Die Analysten verstehen Information Lifecycle Management (ILM) als Weiterentwicklung eines reinen Data Managements. ILM umfasst demnach zum Beispiel folgende Fragen: Welche Informationen müssen wie lang archiviert werden? Wie schnell muss auf welche Daten zugegriffen werden können? Wie sicher sind welche Informationen zu archivieren? Wolfram Funk, Senior Advisor bei Experton, drückt es so aus: "Bei ILM geht es darum, mit den Daten zu interagieren."
In der Studie gibt rund ein Viertel aller Befragten an, Information Lifecycle Management sei im Betrieb derzeit "punktuell" umgesetzt. Nur eine kleine Spitze von dreieinhalb Prozent sieht ILM bereits komplett unternehmensweit im Einsatz. Mit 48 Prozent erklärt fast jeder Zweite, das Thema solle "langfristig" angegangen werden. 22 Prozent haben ILM überhaupt nicht auf der Agenda.
ILM soll Datensicherheit unterstützen
Vorreiter in Sachen Information Lifecycle Managment sind nach Angaben der Analysten vor allem große Unternehmen. Mittelständler zeigen erheblichen Nachholbedarf.
Die Autoren der Studie wollten wissen, bei welchen IT-Herausforderungen CIOs Unterstützung von ILM erwarten. Ganz oben steht der Punkt Business Continuity beziehungsweise Datensicherheit. Danach folgen die Bewältigung des Datenwachstums und die Bereiche Compliance und Langzeitarchivierung.
Compliance war für die Analysten das Stichwort, genauer nachzufragen. "Die Anforderungen an Unternehmen unter rechtlichen Aspekten steigen erheblich", so Wolfram Funk. Dennoch: Zum jetzigen Zeitpunkt könnten nach eigenen Angaben nur 20 Prozent der Befragten "ohne größere Schwierigkeiten" eine komplette Korrespondenz eines Geschäftsvorgangs, inklusive E-Mails und anderen digitalen Dokumenten, vorlegen, falls die Behörden das anfordern sollten.
68 Prozent könnten eine komplette Korrespondenz nur nach "einigem Aufwand" vorlegen, acht Prozent überhaupt nicht. Dazu die Analysten: "Der Mangel an geeigneten Such- und Retrieval-Mechanismen führt zu Ineffizienz und eventuellen Verstößen gegen rechtliche Regelungen."
Dahinter steckt neben technologischen Problemen auch schlicht zu wenig Wissen über die Rechtslage. So erklärt fast jeder Dritte, die gesetzlichen Auflagen, die mit der Langzeitarchivierung geschäftlich relevanter Informationen in Deutschland verbunden sind, seien ihm nicht bekannt.
Storage Area Networks liegen vorn
Ein Blick auf die Wichtigkeit der verschiedenen Anwendungen als Treiber für ILM sieht E-Mails ganz vorn. Dahinter rangieren ERP und Portale. Die Analysten haben außerdem abgefragt, welche Storage-Lösungen zum Einsatz kommen. Demnach führen Storage Area Networks (SAN) mit 44 Prozent vor Direct Attached Storage (DAS) mit 38 Prozent und Network Attached Storage (NAS) mit 31 Prozent.
In der Gesamtbetrachtung des Themas Information Lifecycle Management ziehen die Analysten das Fazit, ILM gelte noch nicht als ganzheitlicher, speicherunabhängiger Prozess. Zwar seien die technologischen Grundlagen zum Teil schon geschaffen, aber die organisatorische Seite komme noch zu kurz. Konkret: Noch werden zum Beispiel zu wenig Prozesse standardisiert. Das liege nicht zuletzt daran, dass die Datenflut immer noch mit relativ viel händischem Aufwand bewältigt werden muss.
Experton hat für die Studie 200 Anwenderunternehmen befragt, darunter 40 Prozent mit einer Mitarbeiterzahl von weniger als 500.