man für eine erfolgreiche Verhandlung tun sollte.

Die schlimmsten Fehler in der Gehaltsverhandlung
Sie reden zu leise
Wie unangenehm vielen Arbeitnehmern die Gehaltsverhandlung ist, merkt man besonders an der leisen Stimme. Die Autorin Friedrichsen rät: "Treten Sie nicht als Mäuschen auf. Formulieren Sie Ihre Argumente klar und deutlich, kurz und prägnant."
Sie hören nur halb zu
Wer nach dem ersten Satz des Gegenübers bereits über seine Antwort nachdenkt, verschenkt wichtige Informationen und produziert nicht selten Missverständnisse.
Sie schauen Ihrem Gegenüber nicht in die Augen
Sie sehen während des Gesprächs zum Fenster oder gucken zu Boden? Das suggeriert mangelndes Selbstbewusstsein - oder gar Desinteresse.
Sie haben keine Agenda
Sie sind schlecht vorbereitet und haben sich kaum Gedanken über das Gespräch gemacht? Dann ist der Ausgang vorprogrammiert: Unstrukturierte Gespräche führen zu vagen Ergebnissen.
Sie haben Ihren Verhandlungspartner vorher nicht genügend informiert
Wenn Ihr Verhandlungspartner nicht weiß, worum es geht, fühlt er sich möglicherweise überrumpelt und macht im Zweifelsfall die Schotten dicht.
Sie lassen dem Gegenüber zuviel Raum
Geben Sie das Ruder nicht aus der Hand. Ergreifen Sie die Initiative, lenken Sie durch gezielte Fragen immer wieder geschickt auf Ihr Verhandlungsziel über. Achtung: Das heißt nicht, dass Sie die ganze Zeit reden sollen. Sie sollen nur die Verhandlung steuern. Das geht sogar oft besser, wenn Sie weniger reden.
Sie geben Ihre besten Argumente schon zu Beginn preis
Verschießen Sie Ihr Pulver nicht auf einmal. Spielen Sie Ihre Trümpfe nach und nach gezielt aus, halten Sie den Joker möglichst lange in der Hand.
Sie ignorieren Einwände
Versuchen Sie nicht, Zweifel zu vertuschen. Nehmen Sie Kritik des anderen besser selbst vorweg ("Sie scheinen an den Ergebnissen zu zweifeln . . . ") oder fragen Sie nach Problemen ("Was spricht gegen mein Argument?").
Sie haben keinerlei Verhandlungsspielraum eingeplant
Sich ein Ziel zu setzen, ist oberstes Gebot jeder Verhandlung. Wer dieses Ziel jedoch stur verfolgt, muss damit rechnen, dass auch der Partner auf stur schaltet. Überlegen Sie sich vorher, auf welche Kompromisse Sie sich einlassen können und wo Ihre Schmerzgrenze liegt.
Sie sprechen "Absolutbotschaften" und "Killerphrasen" aus
Begriffe wie "jeder", "alle", "immer", "ständig", "pausenlos", "nie" und so weiter sind Gesprächskiller. Vermeiden Sie diese!
Sie verlieren die Fassung
Lassen Sie sich nicht zu barschen Äußerungen hinreißen, wenn Sie Ihr Gegenüber auf die Palme bringt. "Bist du wütend, zähl bis vier, hilft das nicht, dann explodier": Wer den Tipp von Wilhelm Busch befolgt, kommt um einen destruktiven Wutausbruch meist herum.
Der Lektüretipp
Wer sich umfassender mit dem Thema Gehaltsverhandlung befassen will, dem empfehlen wir die Lektüre des Buches "Die erfolgreiche Gehaltsverhandlung" von Heike Friedrichsen. Die Autorin gibt umfassende Tipps rund um Gehaltsgespräche für Einsteiger, Aufsteiger und Umsteiger. Das Buch ist in der Reihe "Pocket Business" bei Cornelsen erschienen und kostet 6,95 Euro (ISBN 978-3-589-23471-4).

