Seit Anfang des Jahres hat Georg Reul, Generalbevollmächtigter und Verantwortlicher für Datenverarbeitung, eine Sorge weniger. Im November 2004 wurde beschlossen, dass die IVG Immobilien AG ihre sämtlichen IT- und Kommunikations-Dienstleistungen ab 1. Januar 2005 nach außen gibt. Die Telekom-Tochter T-Systems übernahm von der Immobiliengesellschaft den gesamten IT-Betrieb des Unternehmens - inklusive der 25 Mitarbeiter der bisherigen IT-Tochter IVG Infotech. T-Systems wird für die kommenden zehn Jahre alle europäischen Standorte der IVG betreuen. Rund 7 Millionen Euro beträgt das IT-Budget der IVG, das jetzt hauptsächlich an T-Systems geht.
„Wir haben nicht so viele Mitarbeiter, aber einen großen Informationsbedarf und sind sehr kapitalintensiv“, beschreibt Reul den Kern des Immobilien-Unternehmens. „So haben wir nur etwa 200 User mit SAP“, berichtet Reul. Das war der Hauptgrund für die Outsourcing-Entscheidung. „Das sind zuwenig Leute, um SAP in Hinblick etwa auf Lizenzgebühren und Anpassungen bei uns kostenbewusst betreiben zu können“, sagt Reul.
Für viele potenzielle Outsourcing-Dienstleister war der SAP-Bereich von IVG allerdings zu klein. „Es war bald klar, dass wir beim Outsourcing auch über die IT-Mitarbeiter reden müssen“, sagt Reul. T-Systems war am Ende einer von zwei möglichen Partnern für die IVG. Der Telekom-Dienstleister betreut auch die IT der Telekom-Immobilientochter mit rund 6000 Usern. „Es bestand deshalb dort auch großes Interesse an unserem Know-How“, sagt der IT-Verantwortliche Reul. „Wir waren nämlich in manchen Anpassungen von SAP schon recht weit. So haben wir etwa das Flächenverwaltungstool für Immobilien SAP RE-FX zusammen mit SAP entwickelt.“
Zuverlässige und sichere Dienstleistungen zu geringeren Kosten verspricht sich das Immobilienunternehmen von dem Deal. „Wir erhalten die Leistungen von T-Systems zu geringeren Gesamtkosten pro Arbeitsplatz als bisher.“ Mit rund 20 Prozent Einsparungen rechnet der gelernte Betriebswirt Reul in Zukunft. „Die Summe kommt aber erst in zwei Jahren vollständig zum Tragen, wenn auch die Hardware standardisiert ist.“
Das Angebot von T-Systems biete den Mitarbeitern zudem mehr Flexibilität. „Es waren alle zufrieden, es gab keine Widersprüche.“ Die 25 Mitarbeiter mussten nicht ihren Arbeitsplatz wechseln, sondern nur den Arbeitgeber. Sie betreiben jetzt das Rechenzentrum im Haus im Namen von T-Systems.
Worauf Reul auch stolz ist: IVG und T-Systems haben ihr Outsourcing-Modell auf Basis eines neuartigen Konzepts entwickelt. Der Kölner IT-Dienstleister Arxes NCC AG sowie Vertragsspezialisten eines Rechtsanwaltsbüros haben die IVG beim Entwickeln von funktionalen Service Level Agreements unterstützt. Diese regeln nicht nur die Verfügbarkeit der Technik. Sie definieren vor allem, wie T-Systems die einzelnen Geschäftsprozesse der Immobilienfirma unterstützen muss.
Reul: „Wir nehmen die Leistung ab Desktop ab, die sich an den Prozessen orientiert; sie ist für uns dadurch immer an einzelnen Punkten messbar. Es ist für uns bedeutungslos, wie T-Systems das macht.“ Der IT-Verantwortliche ist davon überzeugt, dass dieses Modell die Zukunft bei Outsourcing-Verträgen ist: „Nur so kann man die Verträge handhaben, ohne doch wieder eine eigene IT-Abteilung vorhalten zu müssen“, sagt er.
Bei der IVG gibt es nur noch einen Mitarbeiter, der die Verträge überwacht. In einem monatlich tagenden Lenkungsausschuss werden mit dem Outsourcer Probleme und neue Projekte besprochen. Bisher läuft alles rund. „Wir hatten in den vergangenen vier Monaten nur zwei Einzelfälle, wo die SLAs nicht eingehalten wurden“, sagt Reul.
Als weitere wichtige Projekte neben dem Komplett-Outsourcing nennt Reul auch die Einführung von SAP HR für das Personalwesen und des Flächenverwaltungstools SAP RE-FX für Immobilien – Projekte, die beide 2004 abgeschlossen wurden. In den kommenden anderthalb Jahren wird die IVG Immobilien AG ein Dokumentenmanagement-System von Saperion in Betrieb nehmen. Ein eingekauftes Programm für das Fondsmanagement soll den Workflow wie den Versand der Geschäftsberichte und die Ausschüttungen unterstützen. „Wir haben auf dem Markt lange danach gesucht, jetzt haben wir eines gefunden, das zu uns passt“, sagt Reul.
Ansonsten arbeitet das Unternehmen - abgesehen von SAP in Rechnungswesen und Controlling - hauptsächlich mit der Bürosuite Office von Microsoft auf Dell-PCs. Eine Hardware-Umstellung durch T-Systems ist für das dritte Quartal dieses Jahres geplant. „Wir wissen noch nicht genau, was wir bekommen“, sagt Reul. Aber so viel scheint sichert: dass der Outsourcing-Partner die günstigen Telekom-Konditionen bekommen wird.