Einen Fuhrpark mit mehr als zehn Fahrzeugen manuell zu managen, ist fast unmöglich. Anschaffungskosten, TÜV-Termine, Benzinverbrauch, Reparaturen - ein guter Fuhrparkmanager muss all diese Fakten kennen. Hinzu kommt die Frage, welches Fahrzeug gerade zur Verfügung steht und welches unterwegs ist und wie es um die Fahrer bestellt ist. Ohne Fuhrparkmanagement oder Telematic-Lösung kommt man da nicht weit.
Mit Hilfe einer Flottenmanagement- oder Fuhrparkmanagement-Software verwaltet der Fuhrparkmanager alle zum Betrieb gehörenden Wagen - ähnlich wie der Personalmanager die Mitarbeiter eines Unternehmens verwaltet. Es gibt für jedes Auto eine Akte mit den Stammdaten, in der alle Fahrzeugdaten festgehalten werden. Außerdem sollte die Flottenmanagement-Software alle Termine wie Hauptuntersuchung oder Reifenwechsel anzeigen und die Kosten für jedes einzelne Fahrzeug beziffern können. Im Falle eines Falles müssen Unfälle, Schäden und Reparaturen aufgenommen werden. Manche Firmen brauchen für Ihre Dienstleistungen wiederum ein Dispo-Tool, das Transportaufträge und Fahrer verwaltet. Und für manche Betriebe kann auch eine Fakturierung der Transportaufträge Teil des Wunschprogramms Telematik sein.
Je nach Unternehmen sieht der Fuhrpark respektive die Fahrzeug-Flotte also sehr unterschiedlich aus. Entsprechend gibt es verschiedene Module, die ein Fuhrparkmanager in seinem Flottenmanagementsystem nutzt. Nicht alle Module sind für jeden Betrieb brauchbar - vor der Installation der Software müssen Sie somit analysieren, welche Daten Sie tatsächlich erfassen, speichern und auswerten wollen. Ein Zuviel an Modulen macht die Nutzung der Software unübersichtlich und zudem auch teuer. Wer sich auf das Wesentliche beschränkt und dafür seine Kosten regelmäßig analysiert, kann Kosteneinsparungen zwischen 30 und 60 Prozent erzielen.
Im Folgenden stellen wir sieben besonders geeignete Softwareprodukte für das Fuhrparkmanagement vor. Für einen schnellen Überblick sorgt unsere Bilderstrecke:
Fleetexpert.de
FleetExpert richtet sich an mittelständische Unternehmen mit einem kleinen, mittleren oder sehr großen Fuhrpark. Zwischen 10 und über 500 Fahrzeugen verwaltet die Flottenmanagement-Software von Fleetexpert ohne Probleme. Und vor allem für Umsteiger von Excel auf ein professionelles Fuhrparkmanagement ist Fleetexpert gut geeignet. Das zeigt sich schon, wenn Sie Ihre Fahrzeugstammdaten in Fleet OfficePro anlegen. Wenn Sie die Daten manuell anlegen wollen, unterstützt Sie ein Assistent bei der Dateneingabe.
Neben der Fahrzeugakte sind Termine und Reportings die Kernelemente der Flottenmanagement-Software von Fleetexpert. Die Berichte generieren sich aus den Fahrzeugakten, die mit einer Personalakte vergleichbar sind. Um das Berichtswesen in Form von Reportings optimal zu nutzen, sollten Sie sich vorher Gedanken zur Struktur Ihrer Furhparkdaten machen. Praktisch sind hierbei die fünf Freifelder. Mit Hilfe der Freifelder lassen sich später die Reports entsprechend filtern und gruppieren. Um ein wenig Hilfestellung beim Aufbau der Fuhrpark-Management-Software zu geben, bietet der Hersteller einen 22seitgen Leitfaden "Fuhrparkanalyse" mit fachlich fundierten Tipps an. Die Terminansicht hilft bei der Einsatzplanung Ihrer Fahrzeuge.
