Bei dem Gesundheitskonzern läuft der weltweite Rollout von Office 365 als Workplace. Stefan Eder, Director of Infrastructure Services, zieht eine Zwischenbilanz.
Im Februar 2014 startete der Rollout, Ende 2016 soll er abgeschlossen sein. "Es läuft gut. Aber wir haben die Komplexität unterschätzt“, sagt Stefan Eder
Zwar sind die Server weg, doch bei der Cloud liegen die Herausforderungen in den Prozessen drumherum
Die IT-Teams mussten plötzlich "ziemlich nah" zusammenarbeiten, über Abteilungsgrenzen hinweg entstanden virtuelle Teams
Lync und OneNote haben sich zu neuen Produktivitätstools entwickelt, Mitarbeiter fragen jetzt von selbst nach diesen Collaboration-Tools
Der Medizinhersteller Paul Hartmann AG verarztet sämtliche 6000 Endanwender mit neuen Workplaces. Zu größeren Unfällen kam es bisher nicht. Foto: Paul Hartmann AG
Von der modernen Wundbehandlung bis zum kundenspezifischen OP-Komplettset versorgt die Paul Hartmann AG auf der schwäbischen Alb die Welt mit Systemlösungen für Medizin und Pflege. Das Unternehmen, 1867 gegründet, beschäftigt heute mehr als 10.000 Mitarbeiter in 32 Ländern, darunter in Hong Kong/China, den Arabischen Emiraten und Südafrika. 2011 entstand in Heidenheim der Plan, den IT-Workplace weltweit neu auszurichten. Das SAP-System beispielsweise funktionierte zentral. Ganz anders die Workplaces: Hier pflegte jedes Land seine eigene Lösung. Um Services und Anwendungen zentral bereitstellen zu können, entschied man sich zum Rollout von MicrosoftOffice 365.
Office 365, Sharepoint sowie System Center und Skype for Business
Im Herbst 2015 zieht Stefan Eder, Director of Infrastructure Services, im Gespräch mit cio.de ein erstes Zwischenfazit: "Es läuft gut. Aber wir haben die Komplexität unterschätzt." Im Februar 2014 startete der Rollout mit 50 Pilot-Nutzern in Heidenheim. Das Jahr 2016 wird man wohl noch brauchen, bis das Projekt abgeschlossen ist. Das Besondere dabei: der ganze Konzern wird den ganzen Stack einführen. Im Einzelnen geht es um folgende Produkte: Microsoft Office 365 Professional Plus, Exchange Online, Sharepoint Online sowie System Center 2012 R2 und Skype for Business 2013.
"Es läuft gut. Aber wir haben die Komplexität unterschätzt", sagt Stefan Eder, Director of Infrastructure Services bei der Paul Hartmann AG. Foto: Paul Hartmann AG
"Mal weltweit alle Workplaces austauschen, so etwas hatte vorher keiner von uns gemacht", erinnert sich der Infrastructure Services-Chef. Nach einigen pragmatischen Selbstversuchen - wie setzt man so ein Projekt überhaupt auf? - holte sich Eder Unterstützung von der Beraterfirma Lexta aus Berlin dazu. Denn vor dem Wechsel in die Cloud musste die IT erst einmal cloud-ready gemacht werden.
Das große "Aber" bei Cloud sind die Prozesse
Die größte Herausforderung formuliert Eder so: "Die Cloud kommt eben nicht aus der Steckdose." Zwar seien die Server weg, aber auch die Cloud müsse betrieben werden. Eder zeigt sich von Microsofts Produkten überzeugt. Das große "Aber" liegt in den Prozessen drumherum.
Bei Hartmann hieß das konkret, dass die verschiedenen IT-Teams auf einmal "ziemlich nah" zusammenarbeiten mussten. Über Abteilungsgrenzen hinweg entstanden virtuelle Teams. "Zum Beispiel ADFS (Active Directory Federation Services)", erklärt Eder. "Hier befindet sich ja der Knoten zwischen Cloud und Active Directory. Das hat auch mit Zertifikaten zu tun, also braucht man dann auch die Sicherheitsspezialisten. Wenn es dann einen Incident gibt - wer ist dann eigentlich der Prozess-Owner?" Die Umstellung von dezentraler auf zentrale IT bezeichnet er als großen Change.
