Der Markt für Arzneimittel ist kein normaler Markt. Nicht der Bedarf von Verbrauchern bestimmt das Geschehen, sondern das Verschreibungsverhalten der Ärzte. Hinzu kommt die Verpflichtung der Großhändler, eine flächendeckende Versorgung der Bevölkerung sicher zu stellen. Das bedeutet, dass die regional verteilten Lager voll sind mit vielen Pharmazeutika, die regelmäßig gebraucht werden, und mit noch mehr Produkten, die lediglich sporadisch nachgefragt werden. Insgesamt gibt es derzeit rund 120.000 registrierte Darreichungsformen von Arzneimitteln.
Warenwirtschaft und Logistik sind daher die zentralen Themen, die die Prozesse des Pharmagroßhandels bestimmen. Die Anbindung an die Apotheken muss ebenso sichergestellt sein, wie die Möglichkeit, Medikamente in kürzester Zeit zur Verfügung stellen zu können. Dass IT hierbei eine immer wichtigere Rolle zukommt, wird nicht bestritten. Konkret zur IT-Strategie äußern möchte sich allerdings niemand bei Phoenix. Doch immerhin widmet der jüngste Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2004/05 dem Thema ein eigenes Kapitel.
Demnach prägten Harmonisierung und Optimierung das vergangene Jahr für die IT der Phoenix Gruppe. Neben unterschiedlichen IT-Systemen in den einzelnen Ländern kämpfte die Gruppe auch mit verschiedenen Qualitätsstandards. Europäische Akquisitionen aus den vergangenen Jahren mussten daher ebenso in die Firmensysteme eingebunden werden wie neue Geschäftsfelder, etwa der Ausbau der Pre-Wholesale-Aktivitäten.
"Best-practise war bei der Integration wie in allen Unternehmensbereichen die Leitidee bei der Vernetzung und Vereinheitlichung der Steuerungssysteme", so der Geschäftsbericht. Je nach Notwendigkeit entschied sich Phoenix sowohl für Standardlösungen wie SAP im Rechnungswesen als auch für Eigenentwicklungen, etwa beim Warenwirtschaftssystem (WWS). Auf diese Weise sei es gelungen, die IT-Kosten "deutlich unter dem Industriedurchschnitt von 0,4 Prozent des Nettoumsatzes zu halten." Bei Einnahmen von knapp 18 Milliarden Euro gibt Phoenix demnach weniger als 70 Millionen Euro für IT aus.
Lieferzuverlässigkeit ist selbstverständlich
Wesentliches Kennzeichen des Pharmagroßhandels ist ein ausgeklügeltes Bestell- und Liefersystem. Die Apotheken ordern zweimal täglich oder öfter - Lieferzuverlässigkeit gilt als selbstverständlich. Da externe Standardsysteme die Anforderungen des Pharmagroßhandels nicht erfüllen können, setzt Phoenix in vielen Ländern auf das eigene WWS "Pharmo". Das System sei der "Maßanzug des Pharmagroßhandels" lobt der Geschäftsbericht die seit Jahren eingesetzte und stetig weiterentwickelte Lösung.
Daneben etabliert sich als weiterer interner Standard "Enterprise 1" von Oracle. Dank der Zusammenarbeit mit dem Hersteller sei das System zu einer Branchenlösung geworden, hieß es. Flächendeckend will man es dennoch nicht nutzen, da es anscheinend nicht beliebig skalierbar ist. Zumindest eignet es sich in Ländern wie den baltischen Staaten, wo das Transaktionsvolumen nicht zu hoch ist.
Auch im Finanzwesen der nordeuropäischen Länder gilt Enterprise 1 als gesetzt. Die in Finnland ansässige Tochtergesellschaft Tamro steuerte ihre Zahlen bereits vor der vollständigen Übernahme mit der Oracle-Lösung. Zu Tamro gehören auch die Gesellschaften in Schweden, Norwegen, Dänemark und im Baltikum. Einzig in Norwegen fehlt die Lösung noch.
In Mittel- und Südeuropa hingegen setzt Phoenix auf SAP für das finanzielle Berichtswesen. In den meisten Ländern hat sich die Walldorfer Lösung bereits etabliert, in Frankreich wird sie gerade eingeführt. Lediglich Italien, Holland, die Slowakei und Tschechien setzen andere Lösungen ein, dürften demnach auf die Umstellung warten. Um sowohl externes wie internes Finanzwesen auf einer zentralen Plattform zusammenzuführen, ergänzt Phoenix seine Finanzanwendungen außerdem durch den "Frango Consilidator" von Cognos.
Stufenweise Umstellung
Geographisch erfolgte die Umsetzung der IT-Strategie im vergangenen Jahr stufenweise in den einzelnen Regionen: zunächst wurden die Systeme vor Ort analysiert und lokal, sprich auf nationaler Ebene, zentralisiert und standardisiert. Anschließend fassten die Verantwortlichen einzelne Länder in Regionen zusammen und harmonisierten die nach außen orientierten Systeme entsprechend. Ein Beispiel sind die baltischen Länder, die an die gemeinsame IT-Struktur von Finnland und Schweden angebunden wurden.
Zu guter Letzt sollen die Systeme europaweit optimiert werden, so dass sämtlichen Gesellschaften einheitliche Strukturen zugrunde liegen. Konkret ist dies beim eigenentwickelten Vertriebsinformationsystem (VIS) der Fall. Das System ist für Phoenix eines der entscheidenden Werkzeuge des Vertriebs, da es die Kundenbeziehungen dokumentiert und schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen erlaubt. VIS wird bereits jetzt nahezu flächendeckend in sämtlichen Ländern der Phoenix-Gruppe genutzt.