Über die Fleet Charts lässt sich der Fuhrpark gut analysieren. Bisher sind in die Fahrzeugverwaltungs-Software mehr als 20 aussagekräftige Fleet Charts integriert. Sie helfen, langfristig Kosten zu senken. Das Tool liefert Berichte zum Tankverhalten, dem Kraftstoffverbrauch und dem CO²-Ausstoß. Fleet OfficePro läßt sich dabei so einstellen, dass unerwünschte "Kostenarten" entsprechend angezeigt werden.
Schadens- und Dokumentenmanagement sind bei Fleet OfficePro im Preis inbegriffen - ein Service, der nicht bei allen Flottenmanagement-Softwareanbietern zu finden ist. Es gibt jedoch ein paar Zusatz-Apps, die einen Aufpreis kosten. So berechnet FleetExpert einen Obulus für die Kilometer App, die Online-Führerscheinkontrolle, die Reifen-App, die Online-Fahrzeugreservierung und die Online-Schadensmitteilung.
Flottenmanager
Die Fuhrpark Software verwaltet Fahrzeuge, Anhänger und Aufleger ebenso wie Tankkarten- und Strafzettel. Mandantenfähigkeit ist in allen Versionen (bis auf die kleinste Version Professional) optional erhältlich.
Weiter gibt es folgende Zusatzmodule für die beiden großen Versionen Enterprise und Ultimate: Fahrzeug- und Gerätedisposition, Poolmanagement, Webreservierung, CheckInOut, erweitertes Schadenmanagement, Werkstattauftrag, einen Webclient für die Bestandsabfrage und eine FAZ - Fahrerzeiterfassung.
Das Schadensmanagement notiert alle offenen und beseitigten Schäden chronologisch und erstellt eine Verknüpfung zum beteiligten Fahrer, vermerkt den voraussichtlichen Werkstattaufenthalt und die Ausfallzeit. So können Sie den Schadensumfang und den wirtschaftlichen Schaden erfassen und auswerten. Ein Dokumentenmanagement bietet die Software nicht, lässt sich jedoch via Schnittstelle mit Ihrem Firmen-Dokumentenmanagement koppeln. Dort können dann Fotos und Dokumente zu jedem Schadensfall hinterlegt werden.
Das Wichtigste schließlich ist der Report über die Kosten. Die Software zeigt die Kosten und die Laufleistung der Fahrzeuge im Vergleich an und listet die Gesamt-Fuhrparkkosten im laufenden Jahr im Vergleich zum Vorjahr auf. Der Fuhrparkwart kann sich die Fuhrparkgesamtkosten im laufenden Jahr nach Kostenstellen, nach Standorten, nach Fahrzeugmarken und -modellen oder nach Fahrzeugbauarten und nach Kraftstoffart anzeigen lassen. Außerdem liefert der Flottenmanager 2013 einen Flottenbericht aller aktiven Fahrzeuge mit Ausgabe der Kosten pro Kilometer, historisch und nach Zeitraum.
FuCoSys - Fuhrpark-Controlling-System
Das FuCoSys - kurz für Fuhrpark-Controlling-System - besteht aus 17 Modulen, die variabel zusammengestellt werden können. Die Fuhrparkmanagement Software richtet sich an Firmen mit einem großen Außendienst sowie an Service-Dienstleister, die ständig unterwegs sind.
FuCoSys verwaltet Fahrzeug- und Mitarbeiterdaten und zeigt, wo und wodurch Kosten entstehen. Die Software verwaltet alle Schäden und Reparaturen und ermöglicht eine nachvollziehbare Spesenabrechnung. Ein angegliedertes Dokumentenmanagement hilft, alle relevanten Papiere zu speichern.
