Die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern sich fortwährend - Konzerne sehen sich immer höheren Ansprüchen an die Rechnungslegung gegenüber. Transparenzrichtlinien wie der Sarbanes-Oxley-Act aus den USA oder der Corporate Governance Kodex in Deutschland sowie das KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) erhöhen die Zahl der zu berichtenden Informationen und nehmen immer mehr Unternehmenseinheiten in die Verantwortung. Da sich Unternehmen im globalisierten Wettbewerb an den internationalen Kapitalmärkten orientieren müssen, sind sie einem ständigen Wandel unterworfen. Konzerneinheiten kommen hinzu, Beteiligungen fallen weg. Globalisierung fordert operative Beweglichkeit - auch im Controlling der Unternehmen.
Es reicht nicht mehr aus, dass Konzerne ex-post auf ihre Unternehmensdaten blicken. Gefragt ist eine aktive Portfoliooptimierung, die sich an Finanzkennzahlen genauso orientiert wie an strategischen Entscheidungen der Unternehmensführung. Es geht nicht mehr nur darum, strukturiert vorliegende Daten aus der Buchhaltung und dem Rechnungswesen zu erfassen, sondern die Informationsbasis in Richtung unstrukturierter, heterogener Daten zu erweitern. Das Controlling wandelt sich zum Management der Beteiligungen. Der Anspruch ist dabei, verschiedene Perspektiven - rechtliche, steuerliche und operative - auf das Beziehungsgeflecht zu ermöglichen. Wie ein Privatmann sein Aktiendepot ständig beobachtet, bewertet und gegebenenfalls umschichtet, so müssen auch Unternehmen ihre Beteiligungen kontinuierlich überprüfen. Das geht nicht allein auf Basis von Finanzkennzahlen, auch operative und qualitative Größen müssen herangezogen werden.
Das Ziel lautet, Beteiligungen effizienter zu managen und Unternehmensstrukturen aktiv zu gestalten. Wertschöpfungspotenzial bietet sich, wenn Konzerne alle beteiligten Prozesse optimieren sowie damit verbundene Kosten reduzieren. Ein Unternehmen, das sein Beteiligungs-Management zum Instrument der Unternehmenssteuerung ausbauen kann, wird sich in Zukunft einen Wettbewerbsvorteil am internationalen Markt sichern können.
Die Aufgabe, das Beteiligungs-Controlling in ein Beteiligungs-Management zu wandeln, liegt in der Auseinandersetzung mit drei grundlegenden Herausforderungen: Die Zahl der Beteiligungen sowie der Bewegungen werden in Zukunft mindestens gleich bleiben, wenn nicht wachsen. Die Komplexität der Beteiligungsstruktur wird dadurch steigen. Drittens werden die internen und externen Interessensgruppen zahlreicher und heterogener.
Relevante Daten zusammenführen
Jede neue Beteiligung eines Konzerns potenziert die Abfragen, die unterschiedliche Unternehmensbereiche in regelmäßigen Abständen tätigen. Sie müssen für sie relevante Daten einsammeln und zusammenführen. Hinzu kommen Ad-hoc-Abfragen, wenn es etwa um strategische Unternehmensentscheidungen geht. Dabei kommt es nicht nur auf Informationen zu den Beteiligungen an, sondern auch auf die im historischen Vergleich häufigen und tief greifenden Änderungen. Das beste Beispiel dafür stellt die Chemiebranche dar. Man denke nur an den Wandel von Hoechst über Aventis zu Sanofi-Aventis oder die Ausgliederung von Lanxess aus dem Bayer-Konzern.
Doch nicht nur die reine Zahl der Beteiligungen stellt betriebswirtschaftlichen Aufwand dar. Auch die Komplexität innerhalb der einzelnen Beteiligungsstrukturen erschwert es, sie zu managen. Jedes Unternehmen ist anders strukturiert und aufgebaut. Die ergebnisorientierten Geschäftsbereiche und Profitcenter einer Beteiligung multiplizieren das Makromodell ihres eigenen Mutterkonzerns. Zudem machen die unterschiedlichen Formen von Beteiligungen wie direkte und indirekte, Mehrheits- und Minderheitsbeteiligungen ein bedarfsgerechtes Controlling und Management notwendig. Viele dieser Formen werden heute schon über die Konsolidierung in einem quartalsmäßigen Rhythmus abgebildet, jedoch nicht alle. Verschärfte Rechnungslegungsvorschriften fordern eine vollständige Transparenz ein, was regelmäßig zu Problemen in Datenaktualität, -genauigkeit und -verlässlichkeit führt.