Mit dem Wort Scrum kann niemand was anfangen
Dabei interessieren Eder neudeutsche Buzzwörter wie Agile wenig. "Wir sind nicht hingegangen und haben gesagt, wir machen jetzt Scrum", berichtet er, "damit können die Leute nichts anfangen." Faktisch hat das Unternehmen genau das aber umgesetzt: Die beteiligten Mitarbeiter wurden aus ihren bisherigen Teams herausgezogen und physisch in einen anderen Raum gesetzt. Man hat mit Sprints gearbeitet und vor allem mit Prototypen. Das lief frei nach dem Motto "Zu diesem Zeitpunkt sollte der erste Prototyp live gehen, zu jenem der Zweite" und so weiter.
Eder spricht mit Blick auf die erreichte Cloud-Readyness heute von einem Quantensprung. 2013 hat Hartmann IBM Notes durch Microsoft Exchange Online ersetzt. Gleichzeitig migrierte das Unternehmen in Heidenheim 200 User von der klassischen Telefonanlage zu einer hybriden UC-Lösung auf Basis von Microsoft Lync 2013. Aus dem Active Directory Forest der jeweiligen Länder-Domänen entstand eine einheitliche Domänen-Struktur. "Wir brauchen alle User in einer Domäne, denn wir hatten ja vorher keine Möglichkeit, Software weltweit zu verteilen", sagt Eder. Ein Identity-Management war für SAP bereits vorhanden und wird jetzt für die Microsoft-Welt mitgenutzt. Durch den Einsatz von System Center Configuration Manager R2 zentralisiert Hartmann das Client-Management.
Die Top-CIOs der Gesundheitsbranche
Stefan Henkel, Siemens Healthineers Stefan Henkel ist CIO von Siemens Healthineers. Stefan Henkel absolvierte sein Studium in Wirtschaftswissenschaften an der Universität Bamberg, wo er ebenfalls seine Promotion abschloss. Nach Stationen als Lehrbeauftragter und selbstständiger IT-Berater, startete er im Jahr 1996 seine berufliche Laufbahn bei Siemens Management Consulting in München. Bereits 1997 übernahm er die Leitung der Supply Chain Beratung im Bereich Corporate Procurement and Logistics. Nach weiteren leitenden Positionen in verschiedenen Abteilungen wechselte er 2006 in den Bereich Customer Services der Healthcare-Sparte. Dort verantwortete er weltweit "Product Support" und den "Siemens Remote Service". Nachdem er ein unternehmensweites Transformationsprojekt erfolgreich leitete, übernahm Stefan Henkel 2011 die Position des Leiters für Customer Relationship Management Operations. Daraufhin übernahm er die Verantwortung als Leiter der IT und seit 2018 besetzt Stefan Henkel die Position des CIO von Siemens Healthineers.
Hans-Ulrich Prokosch, Uniklinikum Erlangen Hans-Ulrich Prokosch ist CIO am Uniklinikum Erlangen und Inhaber des Lehrstuhls für Medizinische Informatik an der Universität Erlangen-Nürnberg. Bis 2003 war er Professor für Medizinische Informatik an der Universität Münster. Prokosch hat Mathematik studiert, dann einen Doktor in Humanbiologie gemacht und sich anschließend im Fach Medizinische Informatik habilitiert.
Markus Balser, Rhön Klinikum AG Markus Balser ist seit Februar 2018 Konzernbereichsleiter IT/Konzern-EDV an der Rhön-Klinikum AG. Zuvor war er seit 2008 bei der Accenture GmbH als Managing Director im Bereich Technology Strategy verantwortlich für Enterprise Architecture & Application Strategy im deutschsprachigen Raum.
Andreas Strausfeld, Bitmarck Holding Im Juli 2014 ist Andreas Strausfeld zum Geschäftsführer der Bitmarck Holding GmbH aufgestiegen. Damit steht er dem IT-Dienstleister für Krankenkassen vor. Andreas Strausfeld ist seit 2008 als Geschäftsführer bei der Bitmarck Holding GmbH und seit 2010 bei der Bitmarck Vertriebs- und Projekt GmbH aktiv. In gleicher Funktion war er in Personalunion auch von 2012 bis 2013 bei der Bitmarck Software GmbH tätig. 2018 wurde sein Vertrag bei Bitmarck vorzeitig um vier Jahre bis 2024 verlängert.