Plus: Mit dem FuCoSys - Fuhrpark-Controlling-System können Sie Transportaufträge unter Verwendung von Tarifen und Frachtsätzen erzeugen und die Disposition der Fahrzeuge und Fahrer erledigen. Ferner erlaubt die Software die Fakturierung Ihrer Transportaufträge. FuCoSys ist als Einzel- oder Mehrplatzsystem einsetzbar.
Das Flottenmanagement der mobileObjects AG
Das Flottenmanagement der mobileObjects AG setzt sich aus einzelnen Modulen zusammen, der Anbieter unterscheidet zwischen Grundmodulen und optionalen Zusatzmodulen. Jeder Betrieb kann sich seine Module entsprechend seiner Nutzungsgewohnheiten selbst zusammenstellen. Der mobileServiceManager eignet sich für alle Unternehmen mit einem großen Pool an Außendienstlern wie Servicetechnikern, Monteuren oder Vertriebsmitarbeitern. Die Produktpalette reicht vom mobilen Auftragsmanagement über eine Vielzahl verschiedener Trackinglösungen bis zu einfach bedienbaren Apps. Als Hardware werden dabei bewährte Festeinbauten, traditionelle Ortungsboxen und aktuelle Smartphones und Tablets eingesetzt. Zu den Stärken von mobileObjects zählt die Vielzahl von Schnittstellen, so dass sich der Fuhrpark auch gut in andere kaufmännische Lösungen einbinden lässt. Das Auftragsmanagement übermittelt und überwacht Aufträge und Touren. Während der Auftrag ausgeführt wird, kann der Fahrtweg des Wagens verfolgt werden. Dabei ist es jederzeit möglich, eine Nachricht an die Fahrer zu übermitteln. Auswertungen analysieren den Benzinverbrauch und bewerten die Auftragslage und die Auslastungen des Fuhrparks. Fährt der Fahrer zu weit oder wird der Wagen gestohlen und verlässt ein bestimmtes Gebiet, erhält das Fuhrparkmanagement mittels "Geofencing", das sind virtuelle Grenzen, über die der Wagen nicht hinausfahren darf, eine Warnung. Dazu bietet die mobileObjects AG Ortungsboxen in verschiedenen Varianten an, sogenannte All-In-One-Geräte, mit und ohne Barcodescanner, Kamera, Telefon und Touchscreen-Funktion, die unter Windows mobile/CE, Android oder iOS laufen.
Schnittstellen zu bereits vorhandenen Dispositions-Software-Lösungen via XML oder SOAP sind optional. Auch eine Lademittelverwaltung, die Europaletten oder Gitterboxen etc. erfasst, lässt sich als Zusatzmodul integrieren. Ferner sind noch Mobiles Drucken etwa von Zollpapieren, Lieferscheinen oder sonstigen Frachtdokumenten und Mobiles Scannen zum Beispiel von Frachtbriefen, Begleitpapieren oder sonstigen Dokumenten optional. Und auch die Schadensdokumentation ist ein eigenes Modul, das nicht zur Grundausstattung gehört.
Webfleet von Tomtom Telematics
Tomtom Telematics bietet mit seiner Software-as-a-Service-Plattform Webfleet ein Online-Tool an, mit dem Sie Ihre Fahrzeugflotte rund um die Uhr von jedem PC aus verwalten können. Sie können den verschiedenen Fahrzeugtypen Symbole zuordnen und sich einen Überblick über die verschiedenen Fahrzeuggruppen verschaffen. Die Position jedes einzelnen Fahrzeugs wird automatisch auf der Karte aktualisiert. Mit ein paar Tastatureingaben haben Sie die Möglichkeit, Textnachrichten zu senden oder einen Fahrer umzuleiten.
