Vattenfall druckt nur noch schwarz-weiß

Die ersten Einsparungen kamen fast von allein: "Auch ohne Konsolidierung spart Vattenfall bereits 30 Prozent der Druckkosten", sagt Stefan Ditscheid, IT-Stratege beim Energiekonzern Vattenfall. Dieser tauscht sukzessive seinen Bestand an Druckern, Faxgeräten und Kopierern gegen Multifunktionsgeräte aus. Allein der gebündelte Einkauf bei nur noch einem Hersteller lässt den Aufwand für das sogenannte Output-Management bereits deutlich sinken, und die Festlegung auf Produkte und Services aus einer Hand eröffnet weitere Potenziale.

Vattenfall hat seinen Hauptsitz in Schweden und ist zudem in Belgien, Dänemark, Deutschland, Finnland, Großbritannien, den Niederlanden und Polen vertreten. Im Zuge der Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur wollte der Konzern auch die Output-Geräte, also Drucker, Kopierer und Faxgeräte, zusammenführen, um Kosten zu sparen, aber nicht nur: Auch die Transparenz über die Output-Kosten und ein flächendeckender Service spielten ein wichtige Rolle.

Insgesamt fünf Anbieter standen zur Wahl. Rund 60 Modelle testeten die Schweden in einem eigens errichteten Testlabor. Getestet wurden unter anderem die Ausgabequalität, der Druck von Formularen aus SAP und von komplexen Abbildungen aus CAD-Anwendungen, die Darstellung länderspezifischer Schriftzeichen sowie Funktionalitäten wie Scannen, Fax und E-Mail.

Funktionen hinzugewonnen

"Es ging nicht darum, unsere Geräteflotte zu halbieren oder an Funktionen zu sparen. Im Gegenteil. Wir haben neue Möglichkeiten hinzugewonnen", sagt Ditscheid. Beispielsweise ist jetzt auch Scan-to-E-Mail möglich. "Wir hatten in unseren Tests Kopierer mit einer kompliziert zu bedienenden E-Mail-Funktion. Das Ergebnis: Sie wurde einfach nicht genutzt. Bei uns dagegen wurde Scan-to-E-Mail in kürzester Zeit zum Renner", erklärt Ditscheid.

Konfiguration der Drucker über das Netz

Konfiguriert und administriert werden sämtliche Geräte über das Netz. Durch die vom Hersteller regelmäßig gelieferten Reports besteht nun nicht nur Transparenz über die Kosten. "Wir können jetzt beurteilen, ob wirklich das richtige Gerät am richtigen Platz steht. Vielleicht reicht künftig statt des großen DIN-A3-Druckers ein kleines DIN-A4-Modell völlig aus", so Ditscheid. Auch weiß Vattenfall jetzt, dass etwa 40 Prozent der Ausdrucke in Farbe sind. Nun müssen Mitarbeiter lernen, dass es ein Schwarz-Weiß-Ausdruck oft auch tut.

Es sind die auf den ersten Blick kleinen Innovationen, die große Effekte erzielen: Zum Vattenfall-Standard gehört jetzt neben der Ausgabe in Schwarz-Weiß auch der beidseitige Duplexdruck.

Vattenfall setzt künftig stärker auf digitale Prozesse, etwa Dokumente scannen und per E-Mail versenden statt "Papier zu produzieren und von A nach B zu tragen", sagt Ditscheid. Denn: "Die günstigste Seite ist die, die man nicht druckt."