Bei Online-Bewerbungen registrieren Unternehmen und Personalberater immer wieder Folgendes: Es besteht bei Stellensuchern noch eine viel größere Unsicherheit als bei den klassischen schriftlichen Bewerbungen. Deshalb einige Tipps, worauf Sie bei der Bewerbung per E-Mail achten sollten.
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Online-Jobbörsen boomen. Laut einer Studie des Branchenverbands Bitkom veröffentlichen dort bereits über 79 Prozent der Unternehmen Stellenangebote. Und ein Drittel der Stellenangebote läuft gar über soziale Netzwerke wie Facebook Linkedin und Xing. Entsprechend hoch ist heute der Anteil der Online-Bewerbungen.
Für diese recht junge Form des "Sich-Bewerbens" gibt es keine einheitlichen Standards. Entsprechend unsicher sind viele Stellensucher, wenn sie sich online bewerben. Deshalb hier einige Tipps, was Sie dabei beachten sollten.
Generell lassen sich beim Online-bewerben zwei Wege unterscheiden:
das Sich-Bewerben über eine Eingabemaske, wie sie viele Großunternehmen auf ihrer Webseite haben, und
das Versenden der Bewerbungsunterlagen per E-Mail.
Beim Bewerben über eine Eingabemaske ist die Eingabe der Daten weitgehend vorgegeben. Deshalb kann man hierbei kaum Fehler machen. Anders ist dies bei Bewerbungen per E-Mail. Deshalb beziehen sich die folgenden Tipps weitgehend auf diese Bewerbungsform.
Viele Stellensucher gehen davon aus, dass sich per E-Mail versandte Bewerbungen von Bewerbungen per Post eigentlich nur in einem Punkt unterscheiden: Die Bewerbungsunterlagen wurden noch nicht ausgedruckt! Das ist ein Trugschluss. Denn das Übermitteln der Unterlagen per E-Mail bedeutet nicht nur, dass Sie einen anderen Transportweg wählen. Nein, bei Online-Bewerbungen gilt es auch, einige spezielle Regeln zu beachten.
Die oberste Maxime lautet: Machen Sie dem Empfänger das Bearbeiten Ihrer Bewerbung so einfach wie möglich. Versuchen Sie sich also in die Rolle der Personen zu versetzen, die Ihre Bewerbungsunterlagen sichten und "studieren". Und fragen Sie sich: Was erleichtert ihnen ihre Arbeit?
Oft vernachlässigt: die Betreff-Zeile
Die erste "Arbeitserleichterung" ist eine eindeutige Betreffzeile in Ihrer Mail. In dieser sollte stehen, auf welche Position Sie sich bewerben. Geben Sie zudem Ihren Namen und gegebenenfalls die Kennnummer an. Dann weiß der Empfänger sofort über den Gegenstand der Mail Bescheid. Sehr gut ist ein Betreff wie: "Klaus Weber - Bewerbung als Leiter Buchhaltung Werk A-Hausen - Nr. 66778".
Vermeiden Sie Betreffzeilen wie "Meine Bewerbung", "Bewerbungsunterlagen" oder "Unser Telefonat". So aussageschwache Betreffzeilen erzeugen beim Bearbeiter Mehrarbeit. Denn er muss zunächst einen Blick in die Unterlagen werfen, um diese einordnen zu können. Das macht keinen guten ersten Eindruck.
Das richtig dosierte Anschreiben
Bei vielen Bewerbern besteht die E-Mail nur aus einem Satz - zum Beispiel: "Anbei meine Unterlagen nebst Anschreiben". Das eigentliche Anschreiben ist in einer separaten Datei der Mail angehängt. Arbeitserleichternd ist es für die Empfänger in der Regel, wenn die E-Mail selbst bereits das Anschreiben darstellt. Doch Vorsicht! Lassen Sie sich von der fehlenden (DIN A4-)Formatvorlage nicht dazu verleiten, in der Mail ausufernd Ihre Motivation für die Bewerbung darzulegen. Die Faustregel lautet: Das Anschreiben sollte nicht länger als eine gedruckte Seite sein.
Ansonsten gelten für Anschreiben per Mail weitgehend dieselben Regeln wie für Anschreiben, die per Post versandt werden. Aus ihnen sollte zum Beispiel klar hervorgehen, warum Sie sich auf die Position bewerben. In ihm sollte zudem stehen, wo Sie die Stellenausschreibung entdeckt haben - und zwar konkret. Schreiben Sie also nicht "Im Internet las ich …", sondern zum Beispiel "Im Stellen-Portal monster.de las ich Ihre Stellenanzeige".
Ein empfängerorientierter Lebenslauf
Auch für das Gestalten des Lebenslaufs gilt: Machen Sie es dem Empfänger so leicht wie möglich, Ihre Bewerbung zu bearbeiten. Packen Sie also Dateien, die zusammen gehören, wie zum Beispiel Werdegang und Kompetenzprofil sowie eventuell Deckblatt, in eine Datei. So ersparen Sie dem Empfänger das Öffnen mehrerer Dateien und ein mühsames Suchen und Sortieren.
Das Deckblatt könnten Sie unter diesem Aspekt auch weglassen. Platzieren Sie stattdessen Ihr Foto und die Informationen des Deckblatts am Anfang des Lebenslaufs. Von Vorteil ist es auch, Ihre Kompetenzdarstellung in die dazugehörigen Stationen Ihres Lebenslaufs einzufügen. Und noch ein Hinweis: Achten Sie darauf, dass das Datum auf dem Lebenslauf nicht allzu stark vom Versanddatum der E-Mail abweicht.
