Foto: SCOPAR
Wer bei Google das Wort Projekt-Management eintippt, erhält rund 14 Millionen Treffer. Das gute Gelingen ihrer Vorhaben scheint Unternehmen erheblich zu beschäftigen. Eines sollten sie dabei nicht tun: nur auf’s Geld achten. Das raten zumindest Rudolf Dögl und Michael Jost von der Beraterfirma SCOPAR aus München.
Dögl ist Professor an der FH Würzburg-Schweinfurt, Jost Head of IT-Consulting bei SCOPAR. Ihre Ratschläge zum Projekt-Management fassen sie in dem Papier "Maßnahmen konsequent am Wertbeitrag für das Unternehmen ausrichten" zusammen. Dabei konzentrieren sich die Autoren auf das Thema Priorisierung.
Maßnahmen-Monitor
"Um eine Ausrichtung der Maßnahmen auf die Strategie und eine Vergleichbarkeit zu erreichen, ist eine standardisierte Methode sowie eine eindeutige Bewertungsgrundlage Voraussetzung", schreiben Dögl und Jost. Ein typischer Maßnahmen-Monitor umfasse dabei folgende Punkte:
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Kundennutzen - mit den Fragen nach Kosten, Zeit/Geschwindigkeit, Qualität, Flexibilität und Zufriedenheit,
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Implementierungseignung - mit den Aspekten Technik/Anwendungen, interner Workflow, Kundenprozesse, Mitarbeiter-Know-how und Projektprogramm,
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Zielbeitrag und Strategiekonformität,
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strategische Marktrelevanz,
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Payback-Szenario mit den Unterpunkten Vorlauf, laufende Kosten, IT-Savings, Geschäftsprozess-Savings und Payback.
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Dem schließen sich Priorisierung und Kommentar an.
Dögl und Jost plädieren grundsätzlich für ein gesundes Maß an Bauchgefühl. Damit das nicht in die reine Intuition abgleitet, brauche es einen systematischen Hintergrund. Konkret: Projekte sollen nach strategisch bedeutsamen Kriterien analysiert werden - allerdings sollten sich Entscheider dabei auf einige wenige beschränken. Hier sei Mut zur Lücke gefragt.
8 Leitfragen für die Priorisierung
Ziel der Autoren ist, Projekte nicht allein nach monetären Gesichtspunkten zu priorisieren. Erfahrungen und weiche Aspekte wie Lieferantentreue und Marktwirkung sind für sie ebenso wichtig.
Entscheider sollten sich folgende Fragen stellen:
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Welches Vorhaben unterstützt insgesamt die Geschäftsstrategie maßgeblich?
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Welche Maßnahmen haben die größten Erfolgsaussichten?
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Welche Maßnahmen haben neben den messbaren Nutzerkriterien das größte Potenzial bei schlecht messbaren Nutzenargumenten?
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Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren der Projekt- oder Maßnahmebewertung?
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Wie kommt man zu einer neutralen, nutzenorientierten Priorisierung?
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Wie kann man ganz unterschiedliche Ideen nach einem einheitlichen Muster vergleichen?
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Wie lassen sich die Positionen Pro und Contra von Maßnahmen übersichtlich darstellen?
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Wie lauten die relevanten Fragen für die Auswahl von Maßnahmen?
Laut Dögl und Jost sollten sich zu Beginn jeden Projektes alle Entscheider zu einem Workshop treffen. Nach einer gemeinsamen Diskussion können die Ergebnisse im größeren Kreis präsentiert werden.
Wertbeitragsorientierte Priorisierung heißt für die Berater Folgendes:
7 Punkte für eine wertbeitragsorientierte Priorisierung
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Reduktion von Fehlinvestitionen durch das frühzeitige Erkennen von Maßnahmen und Projekten mit hohem Nutzen,
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Vergleichbarkeit von Maßnahmen und Projekten aus unterschiedlichen Bereichen und auch stark unterschiedlicher Vorhaben,
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leichtere Integration von Projekten ins laufende Projektportfolio mit der Möglichkeit zur Simulation von Kosten- und Nutzenkonsequenzen "in Echtzeit",
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Möglichkeit zum monatlichen oder quartalsweise Update/Review zu allen Projekten bei minimalem Aufwand,
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Zeit- und Kostenreduzierung im Management des Projektportfolios über den gesamten Prozess hinweg,
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Reduktion von Projektanfragen und Maßnahmen ohne oder ohne genügenden Nutzen,
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für alle Beteiligten transparente und nachvollziehbare Entscheidungen bei der Projektpriorisierung.
Wenn es nicht klappt, haben die Berater durchaus tröstende Worte parat: Die richtigen Maßnahmen und Projekte zur richtigen Zeit zu starten, sei "eine Kunst". Und der britische Staatsmann Winston Churchill pflegte zu sagen: "Kunst ist, einmal mehr aufzustehen, als man umgeworfen wird."