Zudem kennt kaum eine Gemeinde die realen Kosten ihrer Leistungsprozesse. Auch in Sachen E-Government sind sich die kommunalen Entscheidungsträger zwar des Potenzials für Innovationen bewusst. Dennoch untersuchen die wenigsten ihre E-Government-Projekte auf ihre wirtschaftliche und strategische Bedeutung.
Die meisten Möglichkeiten, ihre Kosten zu reduzieren, sehen die Gemeinden in der Verwaltung selbst. So wollen 87 Prozent der Befragten ihre Druckkosten senken. 59 Prozent wollen die Kosten für Organisations- und IT-Services reduzieren.
Bei der Leistungssteigerung haben die Studienteilnehmer keine eindeutigen Schwerpunkte gesetzt. Knapp ein Drittel will die Organisations- und IT-Services leistungsfähiger machen. 73 Prozent wollen gleichzeitig die Qualität in diesem Bereich steigern.
Prozessoptimierung soll Bürgerfreundlichkeit steigern
Fast drei Viertel haben in den vergangenen fünf Jahren bei Restrukturierungsmaßnahmen ihre Prozesse optimiert. Damit verbunden, haben sie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten reduziert. So wollen die Kommunen insgesamt eine Serviceverbesserung erreichen. Deshalb steht die Prozessoptimierung bei den Bürgerservices ganz oben auf der Agenda. Doch auch bei Organisations- und IT-Services, Beschaffung und Immobilienverwaltung sehen sie ein hohes Optimierungspotenzial.
Allerdings erfüllt nur eine Minderheit eine wichtige Voraussetzung für die Prozessoptimierung. Nur zwölf Prozent kennen ihre tatsächlichen Leistungserstellungskosten. Zehn Prozent gaben an, keine oder fast keine Kenntnisse über die eigenen Prozesskosten zu haben. Sie wollen dieses Defizit aber künftig beheben.
Zur Erhebung der erforderlichen Daten setzen 58 Prozent Arbeitsgruppen und Task Forces ein. Nur 39 Prozent nutzen Software-Tools zur Prozessdarstellung. Immerhin ein Viertel glaubt, auch ohne standardisierte Werkzeuge auskommen zu können.
22 Prozent setzen eine Prozesskostenrechnung ein. Weitere 30 Prozent planen deren Einführung. Allerdings möchten ebenso viele auch künftig auf eine Prozesskostenrechnung verzichten. Mit Zertifizierung, Prozesshandbuch und -Roadmap haben sich weit über ein Drittel der Kommunen überhaupt noch nicht beschäftigt.
IT-Outsourcing spielt nur eine untergeordnete Rolle
Insgesamt stehen die Gemeinden dem Thema Outsourcing positiv gegenüber. Immerhin 87 Prozent haben bereits entsprechende Projekte umgesetzt. Für nur drei Prozent ist das Thema negativ besetzt.
Die Outsourcing-Aktivitäten der Kommunen konzentrieren sich hauptsächlich auf Immobilienreinigung, Abfallentsorgung sowie Wirtschafts- und Tourismusförderung. Organisations- und IT-Services haben 28 Prozent ausgelagert. 59 Prozent gaben an, in diesem Bereich Kosten senken zu wollen. 70 Prozent wollen gleichzeitig die Qualität und die Effizienz ihrer IT erhöhen.
Bei der Wahl eines Outsourcing-Partners zählen dessen Branchenkenntnis, Projekterfahrung und Flexibilität mehr als der Preis
Das Thema Outsourcing als Innovationstreiber wird nach Meinung der Studienautoren derzeit unterbewertet. Gerade in den Bereichen, in denen sowohl Leistungsausbau als auch Kostensenkung erfolgen sollen, kann demnach die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner der Schlüssel zum Erfolg sein.
Unklare Zuständigkeiten für E-Government
Bei der Verwaltungsmodernisierung spielt E-Government nach Angaben der befragten Kommunen eine große Rolle. Mit Hilfe von Verwaltungs- und Kommunikationstechniken sollen Verwaltungs- und Regierungsprozesse effizienter gestaltet werden. Das betrifft interne Prozesse ebenso wie die Beziehungen zur Wirtschaft und zur Bevölkerung.
Die Zuständigkeit für E-Government ist in den Kommunalverwaltungen nicht klar geregelt. Dieses Thema wird innerhalb der Kommunen sehr uneinheitlich gehandhabt. 30 Prozent haben einen internen E-Government-Beauftragten. Bei 37 Prozent ist der Verantwortliche für Organisation/IT zuständig. Bei einem Viertel ist die Zuständigkeit nicht geklärt.
Am weitesten verbreitet sind E-Government-Lösungen zur Zeit bei den Bürgerservices. Denkbar sind solche Lösungen der Studie zufolge aber in allen kommunalen Bereichen. Das erklärte Ziel ist, alle Möglichkeiten der Kostensenkung auszuschöpfen sowie Qualität und Service zu optimieren.
Im Gegensatz zum Outsourcing wird E-Government auch als Instrument zur Entwicklung innovativer Verwaltungsprozesse gesehen. Neue Einnahmequellen sollen durch E-Government ebenfalls erschlossen werden.
Trotz der hohen Erwartungen, die mit dem Thema E-Government verbunden sind, hapert es auch hier an einer Projektevaluation. 39 Prozent der Befragten ermitteln die Wirtschaftlichkeit ihrer Projekte nicht. Weitere 48 Prozent verzichten bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung auf standardisierte Instrumente.
Alle Befragten stimmen darin überein, dass interkommunale Kooperationen im Bereich E-Government immer wichtiger werden. Besonders bei Querschnittfunktionalitäten gibt es bereits erfolgreiche Kooperationsmuster. 46 Prozent kooperieren innerhalb ihrer E-Government-Vorhaben.
Potenziale nutzen
Kommunen haben, wie die Studie zeigt, eine klare Vorstellung davon, in welchen Handlungsfeldern sie Kosten optimieren und in welchen sie Qualität verbessern wollen. Das sollte nach Meinung der Verfasser der Studie fortgesetzt werden. Sie schlagen zudem vor, Outsourcing verstärkt für innovative Projekte zu nutzen.
Bei allen Projekten, ob Outsourcing oder E-Government gilt für sie, dass qualifizierte Mitarbeiter mit einem geeigneten Instrumentarium "den strategischen Erfolgsbeitrag prüfen müssen". Wenn die strategische Richtung stimme, könnten Kommunen künftig noch größere Erfolge in Bezug auf Kostenreduzierung und Qualitätsverbesserung erzielen, schreiben die Studienautoren.
Die Studie wurde gemeinsam von der KGSt und dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation mit Unterstützung der Deutschen Post erstellt. Es wurden 297 Städte und Landkreise befragt. Der Rücklauf lag bei 35 Prozent. Das entspricht 105 Antworten.