Sorgfältig aufbereitete Bewerbungsdokumente
Scannen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen möglichst einheitlich ein - also zum Beispiel nicht in allen möglichen, eventuell sogar exotischen Dateiformaten. Generell gilt: Das Volumen der Dateien sollte nicht zu groß sein. Als Limit werden 1 MB pro Anlage und insgesamt maximal 5 MB empfohlen. Auf keinen Fall sollten Sie Unternehmen zip-Dateien senden. Denn diese verursachen in den Personalabteilungen zusätzlichen Bearbeitungsaufwand.
Achten Sie darauf, dass alle Attachments einen sinnstiftenden Dateinamen haben. Ihr Name sollte darin enthalten sein. Nennen Sie die Datei, die Ihren Lebenslauf zum Inhalt hat, also nicht schlicht "CV", sondern zum Beispiel "Mustermann_Max_CV". Auch das erleichtert dem Adressaten das Bearbeiten Ihrer Bewerbung.
Die passende E-Mail-Adresse
Versenden Sie Ihre Bewerbung von einem E-Mail-Account, den Sie regelmäßig überprüfen können. Unternehmen gehen davon aus, dass Bewerber einmal pro Tag ihre E-Mail-Postfächer auf neue Eingänge hin checken. Sollten Sie länger abwesend sein, richten Sie einen "Abwesenheitsassistenten" ein, der dem Mail-Versender mitteilt, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum per E-Mail nicht erreichbar sind.
Achten Sie beim Einrichten Ihres Postfaches auf eine "klare" Adresse. Falls die Adresse "IhrVornameNachnahme@provider.de" bereits belegt ist, verwenden Sie eine Kurzform Ihres Namens. Vermeiden sollten Sie aus Seriositätsgründen E-Mail-Adressen wie "baerchen69@provider.de". Ebenfalls ungünstig ist es, die E-Mail-Adresse einer anderen Person - zum Beispiel eines Bekannten oder Verwandten - zu verwenden. Denn dann besteht die Gefahr, nicht "für voll genommen" zu werden. Ein "No go" ist es auch, eine Online-Bewerbung vom Unternehmensserver des aktuellen Arbeitgebers zu versenden.
Erreichbar sein
Auch die Mail-Adresse, an die Sie Ihre Bewerbung senden, sollte - sofern möglich - den Namen einer konkreten Person enthalten. Das Versenden der Bewerbungsunterlagen an eine anonyme Unternehmensadresse (info@firma-xy.de) kann dazu führen, dass diese untergehen oder erst mit Verzögerung bei der Personalabteilung oder dem zuständigen Personalbearbeiter eingehen.
Löschen Sie in Ihrem Postfach regelmäßig die nicht mehr benötigten Mails, da manche Anbieter eine Speicherplatzbeschränkung haben. Sonst könnte eine positive Resonanz auf Ihre Bewerbung "verpuffen", weil diese nicht Ihr Postfach erreicht. Neben der E-Mail-Adresse sollten Sie vorsorglich auch die vollständige Postanschrift (inklusive Telefon- und eventuell Fax-Nummer) angeben. Es empfiehlt sich, die Adressdaten außer im Anschreiben auch im Lebenslauf unter "Persönliche Daten" aufzuführen.
Grundsätzlich lautet die Empfehlung: Übermitteln Sie alle Dokumente in einer unveränderbaren und in einer für Computerviren möglichst unanfälligen Form an den Adressaten (also zum Beispiel im PDF-Format). Sollte aus irgendeinem Grund beispielsweise ein Lebenslauf im Word-Format verlangt sein, achten Sie beim Erstellen der Datei auf die sinnvolle Verwendung der Formatierungszeichen (unter anderem Absatzzeichen, Tabulatoren). Schon manch Bewerber, der seine Office-Kenntnisse als "sehr gut" bezeichnete, wurde durch das Einblenden der Formatierungszeichen als "Dilettant" entlarvt.
Nach dem Absenden Ihrer Unterlagen
Wenn Sie Ihre Unterlagen elektronisch versenden, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie auf demselben Weg eine Eingangsbestätigung erhalten - häufig in automatisierter Form. Geben Sie sich damit zufrieden. Denn ein (wiederholtes) Nachhaken in diesem Punkt ist keine gute Werbung in eigener Sache, da Sie dem Unternehmen unterstellen, die Prozesse nicht im Griff zu haben.
Sollten Sie Unterlagen nachreichen (zum Beispiel ein nachträglich ausgestelltes Arbeitszeugnis), dann tun Sie dies bitte individuell - keinesfalls mit einem "Massenverteiler" an alle Unternehmen, bei denen Sie Bewerbungen am Laufen haben. Die Unternehmen erachten es zwar als selbstverständlich, dass Sie als Stellensucher mehrere "Eisen im Feuer" haben. Doch es sollte nicht jeder wissen, in welchen "Feuern" sich Ihre "Eisen" gerade befinden.
Der Autor Alexander Walz ist Geschäftsführer der Personal- und Managementberatung Conciliat GmbH, Stuttgart, www.conciliat.de. Tel.: 0711 224518-0, E-Mail: Walz.Alexander@conciliat.de