Vorbereitung, Sprache, Haltung, Manipulation

Geschicktes Verhandeln ist eine hohe Kunst. Sprechen Sie offen mit Ihren Mitarbeitern über die Erwartungen.
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Wer in Verhandlungen punkten möchte, sollte laut Richter vier Punkte beachten:

1. Bereiten Sie sich gut vor

Bevor Sie in ein Gespräch gehen, bereiten Sie Ihre Argumente gut vor. Halten Sie Zahlen und Fakten im Kopf (oder auf Papier) bereit, darauf können Sie immer zurückgreifen. "Die Argumente können aber unterschiedlich ausgerichtet sein", sagt Richter. Nicht nur die sachlichen Informationen können zur Sprache kommen. "Auch emotionale Argumente oder Empfehlungen von Kollegen sind ein Teil der Bandbreite", meint Richter. Je größer die Bandbreite ist, desto besser ist Ihre Verhandlungsposition.

2. Achten Sie auf die Sprachwahl

Grundsätzlich kann man emotional und bildhaft über ein Thema sprechen oder sehr sachlich. "Die Wahl des Sprachstils kommt natürlich auf das Gegenüber an", sagt Richter. In knallharten Budgetverhandlungen wird eine bildhafte Sprache weniger ankommen. Andererseits vermittelt die bildhafte Sprache deutlich mehr Emotionen - und Verhandlungen lassen sich viel besser über Emotionen steuern. Richter gibt ein Beispiel: Sätze wie "Sie wollen mich doch hier nicht im Regen stehen lassen!" wirken stärker als ein sachlicher Tonfall.

Geschickt handeln Sie, wenn Sie die emotionale Sprachwahl negativ einsetzen. Zunächst besetzen Sie Ihre eigenen Argumente mit positiven Bildern, dann versuchen Sie das Argument ihres Verhandlungspartners mit negativen Bildern zu besetzen. Wenn Sie zum Beispiel durchsetzen wollen, dass eine Konferenz in einem Landhotel und nicht in einer Großstadt durchgeführt wird: "Sprechen Sie von Waldspaziergängen mit Frischluft und stinkenden Abgasen in der Stadt", sagt Richter. Zwar hat das nichts mit dem sachlichen Grund zu tun, weckt aber beim Gegenüber unbewusst Emotionen und bringt ihn so auf Ihre Seite.

3. Die Haltung zählt

Neben der Sprachwahl kommt es auch auf die Körpersprache an. "Wer angespannt ist, sitzt auch anders als ein entspannter Mensch", sagt Richter. Das wirkt sich auch auf den Verhandlungspartner aus, der die Anspannung wahrnimmt. Anspannung ist keine gute Voraussetzung für lockere und ergebnisoffene Verhandlungen. Seien Sie also von Ihrer eigenen Haltung überzeugt, bringen Sie aber keine Aggressionen mit in die Verhandlung hinein. Mit der Faust auf den Tisch schlagen oder sich bedrohlich aufplustern führt in keinem Fall zum gewünschten Ergebnis.

Probieren Sie es doch stattdessen mit Rapport. Imitieren Sie – in Maßen – die Körperhaltung des Gesprächspartners. So signalisieren Sie nicht nur, dass Sie die Argumente verstanden haben, sondern auch, dass Sie mit ihm fühlen. Sie beweisen also Empathie. Das macht es auch dem Verhandlungspartner leichter, auf Ihre Vorschläge einzugehen.

4. Geschickte Manipulation

Verhandlungen, etwa über Projekte oder Unternehmensrestrukturierungen, finden nicht immer nur unter vier Augen statt. Manager, die in einer Runde verhandeln müssen, können aber subtil die Meinung beeinflussen. "Fungieren Sie unauffällig als Moderator und erteilen Sie wenn möglich denjenigen das Wort, die ihre Ansichten teilen", rät Richter. "Es hilft, sich in solchen Runden schnell ein Stimmungsbild aller Teilnehmer zu erstellen", sagt Richter. Ermutigt man sie mehr zum Sprechen, überwiegt "Ihr" Gesprächsanteil von allein. So können Sie auch neutrale Verhandlungsteilnehmer auf Ihre Seite ziehen.