Das TomTom Webfleet Dashboard zeigt Ihnen anhand von bis zu 18 Schlüsselindikatoren, welche Kosten entstehen. Kennzahlen wie beispielsweise privat zurückgelegte Strecken oder die Dauer einer Geschwindigkeitsüberschreitung zeigen Ihnen, an welchen Stellen Sie sparen können. Sie können jeden Schlüsselindikator (KPI) individuell festlegen und so die Leistung einzelner Mitarbeiter, eines Teams oder des gesamten Unternehmens mitverfolgen. Sie können die Fahrt- und Stillstandszeiten im Auge behalten. Insgesamt erlaubt es die Software, regelmäßige Effizienz-Reports zu erstellen.
Mit der neuen Webfleet Logbook-App können Ihre Fahrer ein Fahrtenbuch auf dem Mobiltelefon führen. Ihre Fahrer können sich die Tourdaten auf ihrem Telefon anzeigen lassen und Details durch einfaches Tippen hinzufügen. Die App unterstützt Ihre Fahrer und Ihr Unternehmen bei der Fahrtkostenerstattung und hilft bei der Einhaltung von Steuervorschriften.
eFuhrpark
eFuhrpark richtet sich an Gewerbebetriebe, mittelständische Unternehmen und Konzerne. Verwaltet werden je nach Lizenz 10, 20, 25, 50 oder 100 Fahrzeuge. Mit der Fuhrpark Software verwalten Sie alle Fahrzeuge von den Stammdaten über die Steuern und Termine bis zu den Unfallberichten. Für Privatpersonen, die bis zu fünf Autos verwalten wollen, ist eFuhrpark kostenlos. Ab Version 4.10 kann eFuhrpark portabel gemacht werden. Dies ermöglicht Ihnen die Software wirklich unterwegs (USB Stick, ext. Festplatte) zu verwenden und ohne Installation an verschiedenen Arbeitsplätzen zu verwenden.
Die Fleetmanagement Software erlaubt die Verwaltung von Fahrzeugen nach Standorten oder Mandanten. Neben allen Fahrzeugstammdaten können Sie in eFuhrpark auch Daten wie Tankungen, Reifensätze, Versicherungen, Leasing-Bedingungen, Steuern und vieles mehr speichern und auswerten. Mittels WebTanken können Tankeingaben über Tablet, Smartphone oder PC erfolgen. Weiter bietet die Flottenmanagementlösung mit eFahrtenbuch ein kostenloses digitales Fahrtenbuch. Mit der Software können Sie sämtliche privaten, beruflichen und geschäftlichen Fahrten verwalten. Neben dem Standard Modus gibt es einen Finanzamt-Modus. Ein Ausleihmodul ermöglicht das Buchen von Fahrzeugen. Ein Terminplaner gehört zu jeder guten Flottensoftware.Plus: Fahrzeuge vormerken, buchen und reservieren - alles kein Problem. Ungewöhnlich ist, dass sogar unterschiedliche Firmen auf einen gemeinsamen Fahrzeugpool zugreifen können. So können sich kleine Unternehmen sogar einen Fuhrpark teilen.
Fleet4You
Schmitz Cargo kommt traditionell aus dem Fahrzeugbau und ist vor allem auf Kühl-LKWs spezialisiert. Fleet4You ist das Info-Logistik-Portal für Fuhrpark-Manager. Die Software eignet sich vor allem für Speditionen, Transporteure mit nationalem und internationalem Verkehr und Kurierdienste - insbesondere, wenn die Fracht gekühlt bleiben muss.
Fleet 4You gibt einen ständigen Überblick über die Auslastung Ihrer Fahrzeuge. Entsprechend gut können Sie die Verfügbarkeit Ihres Fuhrparks managen und für eine optimale Auslastung sorgen. In Fleet4You können Sie alle Analysen und Darstellungen den Firmengewohnheiten entsprechend individuell gestalten. Reparaturen bzw. Wartungstermine können exakt geplant werden. Statt turnusgemäßer Intervall-Wartung optimieren Sie Ihre Flotte mittels bedarfsgerechter Wartung. Auch der Überblick über die gefahrenen Kilometer, leer und beladen, ermöglicht eine bessere Koordination und spart damit Ressourcen.