Dabei kann die staatliche Einrichtung auf eine lange und bewegte Geschichte zurückblicken - bereits 1790 wurde mit der Berufung des Hofkammerrats Adrian von Riedl durch Kurfürst Karl Theodor zum General-Straßen- und Wasserbaudirektor der Grundstein gelegt. 1830 erhielt die Oberste Baubehörde im Zuge einer Neuorganisation durch König Ludwig I. ihren bis heute gültigen Namen.
Heutzutage beschäftigt die traditionsreiche Einrichtung in der Münchner Zentrale und in den 22 über den Flächenstaat verteilen Bauämtern und nachgeordneten Behörden insgesamt 11.000 Mitarbeiter. Dem Aufgabengebiet einer Planungs- und Verwaltungsorganisation entsprechend ist ein großer Teil der Arbeitsplätze mit PC ausgestattet. Im Fall von technischen Problemen fällt dabei dem Helpdesk die Rolle des Ersthelfers zu.
Als zunehmend problematisch erwies sich hier wie in vielen anderen Unternehmen die Kommunikation des Helpdesk mit den Benutzern, wie Alois Stoll von der zentralen IT-Organisation berichtet: "Das E-Mail-System erwies sich bei uns immer wieder als ungeeignetes Medium für Mitteilungen, die sofort gelesen werden müssen. Denn im Fall von Server-Ausfällen beispielsweise kamen die per Mail verschickten Warnhinweise bei vielen Anwendern zu spät an." Insbesondere die Spam-Problematik mindere zunehmend die Effizienz von Mail-Systemen. Und auch das Telefon eignet sich nach der Erfahrung von Stoll in solchen Situationen nur bedingt als alternatives Kommunikationsmittel: Fällt beispielsweise eine Netzkomponente oder ein Datenbank-Server aus, steigt binnen Minuten die Zahl der Benutzeranfragen so stark an, dass alle Hotlines blockiert sind.
Für Stoll war das ein Anlass, nach einer effizienteren Technik zur Benutzerbenachrichtigung Ausschau zu halten. Eher durch Zufall stieß er dabei Anfang 2005 auf die Desktop-Tickerlösung des Pfaffenhofener Software-Herstellers Cordaware. Deren Client-/Server-Produkt Bestinformed 3.8 erschien ihm als interessante Alternative, um die Mitarbeiter an den PC-Arbeitsplätzen zuverlässig mit Alarmnachrichten zu versorgen. Das besondere an Bestinformed ist dessen Nachrichtenticker-Prinzip: Wie jene endlos laufenden Textbänder auf den Nachrichtensendern NTV und N24 lassen sich damit wichtige Meldungen und Alarme in Form eines schmalen Infobandes am Bildschirmrand über alle firmenweiten PC und Terminals aussenden.
PC-Ticker weckt Aufmerksamkeit
Für Administratoren und Helpdesk-Mitarbeiter liegt der Vorteil darin, dass ein solcher PC-Ticker eine fast garantierte Aufmerksamkeit bietet. Und im Unterschied zu alternativen Netzwerkbenachrichtigungs-Tools wie dem Windows-eigenen Net Send erzeugt eine Bestinformed-Meldung nicht jene störende Arbeitsunterbrechung, wie Stoll erläutert: "Windows-Popup-Nachrichten wirken oft aufdringlich und werden häufig ungelesen weggeklickt. Unsere Tickermitteilungen hingegen laufen dezent über den Bildschirmrand und stören den Anwender erst mal nicht bei der Arbeit." Selbst für den Fall, dass Mitarbeiter bei einer Meldung nicht an ihrem Arbeitsplatz sind, hat das System vorgesorgt: Abgelaufene Nachrichten werden auf dem Server gespeichert und können per Mausklick auf das Infoband-Icon nachträglich in den Browser geladen werden.
Die Einführung der Alarm- und Nachrichtenlösung verlief aus Sicht des IT-Managers recht schnell und unkompliziert. Nachdem sich Bestinformed im Frühjahr 2005 bei der ersten Testinstallation binnen einer Woche bewährt hatte, wurde das Tool zunächst in der Münchner Zentrale ausgerollt. In der Folgezeit nutzte man Fortbildungsveranstaltungen, um auch den Vertretern der nachgeordneten Behörden die Vorzüge zu präsentieren, mit dem Erfolg, dass wenig später etwa die Hälfte aller externen Dienststellen seine IT ebenfalls mit diesem Nachrichtenmedium ausgerüstet hatte. Mittlerweile sind in den Dependancen der bayerischen Obersten Baubehörde rund 3.000 Arbeitsplätze an dieses System angeschlossen.
Technisch basiert Bestinformed auf einer Server- und einer Clientkomponente. Am Server werden über eine Browser-Konsole die gewünschten Konfigurationen vorgenommen, das HTML-Layout für die Nachrichten definiert sowie die gewünschten Alarmtexte eingegeben. Am Client wacht - unbemerkt vom Anwender - ein Software-Agent auf Nachrichten vom Server. So vergehen nur wenige Sekunden, um eine wichtige Meldung zuverlässig auch auf mehrere tausend Arbeitsplätze zu verteilen.
Grundsätzlich könnte Bestinformed aufgrund seiner Möglichkeiten auch für Inventarisierung, Software-Management oder für Anwenderumfragen verwendet werden. Bei der Baubehörde verzichtet man aber bewusst auf solche Zusatzfunktionen, wie Stoll erklärt: "Uns ging es darum, die Reichweite von Brand- und Katastrophenalarmen sowie kritischen Helpdesk-Mitteilungen bei IT-Ausfällen zu erhöhen. Würden wir über das Infoband auch weniger wichtige Nachrichten versenden, würde damit aus unserer Sicht auch die Aufmerksamkeit für dieses Medium sinken." So läuft bei der Behörde im Schnitt nur etwa alle zwei Wochen eine Mitteilung über den Ticker - alles, was nicht innerhalb von Minuten oder wenigen Stunden relevant ist, kommt auch weiterhin per E-Mail.