Ingo Elfering, Fresenius Seit Juli 2020 besetzt Ingo Elfering den neu geschaffenen CIO-Posten bei der Fresenius Gruppe. Der gelernte Wirtschaftsinformatiker soll die globalen IT-Aktivitäten des Konzerns koordinieren und weiterentwickeln. Zudem übernimmt er die Leitung der IT-Dienstleistungs-Tochter Fresenius Netcare, die mittlerweile in Fresenius Digital Technology umbenannt wurde. Elfering berichtet an den Finanzvorstand.
Holger Witzemann, AOK Systems Holger Witzemann ist seit Mai 2016 Geschäftsführer der AOK Systems. Der Diplom-Ingenieur für Technische Informatik war vorher Geschäftsführer im Bitmarck-Konzern in Essen, einem IT-Anbieter für Betriebs-, Innungs- und Ersatzkassen sowie die DAK-Gesundheit und weitere Ersatzkassen. Witzemann verantwortet nun die Softwareentwicklung für die gesamte AOK-Gemeinschaft, die BARMER, die BKK Mobil Oil, die VIACTIV Krankenasse und die Hanseatische Krankenkasse.
Jens Schulze, Universitätsklinikum Frankfurt am Main Jens Schulze ist seit September 2019 CIO und Leiter des Dezernats für Informations- und Kommunikationstechnologie (DICT) im Universitätsklinikum Frankfurt. Sein Vorgänger Martin Overath ist jetzt Geschäftsleiter Medizinischer Arbeitsplatz beim Softwarehersteller Knowledgepark. In seiner Rolle verantwortet Schultz alle Bereiche der administrativen und klinischen IT inklusive der Telekommunikation. Er berichtet an den kaufmännischen Direktor als Mitglied des Vorstands. Für seine Leistungen als CIO der Uniklinik Leverkusen (2013-2019) wurde Jens Schulze beim CIO des Jahres 2019 in der Kategorie Public Sektor ausgezeichnet.
Michael Kraus, Universitätsklinikum Freiburg Michael Kraus ist seit August 2014 für die IT am Universitätsklinikum Freiburg verantwortlich. Bereits seit 2009 war er stellvertretender Leiter des Klinikrechenzentrums. Nach seinem Physik-Studium und einer Promotion im Bereich der Systembiologie war Kraus wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Medizinischen Fakultät der Universität Freiburg. 1996 wechselte er als IT-Leiter in die Universitätsverwaltung und verantwortete dort ab 1999 als Dezernatsleiter neben der IT für das Campus Management die Bereiche Controlling, Organisation und Neue Medien.
Rudolf Dück, UKSH IT-Chef am Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) ist seit Januar 2019 Rudolf Dück. Er übernahm die Leitung der Stabsstelle Informationstechnologie. Zugleich ist er Geschäftsführer der UKSH Gesellschaft für IT Services mbH (ITSG) sowie der Gesellschaft für Informationstechnologie (GfIT). Davor war Dück als Leiter des Bielefelder IT-Servicezentrums (BITS) an der Universität Bielefeld tätig.
Manfred Criegee-Rieck, Klinikum Nürnberg Manfred Criegee-Rieck leitet seit Juni 2017 die IT des Klinikums Nürnberg. Der neue IT-Leiter ist Nachfolger des langjährigen CIOs Helmut Schlegel. Er kommt von den Franziskanerbrüdern vom Heiligen Kreuz, wo er Gesamtleiter IT war.
Heiko Reinhard, Ottobock Heiko Reinhard ist seit Mai 2018 neuer CIO beim Duderstädter Medizintechnik-Hersteller Ottobock. Er war bislang als CEO des IT-Dienstleisters Sycor, der IT-Tochter von Ottobock, in Amerika und als IT Director North America für Ottobock tätig.
Patrick Wenz, Universitätsmedizin Mainz Patrick Wenz leitet die IT der Universitätsmedizin Mainz bis Ende 2023 im Interim.
Jan Vitt, Universitätsmedizin Mainz Ab Januar 2024 soll Jan Vitt die IT der Universitätsmedizin Mainz leiten.
Aude Vik, Techniker Krankenkasse Seit Anfang 2024 ist Aude Vik Geschäftsbereichsleiterin Informationstechnologie bei der Techniker Krankenkasse.
Gunther Nolte, Vivantes-Klinik Gunther Nolte ist schon seit 2001 IT- und TK-Direktor beim Gesundheitsnetzwerk Vivantes. Der Diplom-Informatiker arbeitete nach seinem Studium zunächst als Softwareentwickler in einem Systemhaus. Zwischen 1986 und 2001 war er unter anderem als Projektleiter für den Aufbau eines Tumorregisters am onkologischen Schwerpunkt Klinikum Kassel verantwortlich.
