Kennzahlen für die IT-Steuerung

Diese KPIs sind für CIOs wichtig

06.04.2023 von André Christ
Um die Entwicklung ihrer IT-Landschaft nachzuvollziehen, brauchen CIOs keine seitenlangen Reports mit detaillierten Metriken. Wichtiger ist, dass die Kennzahlen einen direkten Bezug zum Business haben.
  • Warum die aktuell bereitgestellten Reports meistens nicht gut funktionieren
  • KPIs müssen einen direkten Bezug zu geschäftlichen Metriken haben
  • Welche KPIs CIOs brauchen, um die Unternehmenstransformation zu steuern
Viele CIOs sehen sich heute in einer unternehmensstrategischen Rolle. Sie brauchen Kennzahlen, die sich an der Geschäftsentwicklung orientieren.
Foto: hywards - shutterstock.com

CIOs müssen den IT-Alltag im Griff haben und gleichzeitig für die Zukunftsfähigkeit ihrer Organisation sorgen. Sie sehen sich internen Anforderungen etwa in Form von Kostendruck oder Transformationsvorhaben ausgesetzt, müssen aber auch mit sich verändernden externen Bedingungen wie wirtschaftlicher Unsicherheit und zunehmend schnellem technologischen Wandel zurechtkommen.

Es überrascht nicht, dass sich laut der aktuellen Studie State of the CIO 85 Prozent der IT-Verantwortlichen als Unternehmensstrategen sehen. Eine besondere Herausforderung ist für sie die gestiegene Komplexität der IT-Landschaft. Vielen CIOs reichen die verfügbaren Reports nicht mehr aus, um ihren Aufgaben erfolgreich gerecht zu werden. Die Verantwortlichen brauchen ein besseres Instrumentarium mit Kennwerten, die ihnen eine strategische Führung und Entwicklung der IT-Landschaft ermöglichen.

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CIOs müssen die Komplexität durchdringen

Der einfache Blick auf die IT-Landschaft zeigt nur die Spitze des Eisbergs, die eigentliche Komplexität verbirgt sich unter der Oberfläche. CIOs müssen diese Komplexität aber vollständig durchdringen, wollen sie gleichzeitig die Kosten reduzieren, die Agilität fördern und die Risiken senken. Die optimale Balance dieses Dreiklangs ist entscheidend für den geschäftlichen Wert der IT.

IT-Komplexität erschwert den Ausgleich von Agilität, Kosten und Risiken.
Foto: LeanIX

Es lassen sich folgende vier Dimensionen von IT-Komplexität unterscheiden, die Einfluss auf Kosten, Risiken und Agilität haben:

Enterprise-Architekten erfassen zwar die Komplexität einer IT-Landschaft mithilfe moderner, datengetriebener Tools und stellen diese Informationen zur Verfügung. Doch fragt man CIOs, so werden dafür heute überwiegend Reports genutzt, die den Anforderungen ihrer geschäftsstrategischen Rolle nicht gerecht werden.

Seitenlange Berichte - aber mit den falschen Informationen

CIOs wissen genau, was sie nicht wollen - und benennen folgende Kritikpunkte an den aktuell bereitgestellten Reports:

Darüber ärgern sich CIOs.
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KPIs brauchen direkten Bezug zu geschäftlichen Metriken

Folgt man diesen Kritikpunkten, wird nicht nur deutlich, dass das C-Level konkrete Key Performance Indicators (KPIs) zur Steuerung von Transformationen braucht, sondern auch, welche Anforderungen solche Kennwerte grundsätzlich erfüllen sollten. Am wichtigsten ist, dass die KPIs in direktem Bezug zu relevanten geschäftlichen Metriken wie etwa dem EBIT gesetzt werden können. Die Information, dass eine kundenorientierte Applikation eine zusätzliche Ladezeit von 100 Millisekunden benötigt, wird erst dann relevant, wenn man weiß, dass dadurch fünf Prozent weniger Kaufabschlüsse getätigt werden.

