Das Personalgeschäft der Techniker Krankenkasse mit über 10.000 Mitarbeitern erfolgt durch zentrale Personalfunktionen in der Hauptverwaltung Hamburg sowie durch eine dezentral organisierte Personaladministration und Personalabrechnung in 40 Dienststellen. Neben der Verwaltung der über 10.000 Akten aktiver Mitarbeiter wird zudem ein Archiv mit 3.000 Akten bereits ausgeschiedener Mitarbeiter betreut.

TK: Über 10 000 Mitarbeiter nun digital erfasst

In der Vergangenheit war oftmals ein umständliches und langwieriges Ausleihen der Papierunterlagen die Folge, um die unterschiedlichsten Personalprozesse gewährleisten zu können. Insgesamt bedeutete dies das manuelle Handling eines Volumens von rund 750.000 Dokumenten beziehungsweise 1,3 Millionen Dokumentenseiten, mit täglich 200 bis 300 weiteren, neuen Belegen.

Bevor die Lösung in Betrieb ging, wurden zunächst die Bestandsakten durch einen darauf spezialisierten Dienstleister digitalisiert und anschließend in das elektronische System überführt. Durch die externe Vergabe der Digitalisierung konnten die Endanwender bei der TK erheblich entlastet werden und die Projektlaufzeit um etwa ein Jahr verkürzt werden.

Neu hinzukommende Personaldokumente werden heute über einen zentralen Scan-Arbeitsplatz in der Personalabteilung direkt der digitalen Personalakte zugeführt. Im täglichen Geschäft gleicht die Arbeit mit SAPSAP Records Management der mit einer herkömmlichen Papierakte. Doch der Nutzen ist ungleich größer: Unterlagen müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden, Aktentransporte gehören der Vergangenheit an, Zugriffsberechtigungen lassen sich definiert und detailliert steuern und neue Dokumente können leicht in die digitale Akte eingebunden werden. Alles zu SAP auf CIO.de