Die Kunden drängeln, der Zulieferer kommt nicht in die Gänge und Entscheider A kennt die Termine von Entscheider B nicht. "Komplexes Projekt" nennen die Analysten von Aberdeen sowas und sie wissen auch, dass im Schnitt nur 79 Prozent solcher Vorhaben pünktlich fertiggestellt werden. In den anderen 21 Prozent können Bußgelder fällig sein - und auf jeden Fall leidet das Image des Unternehmens. Mit dem richtigen IT-Einsatz und einer straffen Organisation lässt sich das vermeiden, wie Aberdeen in einer Studie herausgefunden hat.
Wie bei dem Marktforscher üblich, werden die Studienteilnehmer nach "Best in Class", Durchschnitt und Nachzügler ("Laggard") kategorisiert.
Dazu ein paar Zahlen: Die Klassenbesten schließen 95 Prozent ihrer Projekte fristgerecht ab, die besonders langsamen Firmen kommen nur auf 54 Prozent. Und während die BiCs eine Ressourcen-Auslastung von 83 Prozent aufweisen, sind es im Schnitt nur 65 Prozent.
Diese Diskrepanzen resultieren zum Teil aus dem unterschiedlichen Einsatz von Technologie, zum Teil aber auch aus der internen Organisation von Arbeitsabläufen.
Konkret geht es dabei zum Beispiel um die Nutzung von Business Intelligence Tools. 57 Prozent der "BiCs" arbeiten mit Projektmanagement-Anwendungen, die komplexe Daten aus verschiedenen Quellen auswerten können. Unter den Durchschnittsfirmen trifft das nur auf rund jede dritte (36 Prozent) zu. Außerdem stellen 38 Prozent der Vorzeige-Firmen allen Beteiligten Informationen zum Projekt in Real-time zur Verfügung. Im Schnitt gilt das nur für 20 Prozent.
Zentraler Speicher mit Informationen für alle Projekt-Beteiligten
Ein weiterer Punkt: Mitarbeiter, die viel im Haus, auf dem Betriebsgelände oder auswärts unterwegs sind, erhalten in 47 Prozent der "BiCs" robuste Handhelds (die Studienautoren sprechen von "rugged" devices). Unter den Durchschnittsfirmen leistet sich das nur jede Vierte.
Dreh- und Angelpunkt ist für die Analysten jedoch der Einsatz eines Speichers, auf dem alle Projektinformationen zentral abgelegt sind, einschließlich der Termine aller Beteiligten. Das leitet auch zu den Unterschieden in der Organisation über. Besonders erfolgreiche Unternehmen messen die Performance ihrer Projekte häufiger als der Durchschnitt. Einer der "BiC"-Entscheider bringt es auf die Formel: "What you measure is what you manage".
Insgesamt scheinen komplexe Projekte umso besser zu funktionieren, je früher ein Change Management aufgesetzt wird. Für den CIO heißt das, dass er alle Beteiligten an einem Tisch versammeln sollte. Je besser die Abteilungen zusammen arbeiten, umso transparenter die Prozesse. Wo Mitarbeiter sich von bisher papier-basierten Abläufen auf digitale Prozesse umstellen müssen, darf der Aufwand für Trainings und Schulungen nicht unterschätzt werden. Die Kosten dafür, wenn dieser Punkt übersehen wird, erst recht nicht.
Grundlage für den gesamten Projekt- und Change Management-Prozess ist ein hoher Grad an Anwendungs- und Daten-Integration. Anders sind Transparenz und Kollaboration nicht herzustellen.
Worin die Ursachen für die wachsende Komplexität von Projekten liegen, darin sind sich alle Studienteilnehmer einig. Mit 58 Prozent der Nennungen geben sie an, dass vor allem Kunden Druck machen, wenn Projekte verzögert werden. Das Ziel, Kosten zu senken, folgt mit 44 Prozent der Nennungen erst auf Platz zwei.
Aberdeen hat für die Studie "Complex Service Work: Scheduling Technicians, Crews and Physical Resources" mit Entscheidern aus 125 Unternehmen - vorwiegend aus den USA und Europa - gesprochen.