Investitionen in neue Software geplant

Firmen setzen bei Reisekosten-Abrechnung auf mehr IT

14. Januar 2005
Von Thomas Zeller
Deutsche Unternehmen wünschen sich einen stärkeren IT-Einsatz bei der Reisekostenabrechnung. Dafür wollen immerhin 73 Prozent der Firmen innerhalb der kommenden zwölf Monate in eine neue Software investieren. Das geht aus einer Studie des IT-Dienstleisters ADP Employer Services und dem Marktforschungsunternehmen tms connected hervor.

Jedes siebte Unternehmen will sogar den Prozess der Reisekostenabrechnung komplett ändern. Drei Prozent denken über einen Wechsel des Outsourcing-Unternehmens nach.

Hinter dem Wunsch nach Veränderung steckt vor allem der hohe Prozess- und Verwaltungsaufwand, der bei deutschen Unternehmen bei der Bearbeitung der Reisekosten anfällt. Eine weitere Untersuchung von ADP Employer Services ergab zudem, dass deutsche Firmen vergleichsweise überdurchschnittlich viele Reisen ihrer Mitarbeiter abwickeln müssen: Fallen europaweit durchschnittlich 118 Tage pro Unternehmen und Jahr für die Bearbeitung von Reisekosten an, so sind es in Deutschland 141 Tage. Deutsche Unternehmen rechnen 287 Reisevorgänge pro Monat ab, europäische 228. In Deutschland reisen 36 Prozent aller Mitarbeiter, in Europa sind es 32 Prozent.

Die Abrechnung von Dienstreisen in deutschen Firmen ist im internationalen Vergleich nicht effizient.
Die Abrechnung von Dienstreisen in deutschen Firmen ist im internationalen Vergleich nicht effizient.

Teure Reisekostenabrechnung

Für jeden Reisenden entstehen beim Unternehmen jährlich 463 Euro an administrativen Kosten, 52 Prozent davon durch die Buchung, 46 Prozent durch die Ausgabenberechnung und zwei Prozent durch sonstige Aktivitäten. Dies entspricht 5,6 Prozent der Gesamtreisekosten. Den größten Anteil machen hier die Transportkosten aus, gefolgt von Übernachtungen und Verpflegungspauschalen.

Die Prozesskosten lassen sich gemäß einer VDR (Verband Deutsches Reise-Management )-Analyse um 46 Prozent reduzieren, gemäß Studien aus dem Jahr 2003 von American Express, A.T. Kearney und GfK sogar um 50 Prozent. Dafür müssen Firmen eine Reisekostenrichtlinie einführen und überwachen, Online-Buchungen nutzen, schlanke Abwicklungsprozesse einsetzen und eine Corporate-Kreditkarte einführen.

Auch mit einem umfassenden Controlling, etwa durch ein Workflow-gestütztes Genehmigungsverfahren, effizientes ReportingReporting und ein elektronisches Archiv sind weitere Einsparungen möglich. Alles zu Reporting auf CIO.de

Im Rahmen der Ende 2004 durchgeführten Studie wurden 5.700 Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern in Deutschland befragt.

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