Dirk Herzberger, Helios Kliniken Seit 1998 leitet Dirk Herzberger die IT der Klinikkette Helios, die seit 2005 zu Fresenius gehört. Mit seiner Abteilung "Zentraler Dienst IT" stellt er dem gesamten Unternehmen die PC-gestützte Infrastruktur zur Verfügung - das reicht von medizinischen Dokumentationssystemen über die IT für Abrechnungen bis zu Telemedizin-Lösungen. Diplom-Ingenieur Herzberger war zuvor sechs Jahre Leiter EDV der Asklepios Neurologischen Klinik Bad Salzhausen und ab 1993 am Aufbau der Zentrale Dienste EDV der Asklepios Gruppe beteiligt. Zwischen 1988 und 1992 arbeitete Herzberger als Entwicklungsingenieur in der Forschungs- und Entwicklungsabteilung sowie in der Abteilung Technische EDV der Firma Weiss Umwelttechnik.
Franz-Helmut Gerhards, DAK Franz-Helmut Gerhards ist seit Oktober 2016 CDO und Mitglied der Geschäftsleitung der DAK-Gesundheit in Hamburg. Er ist für die unternehmensweite digitale Transformation der Krankenkasse verantwortlich. Dazu gehört neben der strategischen Ausrichtung der DAK den Aufbau eines digitalen Ökosystems sowie die digitale Transformation aller relevanten Kundenprozesse mit dem Fokus auf die Kundenorientierung. Zudem verantwortet Gerhards den mit der Digitalisierung verbundenen kulturellen Wandel und leitet die Digitale Fabrik, die als interner Inkubator die digitale Transformation der Kasse operativ gestaltet.
Henning Schneider, Asklepios Konzern Henning Schneider hat im Oktober 2016 die Leitung des Konzernbereichs IT im Asklepios Konzern übernommen. Er folgt auf Martin Stein, der das Unternehmen verlassen hat, um als Kaufmännischer Geschäftsführer des Gemeinschaftsklinikums Mittelrhein tätig zu sein. Schneider wechselte vom Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) zu Asklepios. Am UKE leitete er seit 2012 als CIO den Geschäftsbereich Informationstechnologie. Bereits seit 2008 trug er dort Verantwortung für die medizinischen IT-Systeme und die Umsetzung der elektronischen Patientenakte.
Martin Peuker, Charité Martin Peuker ist CIO der Berliner Charité. Große Hoffnungen setzt Peuker in die europäische Cloud-Initiative Gaia-X, die allmählich Formen annimmt: "Von Gaia-X könnte der gesamte Health-Sektor profitieren", ist er überzeugt. Die Charité unterstütze die Initiative schon jetzt aktiv. Bisher kommen Cloud-Ressourcen ausschließlich im Verwaltungsbereich der Charité zum Einsatz.
Kurt Kruber, Klinikum der Universität München Seit Dezember 2012 verantwortet Kurt Kruber am Klinikum der Ludwig-Maximilians-Universität Medizintechnik und Informationstechnik. Beide Ressorts sollen unter der Führung des 49-Jährigen näher zusammenrücken, wie sich auch an der Agenda des IT-Chefs zeigt: Eines seiner Projekte ist das Zusammenführen der Mitarbeiter aus diesen Bereichen.
Bernd Christoph Meisheit, Sana Kliniken Bernd Christoph Meisheit ist seit August 2009 Geschäftsführer bei der IT-Tochter der Sana Kliniken. Meisheit stieß damals zu Gerald Götz, der die Sana IT Services bereits zwölf Jahre lang leitete, und formte mit ihm eine Doppelspitze. Seit Götz Sana im Herbst 2010 verlassen hat, leitet Meisheit die IT des Klinikbetreibers allein. Meisheit war zuvor IT-Verantwortlicher des Klinikverbandes St. Antonius und Geschäftsführer der Gesellschaft für Information und Technologie im Gesundheitswesen in Wuppertal. In den Jahren 2000 bis 2008 war er CIO der MTG Malteser Trägergesellschaft und Mitglied des Kooperationsrates der Deutsche Malteser GmbH. In dieser Funktion wurde er 2007 von unserer Schwesterpublikation Computerwoche für ein Rechenzentrumsprojekt zum Anwender des Jahres in der Kategorie IT-Performance gekürt. Von 1992 bis 1997 war er Leiter der Abteilung IT und Organisation und ab 1998 stellvertretender Leiter der Hauptabteilung Finanzen, Unternehmensrechnung und Informationssysteme der Flughafen Köln/Bonn GmbH. Meisheit hat in Köln die Fächer Nachrichtentechnik und Informationsverarbeitung studiert.
