Der digitale Darwinismus, so scheint es, ist im vollen Gange - wer sich der digitalen Zukunft nicht rechtzeitig stellt, wird mittelfristig keine Chance mehr auf dem Markt haben. Wer sich die Potenziale der digitalen Transformation dagegen clever zunutze macht, kann auf nahezu jeder Stufe der Umstellung profitieren.
Von den insgesamt 220 befragten Teilnehmern der diesjährigen IDC-Studie "Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im Zeitalter der digitalen Transformation" erkennen 91 Prozent der Befragten denn auch grundsätzlich die Potenziale der digitalen Transformation für ihre Organisation. Was also lässt die Unternehmen noch zögern? Allen voran ist es vielerorts die Komplexität der Thematik, die abschreckt.
Print- und Document-Management als Einstiegshebel
IDC empfiehlt, Print- und Document-Management als Einstiegshebel zu wählen und schrittweise eine Etappe nach der anderen in Richtung digitalen Wandel zu wagen. Die Gründe, die für Print und Document-Management als Ausgangsbasis sprechen, sind vielfältig. Speziell bei den Prozessen rund um den Post-, Auftrags-, oder Rechnungseingang sahen sich die Mitarbeiter in der Vergangenheit mit einem hohen Aufkommen an Papier bzw. Dokumenten konfrontiert. Mittlerweile setzen die meisten größeren Firmen für diesen Arbeitsschritt automatisierte Lösungen ein.
Eine Herausforderung liegt dabei darin, die unterschiedlichen Eingangsformate (EDI, XML, ZUGFeRD, Papier, PDF), unter einen Hut zu bekommen. Zudem gilt es, die entsprechenden vor- und nachgelagerten Prozesse so clever zu synchronisieren, dass sich die Automatisierung positiv auf die weitere Rechnungsverarbeitung auswirken kann, so etwa in Form einer Erhöhung des Bestellbezugs in den Rechnungen.
Die Digitalisierung in diesem Bereich kann relativ zügig umgesetzt werden, zumal die Branche längst schlüsselfertige Lösungen bereithält. Diese optimieren die Arbeitsabläufe, sorgen für klarere Strukturen - und bringen meist einen direkten ROI.
ABB automatisiert dokumentenintensive Prozesse auf einheitlicher Plattform
So hat etwa die ABB Schweiz AG ihre dokumentenintensiven Prozesse unternehmensweit auf einer einheitlichen Plattform automatisiert. Auf Basis der neuen Lösung konnten die Durchlaufzeiten für Eingangsrechnungen drastisch reduziert werden. Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Neben den deutlichen Workflow-Verbesserungen, von denen die Mitarbeiter profitieren, profitiert auch der Kunde: Heute können 10 Prozent mehr Skontobeträge abgezogen werden als bisher.
Nicht zu unterschätzen ist die Tatsache, dass papier-basierte Dokumente nach wie vor eine wichtige Rolle im Unternehmensalltag spielen - und wohl auch dauerhaft spielen dürften. Laut IDC wird der Anteil der digitalisierten Dokumente im Jahr 2016 im Vergleich zum Jahr 2014 um gerade mal 2 Prozentpunkte auf 53 Prozent steigen - dies heißt im Umkehrschluss, dass nach wie vor knapp jedes zweite Dokument auf Papier vorliegt.
Zwar steigt seit Jahren das Bewusstsein der Mitarbeiter in den deutschen Unternehmen in Bezug auf einen achtsamen Ressourcen-Umgang, und die Anzahl der elektronischen Fassungen wird mit der wachsender Verbreitung neuer Digitalisierungsprozesse dauerhaft sicher auch zunehmen. Dennoch: für die Beibehaltung von Arbeitsweisen auf und mit Papier sprechen noch ganz andere Gründe.
Kundenpräferenzen und gesetzliche Vorgaben sind maßgebliche Motive
So nannten die Befragten der IDC-Studie Kundenpräferenzen (46 Prozent) sowie gesetzliche Vorgaben (45 Prozent) als maßgebliche Motive. Gleichzeitig macht der Umgang mit Dokumenten einen Großteil des Arbeitsalltags aus - Dokumente zu suchen, zu erstellen und zu bearbeiten beansprucht 41 Prozent der Arbeitszeit einer typischen Arbeitswoche.
Bei ihrem Weg in die digitale Transformation tun Unternehmen daher gut daran, diese Realitäten nicht auszublenden, sondern ihren Mitarbeitern und Kunden vielmehr Lösungskonzepte an die Hand zu geben, im Rahmen derer diese tatsächlichen Arbeitsgewohnheiten eingebunden werden können.
In diesem Zusammenhang empfehlen sich professionelle Konzepte, die entsprechende Prozessschritte wie etwa das Scannen, die automatische Indexierung sowie das Capturing clever integrieren. Parallel dazu bilden bewährte Konzepte wie Basic Print Management oder auch Managed Print Services die Grundlage für eine Output-Management-Landschaft, die eine optimierte Druckerflotte ebenso umfassen wie ein Asset-Management (vgl. dazu die Grafik "Checkliste" aus dem Executive Brief der IDC-Studie).
