Bis vor wenigen Jahren war die Welt der IT-Abteilungen noch in Ordnung: Sie konnten genau definieren, welche Produkte Zugriff auf interne IT-Systeme erhielten. Sicherheit und Administrierbarkeit hatten dabei meist Vorrang vor Aspekten wie der Nutzerfreundlichkeit. Spätestens mit dem ersten Apple-Smartphone hat sich das grundlegend geändert: Nutzer möchten mit Geräten arbeiten, deren Nutzung intuitiv ist und die Spaß macht. Sobald aber Smartphones mit iOS, Android oder andere eher auf Consumer orientierte Produkte Einzug in die Firma halten, ändern sich notgedrungen die Prozesse der IT-Abteilungen.
Die IDC-Studie "Closing the Consumerization Gap" beschäftigt sich genauer mit diesem Umbruch. Die Forscher befragten im Rahmen der Studie 3.000 iWorker und IT-Entscheider. Das Ergebnis ist teilweise ernüchternd. 7 von 10 Nutzer verwenden demnach bereits ein Smartphone für die geschäftliche Kommunikation, nur ein etwa ein Drittel der IT-Abteilungen hingegen beschäftigt sich mit der Umsetzung.
Die Studie zeigt auch die größten Herausforderungen für IT-Abteilungen auf: Neben langsamen Antwortzeiten der Web-Dienste und fehlender Kontrolle über den Browser gehört auch der Schutz persönlicher Informationen zu den Sorgenkindern der IT-Beauftragten. Die Situation verschärft sich, wenn neben der Nutzung mobiler Kommunikation die sozialer Netzwerke hinzukommt, deren Einsatz die Grenze zwischen privaten und beruflichen Informationen oftmals verschwimmen lässt. Diese Dienste mögen für deren Nutzer ein nützliches Kommunikationstool darstellen, aber, für die IT-Organisationen stellt der Schutz der vertraulichen Nutzerdaten die größte Herausforderung dar.
Dennoch sieht die IDC keine Möglichkeit, dass sich Firmen dem Trend langfristig verschließen können. Die Studie bringt es auf den Punkt: "Die neuen Mitarbeiter sind an die Nutzung sozialer Medien gewohnt. Diese Mitarbeiter bringen ihre Smartphones und Tablets mit in das Unternehmen und wollen sie nutzen."
Vorteile für Unternehmen
Firmen sollten sich bereits jetzt neue Konzepte für den Einsatz privater IT sowie für den Zugriff auf Web-Dienste überlegen, auch wenn sie momentan noch keinen direkten Einsatz privater IT planen. Andernfalls laufen sie Gefahr, dass Nutzer ihre Lieblingsdienste mehr oder weniger offiziell mit in die Firma bringen und dort nutzen. Cloud-Dienste wie Dropbox beispielsweise tauchen nur in den wenigsten IT-Sicherheitslösungen auf, da die Daten über die gleichen Kommunikationswege laufen, die etwa auch Browser für den Zugriff auf das Internet nutzen.
"Bring your own Device" bringt Firmen konkrete Vorteile. Das beginnt bei der Erreichbarkeit: Wer seine E-Mails nicht nur auf Firmen-Geräten, sondern auch über private Smartphones oder Notebooks abruft, der wird wahrscheinlich auch E-Mails oder andere Aufgaben nach Feierabend bearbeiten.
Der mobile Zugriff auf Unternehmensressourcen bringt noch einen weiteren Vorteil: die IT-Consumerization verbessert gleichzeitig die Ausgangslage für Home-Office-Szenarien, denn IT-Abteilungen müssen sich zwangsläufig mit dem sicheren Zugriff auf Unternehmensressourcen über private Geräte auseinandersetzen. Die gelernten Lektionen lassen sich meist ohne Probleme nutzen, um Heimarbeitsplätze sicher anzuschließen.
5 Tipps für IT-Abteilungen
Kommunizieren
Früher wirkten IT-Abteilungen oft unnahbar und allmächtig. In den Zeiten von "Bring your own Device" muss sich das ändern. IT-Abteilungen sollten als Partner auftreten, die Hilfestellung geben und versiertes Fachwissen zur Verfügung stellen. Interne Wikis, in denen IT-Abteilungen Antworten auf die häufigsten Fragen der Nutzer beantworten, sind beispielsweise eine gute Hilfe.
Nutzerumfragen führen
Nur wer seine Kunden kennt, der kann sich auch auf diese einstellen. Scheuen Sie sich nicht, Feedback ihrer Mitarbeiter einzufordern. Vielleicht stoßen diese im Alltag auf Probleme, die Sie bei der Konzeptionierung Ihrer IT-Richtlinien gar nicht bedacht haben.
Statistiken auswerten
Sehen Sie sich die Zugriffszahlen auf ihre internen Webseiten an. Werten Sie aus, welche Browser und welche Geräte dort verstärkt zum Einsatz kommen. Anhand dieser Daten kann man die eigenen Web-Dienste meist anpassen und optimieren. Nutzen Sie außerdem die Rückmeldungen von Nutzern, um etwa das Design oder einzelne Funktionen gezielt zu optimieren.
Nutzer als Tester einbinden
Sie wollen neue Produkte oder Dienste einführen? Dann binden Sie doch von Anfang an interessierte Nutzer in die Tests mit ein. So erhalten Sie nicht nur eine bessere Akzeptanz für neue Services, sondern kommen sofort möglichen Problemen auf Seiten der Nutzer auf die Schliche und können Abläufe bereits vor dem offiziellen Start überprüfen und optimieren.
Grenzen aufzeigen
Nur weil Ihre Abteilung private Geräte erlaubt, bedeutet das nicht, dass jeder Nutzer jedes eigene Produkt mitbringen und ins Netzwerk integrieren kann. Stellen Sie von Anfang an klar, dass rein private Geräte im Firmennetzwerk nichts zu suchen haben, vor allem, wenn sie über keinen oder nur wenige Schutzmechanismen verfügen. Abhilfe schafft etwa ein zweites, vom Produktivnetzwerk komplett getrenntes WLAN, das Angestellte und Gäste auf eigene Gefahr nutzen können.