Tipps für die Gehaltsverhandlung
Reizthema Gehaltsverhandlung
Vielen Bewerbern und Angestellten graut es vor der Verhandlung ums Gehalt. Vier Personalexperten geben Empfehlungen für eine erfolgreiche Argumentation bei der Gehaltsverhandlung.
Jörg Bolender, Director Recruiting bei Atos Deutschland ...
... hat zum Thema Gehaltsverhandlung die folgenden Tipps:
Der Auftritt
Bolender rät zu einem selbstbewussten, aber nicht überheblichen Auftreten.
Vorzüge präsentieren
"Zeigen Sie Ihre Vorzüge (fachliches Know-how, besondere Leistungen, etc.) auf und signalisieren Sie Bereitschaft, auch künftig außerordentliches Engagement zu zeigen und Sonderthemen zu übernehmen und sich im Unternehmen weiterentwickeln zu wollen", empfiehlt Bolender.
Dienstwagen geschickt ansprechen
Bolenders Tipp, um Themen wie Boni und Dienstwagen anzusprechen: In das Thema elegant mit der Frage nach den Sozialleistungen, die das Unternehmen bietet, einsteigen.
Nicole Mamier, Personalleiterin bei Realtech ...
... gibt folgende Tipps für die Gehaltsverhandlung:
Die richtigen Argumente
Im laufenden Angestelltenverhältnis sollte man in der Gehaltsverhandlung seine persönlichen Leistungen und Potenziale aufzeigen. Keine gute Idee ist es, mit einem Angebot der Konkurrenz zu versuchen, das Einkommen hochzutreiben, rät Mamier.
Gehaltswunsch benennen
Wenn im Gespräch nach dem Wunschgehalt gefragt wird, sollte man nicht drum herum reden, sondern offen und selbstbewusst den Gehaltswunsch benennen, so Mamier.
Spanne angeben
Mamier empfiehlt, auf die Frage nach dem Wunschverdienst eine Gehaltsspanne anzugeben. In unteren Einkommensklassen sind Spannen von 5000 bis 10.000 Euro angemessen, in höheren Einkommensklassen können das auch mal bis zu 20.000 Euro sein.
Dieter Schoon, Head of Global Human Resources bei der itelligence AG ...
... hat für die Gehaltsverhandlung die folgenden Tipps:
Wunschverdienst richtig benennen
Im ersten Schritt reicht ein ungefähres Jahresgehalt. Bei der Itelligence AG wird zum Beispiel erst im zweiten Schritt über den konkreten Leistungsumfang gesprochen.
Gute Vorbereitung
Wichtig sei eine gute Vorbereitung. Um den heißen Brei zu reden oder gar nicht zu antworten, wirke erst mal unvorbereitet. Falls man aber doch eine Spanne angeben möchte, sollte sich diese nicht mehr als 2000 Euro im Jahresgehalt unterscheiden (etwa zwischen 50.000 und 52.000 Euro), rät Schoon.
Nicht mit Kollegengehalt argumentieren
Wovon Schoon abrät: Argumentationen wie, der Kollege x verdient jetzt doch auch mehr oder privat fallen so viele Kosten an, sind bei einer Gehaltsverhandlung zum Scheitern verurteilt.
Bärbel Schäfer, Vice President HR bei der Software AG ...
... gibt die folgenden Tipps für die Gehaltsverhandlung:
Initiative ergreifen
Schäfers persönlicher Tipp für eine Gehaltserhöhung: Eine direkte Ansprache des Vorgesetzten mit Schilderung der Erfolge und Performance in der letzten Periode.
Gehalt vorschlagen
Schäfer findet einen direkten Gehaltsvorschlag in diesem Gespräch sinnvoll. Durchaus mit Spielraum, falls der Vorgesetzte verhandeln will.
Wann man Benefits anspricht
Themen wie Boni oder den Dienstwagen sollte der Bewerber ansprechen, wenn diese Benefits für ihn wichtig sind, rät Schäfer.