Königsdisziplin der Document Solutions
Als letzte Etappe, die Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Transformation mit Print & Document Management derzeit nehmen können, sieht IDC die Königsdisziplin der Document Solutions. Hierbei rücken nach der Verbesserung von Teilbereichen dokumentenbasierter Prozesse (Scan & Route, sicheres Drucken, elektronische Archivierung, digitale Formulare), nun die automatisierte Übergabe an Drittsysteme sowie die workflowbasierte Weiterbearbeitung noch mehr in den Fokus. Prozesse mit hohem Papieranteil, rund um die Rechnungsverarbeitung oder die Logistik etwa, rücken in den Mittelpunkt.
Hier, tief im Maschinenraum des Unternehmens, finden sich ebenfalls Ansätze, den Workflow durch eine Digitalisierung der Prozesse nachhaltig zu transformieren und Potenzial zutage zu fördern. So hat etwa ein deutsches Maschinenbauunternehmen, das Anlagen zur Herstellung von Verbindungshalbleitern produziert, seine Prozesse im Bereich der Vorrats- und Lagerhaltung digitalisiert und damit optimiert.
Mit einer Lösung für die automatisierte Bearbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP optimiert der Anbieter die Warenflüsse im Unternehmen, um eine ideale Balance zwischen Kapitalbindung, Lieferzeiten und Kundenzufriedenheit zu erzielen. Durch das automatisierte Auslesen und Abgleichen von Bestelltermin, Auftragsbestätigung und Wareneingangsdaten erhält das Unternehmen genaue und aussagekräftige Daten zu den tatsächlichen Lieferzeiten, die es wirkungsvoll zur Optimierung seiner Supply-Chain-Prozesse einsetzen kann.
Mobiles Arbeiten und Home Office verändern Anforderungen
Einen weiteren großen Schub in Richtung digitaler Transformation dürften die sich verändernden Arbeitsweisen darstellen - mehr und mehr Arbeitnehmer arbeiten mobil oder vom Home Office aus. Wie die IDC-Studie zeigt, arbeitet mittlerweile mehr als ein Drittel der Mitarbeiter fern ihres stationären IT-Arbeitsplatzes. Laut IDC wird sich dieser Trend hin zum mobilen Arbeiten in den kommenden Jahren weiter verstärken.
Im Zuge dieser Entwicklung verändern sich nicht zuletzt auch die Anforderungen auf Kundenseite. Als erstklassiger Service werden mittlerweile oft Prozesse und Angebote empfunden, bei denen dem Anwender gar nicht mehr unbedingt die Arbeit abgenommen wird, die ihm aber eine schnelle, zeitlich und örtlich selbst bestimmte Erledigung ermöglichen - man denke dabei etwa an die Selbst-Scan-Kasse im Supermarkt.
ING Diba hat Smartphones ihrer Kunden zum Dokumentenscanner umfunktioniert
Vor diesem Hintergrund hat die ING Diba, mit 8 Millionen Kunden gemessen an der Kundenanzahl die größte Direktbank Deutschlands, die Smartphones ihrer Kunden zum Dokumentenscanner umfunktioniert - und bietet genau damit ihren Nutzern heute ein enormes Service-Plus: Die Anwender können ihre Bankgeschäfte quasi von überall, eigeninitiativ und vor allem komfortabel erledigen.
Das Prinzip ist so einfach, wie es klingt: Der Anwender fotografiert sein Dokument. Dieses wird auf Basis einer Capture-Lösung, die in die App der Bank integriert wurde, vom Foto in ein elektronisches Dokument umgewandelt und ins Rechenzentrum weitergeschickt. Dort werden die Metadaten automatisch ausgelesen, und zurück an den Anwender gespielt. Dieser korrigiert oder bestätigt die Eingaben und gibt den Auftrag frei.
Auf Bankenseite werden alle Daten und Dokumente digital von den jeweiligen Smartphones bis in die Backendsysteme übertragen und automatisch verarbeitet. Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter das eingegangene Schriftstück am Ende des Prozesses beantwortet - oder ob die Banküberweisung automatisiert von der Anwendung ausgelöst wird.
Von diesem digitalisierten Workflow profitieren mithin sowohl die Bank als auch die Anwender. Für die Anwender bedeutet dieser mobile Zusatzservice trotz oder vielleicht gerade wegen des geforderten "Eigenanteils" allen voran einen wertvollen Zugewinn an Flexibilität. So illustriert Fotoüberweisung als ein Beispiel unter vielen, die sich derzeit auf dem Markt etablieren, welchen Schub der Markt durch die neuen technologischen Möglichkeiten auf dem Weg zur digitalen Transformation erhält.