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Mitarbeiter haben Fakten geschaffen: Sie bringen ihr Smartphone mit, um Firmen-Mails abzurufen oder installieren Apps, um Unternehmensaufgaben zu lösen. Inzwischen haben auch viele Unternehmen verstanden, dass sie ihren Mitarbeitern entsprechende mobile Geräte anbieten müssen, um die täglichen Aufgaben besser und schneller zu lösen. Oft nutzen Mitarbeiter dabei Notebook, Tablet und Smartphone gleichermaßen.
Das hat Konsequenzen für das Lizenz-Management. Denn die passende Software muss auch auf mobilen Geräten laufen - manchmal sogar auf mehreren Geräten eines Nutzers parallel. Stellt die Firma nicht die passenden Software-Lösungen bereit, beschaffen sich die Mitarbeiter eigene Apps. Laut einer Umfrage von IDC vom Oktober 2014 zum Thema Enterprise-Mobility-Management-Software (EMM) nutzen 62 Prozent der Mitarbeiter aus Unternehmen mit "Bring your own Device" Konzepten (ByoD) nicht nur die eigene Hardware, sondern auch private Software auf den Geräten. Damit die mobilen Endgeräte nicht plötzlich zum Risiko werden, muss es auch mit dem Lizenz-Management stimmen. Die folgenden Tipps sollten Sie dabei beachten.
Bestandsaufnahme machenIhre Systemadministratoren sollten ermitteln, welche Mitarbeiter welche mobilen Geräte für welche Aufgaben nutzen. Welche Geräte davon sind privat? Welche Apps sind auf den Geräten installiert? Und auf welche Anwendungen und Daten wird zugegriffen? Erlauben Unternehmen ihren Mitarbeitern, private Smartphones und Tablets für berufliche Zwecke einzusetzen, dann muss dies durch Enterprise Mobility Management (EMM) abgesichert werden. Die IT-Vorschriften eines Unternehmens lassen sich nämlich nur dann umsetzen und kontrollieren, wenn die Smartphone- und Tablet-Benutzer keine Möglichkeit haben, die Security-Einstellungen der Gerätehersteller zu umgehen. Jailbreaks auf iOS-Geräten und "gerootete" Android-Devices sollten Sie daher tunlichst nicht zulassen. Ein Vorteil dabei: Manche EMM-Lösungen beinhalten bereits eine Inventarisierungsfunktion und erleichtern die Bestandsaufnahme der Apps bei verwalteten Mobilgeräten
Benutzerrechte für Anwendungen und Daten definierenWie beim Zugriff auf Unternehmenssoftware allgemein üblich, muss auch für die mobile Nutzung festgelegt werden, wer welche Firmenanwendungen mit Smartphone oder Tablet nutzen darf und wer Lese- und wer Schreibrechte erhält. Wenn es darum geht, sowohl die Benutzer als auch die mobilen Geräte im Namen der Sicherheit zu identifizieren und für den Zugriff auf unternehmenskritische Apps zu autorisieren, empfiehlt es sich, eine Identity- und Access-Management-Lösungen einzusetzen. Das garantiert zugleich, dass sich lizenzrechtlich alles im grünen Bereich bewegt.
Rechte der Mitarbeiter klärenBei ByoD wird vom Grundsatz abgewichen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellt. Der Branchenverband BITKOM rät daher, zu klären, ob dem Mitarbeiter ein Nutzungsentgelt für die Apps oder die Software-Updates auf seinem privaten mobilen Gerät zu zahlen ist und wie Kosten für Providergebühren, oder Reparaturen erstattet werden.
Lizenzrechte für private Geräte prüfenWeiter müssen Sie klären, ob die Software Ihres Unternehmens auch auf privaten Geräten laufen darf. Haben Mitarbeiter sich ihr dienstlich genutztes Smartphone oder ihren Tablet-PC selbst gekauft, ist die jeweilige Gerätesoftware in der Regel auch nur für den Privatgebrauch lizenziert. Eine betriebliche Nutzung des Geräts verletzt daher Lizenzrechte des Rechteinhabers, etwa Apple oder Microsoft, warnt Rechtsanwalt Prof. Dr. Ulrich Tödtmann von der Kanzlei Eimer Heuschmid Mehle in Bonn. Damit riskiert der Unternehmer, vom Rechteinhaber auf Unterlassung oder Schadensersatz für die gewerbliche Nutzung verklagt zu werden.
Besser User Subscription Licensing als gerätegebundene LizenzenFür den Zugriff auf Firmen-E-Mails und Geschäftsdokumente aus dem Unternehmensnetzwerk von einem privaten Smartphone oder Tablet aus müssen Sie eine Client Access License (CAL) erwerben, die den Zugriff auf Serverdienste wie E-Mail oder den Dateiserver via VPN regelt. Diese Client Access License (CAL) steht entweder pro Nutzer (User CAL) oder pro Gerät (Device CAL) zur Verfügung. Die Device CAL ist allerdings ein Auslaufmodell, da die Nutzer heute oft von mehreren Geräten aus auf Unternehmensdaten zugreifen, was - anders als früher - die Lizenzkosten bei Lizenzierung pro Device in die Höhe treiben würde.
Von Einzelplatz-Software auf Cloud-Services umsteigenMittelständische Unternehmen bauen langsam ihre Skepsis gegenüber Cloud-Services ab. Glaubt man den weltweiten Zahlen, die das Marktforschungsinstitut IDC vorgelegt hat, sollen 2015 weltweit 118 Milliarden Dollar für Cloud-Aktivitäten investiert werden. Die Nutzung von Cloud-basierenden Infrastrukturen "as a Service" (IaaS) soll um 36 Prozent ansteigen. Das wird in den nächsten Jahren deutlich zu Lasten von On-Premise-Software-Lizenzen gehen. Viele Hersteller haben sich daher bereits auf die neuen Anforderungen eingestellt und bieten Lizenzen an, die pro User gültig sind - und damit unabhängig von der Anzahl der Geräte oder der Installationsart. Ein Beispiel wären die Office 365 Online Services. Sie umfassen Office 365 Pro Plus (das Online-Äquivalent von Office 2013), Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online sowie Microsofts Social Media Service Yammer. Die Office 365 Online Services werden pro Nutzer mit einer User Subscription License (USL) lizenziert. Die USL wird einem spezifischen Nutzer zugewiesen. Doch Achtung: Der Nutzer darf damit auf maximal fünf Geräten mit Office 365 arbeiten.
Tipps für klassisches Lizenz-Management gelten weiterhinNeben den oben vorgestellten Neuerungen im Lizenz-Management gelten die klassischen Regeln, wie Sie Ihre Lizenzen managen, weiter. Ein verantwortlicher Lizenz-Manager, eine zentrale Stelle im Unternehmen, die Software und Apps beschafft, korrektes Lizenzieren und fürs Lizenz-Managements sensibilisierte Mitarbeiter sind auch in Zeiten von BYOD unerlässlich. Was genau Sie beachten sollten, erfahren Sie in den 10 Ratschlägen fürs Lizenz-Management.