Wie so oft sind es die Kosten: Das Einsparpotenzial wird von den Unternehmen als wichtigstes Argument für den Umstieg von einer On-Premise-E-Mail-Software auf Google Apps aufgeführt. Einmal umgestiegen, würden die Firmen aber nicht mehr nur das Messaging-System von Google nutzen, sondern auch die anderen Collaboration-Lösungen, etwa Tabellenkalkulation, Textverarbeitung oder eine Anwendungg zum Erstellen von Präsentationen. Die durch den Einsatz von Collaboration-Tools gesteigerte Produktivität sei sogar noch höher zu bewerten als die Kostenersparnis, lautet die Quintessenz der Studie "Measuring the total economic impact of Google Apps". Forrester Consulting hatte dafür zahlreiche Tiefeninterviews mit IT-Verantwortlichen, sowie eine breitere Untersuchung mit 600 Anwendern von Google Apps durchgeführt.
Weniger Dokumentversionen, mehr Produktivität
Im Vergleich zu der vorhergehenden Umgebung konnten die befragten Organisationen mit Google Apps zwischen 38 und 56 Prozent Kosten sparen. Diese Ersparnisse ergeben sich aus den geringeren Kosten für Lizenzen und Infrastruktur und dem niedrigeren Aufwand für Administration, Wartung, Einspielen von Patches oder Upgrades. Auf der anderen Seite stehen laut Forrester die Vorteile für den Enduser wie höhere Produktivität, mehr Effizienz und Flexibilität.
Während die Befragten den niedrigeren Kosten im Bereich Messaging 45 Prozent Anteil an den "Key Benefits" von Google Apps attestieren, spielte die Kostenreduktion bei der Frage nach der Zusammenarbeit kaum eine Rolle. Nur ein Prozent berief sich auf einen dickeren Geldbeutel dank einer vereinfachten Administration der Collaboration-Sites. Vor allem der leichtere Umgang mit unterschiedlichen Versionen eines Dokuments, mit Änderungen und Abstimmungen scheint es den Google-Apps-Anwendern angetan zu haben: 30 Prozent der Befragten gaben diesen Punkt als einen wesentlichen Vorteil an. Weiterhin wurden von den befragten Unternehmen die vereinfachte und effizientere Kommunikation mit externen Partnern oder Zulieferern hervorgehoben.
ROI über 300 Prozent, Break-Even-Punkt unter sieben Monaten
Schließlich hat Forrester Consulting hochgerechnet, ob sich der Umstieg auf Google Apps for Business für Firmen auch finanziell lohnt. Ausgangspunkt für die Untersuchung war ein typisches größeres Unternehmen mit rund 18.000 Mitarbeitern und Niederlassungen rund um den Globus. Laut der Hochrechnung der Analysten liegt der ROI bei der Migration von Google Apps bei mehr als 300 Prozent. Das heißt, jeder für Google Apps ausgegebene Euro bringt weitere drei Euro ein. Der Break-Even-Punkt, also der Zeitpunkt, ab dem sich die Investition in Google Apps amortisiert, liegt laut Forrester bei unter sieben Monaten.