Weiter sollte klar sein, wie KPIs zustande kommen und an welchen Stellschrauben für die Steuerung gedreht werden muss. Isoliert stehende, absolute Zahlen wie die Gesamtsumme der IT-Ausgaben sind da wenig hilfreich. KPIs sollten stattdessen Relation abbilden, also zum Beispiel die Kosten pro Transaktion. Zusätzlich müssen für die Bewertung eindeutige Referenzwerte festgelegt werden. Und nicht zuletzt sollte jeder KPI einer Person im Unternehmen zugeordnet sein, die dem Management weiterführende Auskunft geben kann.

Oft gehen heutige Reports an den Bedürfnissen der CIOs vorbei. Relevante KPIs müssen her, und eigentlich ist klar, was diese leisten sollten. Doch wenn es um die Definition konkreter Kennwerte für die Steuerung der IT-Landschaft geht, wirkt sich ein Mangel an Standards und Best-Practices negativ aus. Oder wie es der CIO eines internationalen Konzerns auf den Punkt brachte: "Das Problem mit all den Reports ist, dass ich aktuell nicht weiß, was mir wirklich hilft."

Use Cases aus der Geschäftsperspektive betrachten

CIOs brauchen nicht noch mehr detaillierte Metriken, um das Portfolio zu analysieren, sie brauchen welche, mit denen sie das Portfolio modernisieren und den Geschäftswert der IT steigern können. Um entsprechende Kennwerte zu definieren, gilt es, die IT-Landschaft unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu betrachten: Welche übergeordneten geschäftskritischen Anforderungen kann und muss die IT erfüllen? Und welche konkreten Use Cases sind dafür maßgeblich?

Für die Steuerung und Entwicklung der IT-Landschaft lassen sich fünf Kategorien von Use Cases mit unmittelbarem Einfluss auf den Geschäftswert unterscheiden:

Geschäftskritische Use Cases für das Management der IT-Landschaft.
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Die Strukturierung der vorhandenen Use Cases in diese fünf geschäftsrelevanten Bereiche ist der erste Schritt für die Festlegung von eindeutigen Indikatoren, mit denen sich der Status und die Entwicklung der IT-Landschaft messen und bewerten lassen. Die eindeutige Zuordnung der KPIs zu diesen Kategorien schafft eine Aggregationsebene, auf der CIOs den Erfolg von Maßnahmen schnell evaluieren, notwendigen Handlungsbedarf erkennen und strategische Entscheidungen treffen können.

Konkrete KPIs für die Praxis definieren

Es gibt eine Vielzahl möglicher KPIs innerhalb der beschriebenen Use-Case-Kategorien. Die folgenden Beispiele zeigen, wie solche Kennzahlen im Detail aussehen können - und wie sie sich in einem möglichen Dashboard so darstellen und visualisieren lassen, dass CIOs Transformationen besser steuern können.

Jedem dieser hier beispielhaft aufgeführten KPIs liegen detaillierte Informationen zugrunde, die bei Bedarf verfügbar sein müssen. Entscheidend für CIOs ist jedoch, dass die Kennwerte so visualisiert werden müssen, dass - zum Beispiel mit einem Ampelsystem - nicht nur der Handlungsbedarf, sondern auch die konkrete Verbesserung der IT-Landschaft sofort erkennbar ist. Je klarer und übersichtlicher das Armaturenbrett, desto einfacher die Steuerung.

So könnte ein Dashboard für den CIO in Zukunft aussehen.
Foto: LeanIX

Den Datenschatz verwertbar machen

Die meisten Unternehmen erfassen heute eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen zur IT-Landschaft, das ist gut so. Nicht so gut ist, dass CIOs diese Informationen oft nicht so nutzen können, wie sie es für ihre Arbeit als Unternehmensstrategen benötigen würden. Statt einer Flut an Reports mit zu granularen Metriken brauchen sie übersichtliche und konkrete KPIs, um den Status quo zu sichern und die kontinuierliche Transformation ihrer Unternehmen aktiv zu steuern. Es ist an der Zeit, die vorliegenden Daten aus der Geschäftsperspektive zu betrachten und die Entwicklung der IT-Landschaft messbar und bewertbar zu machen. So gelingt CIOs der Schritt von der Analyse hin zu sinnvollem Handeln. (hv)