Projekt-Management
Wie man 1.700 Clients erneuert
Die Lehren aus dem Projekt
1. Was viel Zeit kostet:
Für Projektplanung, Softwarepaketierung, Feintuning der Clients, eine intensive Testphase und sorgfältige Qualitätskontrolle wurde ein knappes Jahr veranschlagt. Das erwies sich im Nachhinein immer noch als zu wenig. Auch auf das Testing wurde viel Zeit verwandt, obwohl das den Zeitplan durcheinander brachte.
2. Die Anwender ins Boot holen:
Auf Workshops in den einzelnen Instituten durften die User ihre Wünsche und Anregungen geben. Das sei in den Fachbereichen sehr gut angekommen, so Köllhofer. Einige der Ergebnisse: Die User wollten auch offline arbeiten können, sie fühlten sich von der Konfiguration eingeschränkt, und sie bemängelten das lahme Tempo von Office.
3. Pilotphase ernst nehmen:
Ab Mai 2011 bildeten fünf Institute und zwei Abteilungen der Generalverwaltung die Vorhut für den flächendendeckenden Rollout des neuen Client. Unterstützt wurde die MPG dabei von den externen Dienstleistern Datagroup und Hewlett-Packard Education Services. Die Installation übernahm die Datagroup, die vorher schon für den Helpdesk verantwortlich gezeichnet hatte, und das laut Rahmenvertrag auch in den kommenden zwei Jahren tun dürfte.
Ein Pilot ist wie eine Generalprobe: Wenn alles läuft, wie geschmiert, hakt es oft bei der Aufführung vor dem ganz großen Publikum. In diesem Fall traten jedoch schon beim Praxistest einige Fehler auf, die vor dem Rollout in der Breite tatsächlich beseitigt wurden. Da bereits der Pilot verspätet gestartet war (im Mai statt im Januar), schob sich das Projekt dadurch noch mehr in Richtung Jahresende.
4. Allzu straffe Zeitplanung:
Dass sich Teams erst mühsam aufeinander einspielen müssen, wird bei den meisten Projekten übersehen. Auch in diesem Fall musste die zeitliche Planung im Projektverlauf angepasst werden. Eigentlich hatte der Rollout schon im September 2011 abgeschlossen sein sollen. De facto dauerte es zwei Monate änger. Pro Woche wurden zwei bis drei Institute umgestellt. Demnächst wollen die Verantwortlichen mehr Reserven in den Zeitplan einbauen.