Lync und OneNote sind die neuen Produktivitätstools
"Lync und OneNote sind jetzt Produktivitätstools geworden, wie wir uns das vorher gar nicht vorgestellt haben", beobachtet Eder, "die Mitarbeiter kommen von selbst und fragen, ob sie nicht mehr Sharing machen können." OneDrive war als Ablösung der Homeshares von Anfang an mit im Paket, die Nutzer verfügen über keine Homelaufwerke mehr.
Eders Blick nach vorne richtet sich jetzt auf Sharepoint und ein geplantes neues Intranet im Dezember. Das wird der nächste große Sprung, ist er überzeugt. "Wir haben lang an der Konzeption von Sharepoint gearbeitet und rollen das jetzt aus, etwa 200 Seiten sind bereits live."
6000 Nutzer an 32 Standorten
Ein Blick auf die Roadmap zeigt, dass derzeit rund 3100 User an 16 Standorten migriert sind, insgesamt geht es um 6000 Nutzer an 32 Standorten. Die Hälfte ist also geschafft. Eder bezeichnet den Wechsel auf Office 365 als "reibungslos". Hier kommt der Unternehmens-IT die private IT-Nutzung zugute, glaubt er. Auch die älteren Mitarbeiter hätten zu Hause ihren Account bei Amazon oder bei Web.de und wüssten, dass sich eine Benutzeroberfläche eben mal ändert.
Natürlich verspricht sich das schwäbische Unternehmen Kostenvorteile von der Umstellung. Die zu beziffern, ist zum jetzigen Zeitpunkt aber noch zu früh, sagt Eder. Der Business Case verfolge einen anderen Ansatz: Vor allem die Modernisierung der Workplaces gemäß "State of the Art" stand im Vordergrund. Klar ist, dass mit dem Wechsel in die Cloud weltweit lokale Infrastruktur eingespart wird, ebenso Administration und damit Personalkosten.
"WhatsApp ist verboten"
Den großen Vorteil erwartet Eder in puncto Geschwindigkeit beim Rollout neuer Lösungen. Ein weiterer Aspekt ist die leichtere Integration mobiler Endgeräte. Die meisten Angestellten arbeiten mit dem iPhone, einige mit dem iPad. Seit rund einem Jahr gibt es das WindowsPhone - und noch immer einige alte Blackberrys. Die Geräte gehören dem Unternehmen und werden auch so gehandhabt, also samt Mobile Device Management-Lösung und Policies. "WhatsApp ist verboten", stellt Eder klar. Hartmann lässt die Mitarbeiter unterschreiben, dass sie über die Nutzungsrichtlinien aufgeklärt wurden.
Wunder Punkt Datenschutz und Sicherheit in der Cloud
Ein weiterer wunder Punkt kreist um Sicherheit und Datenschutz in der Cloud. "Hier gibt es eine Gefühlslage und eine rechtliche Lage", stellt Eder fest. Nach eingehender Prüfung der Verträge durch externe Spezialisten wurden diese für gültig befunden. Hartmann ordnet seine Daten in vier Klassen ein, Informationen aus der höchsten Klasse - etwa Patientendaten - dürfen nicht in Office 365-Diensten gespeichert werden. Mitarbeiter dürfen diese daher auch nicht per Mail versenden.
Die Entscheidung für Microsoft fiel bei der Paul Hartmann AG schnell. Als mögliche Alternative galt lediglich IBM. An die Vollständigkeit der Microsoft-Lösung reichte aber dessen Angebot nicht heran. "IBM hat jetzt mit einer Plattformlösung nachgezogen", erkennt aber Matthias Seidl von Hartmanns externer Beraterfirma Lexta an.
Im Rückblick würde Eder nicht viel ändern wollen. "Ich würd's gern schneller machen", schmunzelt er, "aber dafür müsste man natürlich auch mehr Geld in die Hand nehmen."
Hartmann AG | Projekt: Workplace Office 365
Branche
Gesundheit
Zeitrahmen
2013-2016
Mitarbeiter
20
Aufwand
Migration von bis zu 80 Usern pro Tag
Produkte
Office 365, Dell One Identity Manager, System Center Configuration Manager 2012 R2