Nach Zahl und Komplexität der Beteiligungen fordert drittens die steigende Anzahl von Interessenten an aktuellen Informationen das Beteiligungs-Management heraus. Interne Abteilungen (beispielsweise Steuern, Recht, internes und externes Rechnungswesen, Investor Relations, Mergers & Akquisitions aber auch der Vorstand) wie externe Interessensgruppen haben ein Bedürfnis nach aktuellen und jederzeit verlässlichen Informationen aus und zum Beteiligungs-Management. Sie verlangen jedoch unterschiedliche Perspektiven auf das gleiche Phänomen sowie spezifische Informationsdetails. Dies bedingt eine jeweils unterschiedliche Informationsorganisation.
Dass in diesem komplexen Beziehungsgeflecht mit den unterschiedlichsten Informationsbedürfnissen IT-Unterstützung notwendig ist, liegt auf der Hand. Diese muss sich folgerichtig auf die unterschiedlichen Daten, Datenmenge und Datenqualität richten. Die Aufgabe von IT ist es, vorhandene Datenquellen bestmöglich zu nutzen, nahtlose Prozessketten und Workflows zu sichern und ein flexibles Reporting für die unterschiedlichen Nutzergruppen zu ermöglichen.
Viele der benötigten Daten sind bereits in irgendeiner Form vorhanden, der größte Teil sicherlich aus der legalen Konsolidierung. Ziel einer IT-Unterstützung ist es daher, Datenquellen zu synchronisieren und ihre Qualität zu erhöhen. Um fundiert entscheiden und zu bereichsübergreifend verlässlichen Informationen gelangen zu können, ist eine einheitliche Datenbasis von entscheidender Wichtigkeit. Daten betriebswirtschaftlich korrekt zu behandeln ist dabei genauso von Bedeutung, wie Revisions- und Manipulationssicherheit.
Ein leistungsfähiges und ausgereiftes Data Warehouse als zentrale Sammelstelle sollte Basis sein. Zudem bedarf es einer flexiblen Datenflussmodellierung. Die Heterogenität und die Vielzahl der Beteiligungen verlangt nach einer größtmöglichen Flexibilität im Datentransport. Nutzer müssen für große Datenmengen vorhandene Systeme automatisiert anzapfen können. Aber auch manuelle Erfassungsmöglichkeiten müssen bestehen, die etwa bei Risikoabschätzungen von Bedeutung sind.
Da SAP als Software-Basis in den meisten deutschen Großunternehmen und marktführend auch in Europa und den USA im Einsatz ist, sollte die IT-Unterstützung im Beteiligungs-Management darauf aufbauen und in die SAP-Landschaft nahtlos integrierbar sein. Eine Software für das Beteiligungs-Management, die nicht eng mit SAP SEM/BCS und EC/CS kommuniziert, sorgt für Doppelaufwand und erzeugt gerade keine einheitliche und verlässliche Datenbasis.
Auf die Prozesskette kommt es an
Nahtlose Prozessketten und Workflows sind von enormer Wichtigkeit, da sie eine automatisierte Dokumentation ermöglichen. Indem Bewegungen über Workflows realisiert werden, kann ein Unternehmen Abläufe automatisch mitprotokollieren lassen. Der Nutzer kann beispielsweise verfolgen, wer wann welchen Datensatz geändert hat. Auf diese Weise kann intelligente Software Transparenzrichtlinien erfüllen. Zudem erleichtert sie die Qualitätskontrolle.
Beispielsweise können Abteilungen geänderte Stammdatensätze dezentral erfassen, eine Freigabe aber über einen Workflow in der Zentrale realisieren. IT trägt des Weiteren dazu bei, Medienbrüche zu vermeiden, Manipulationsmöglichkeiten auszuschließen und Daten automatisiert zu übernehmen. Dies steigert wiederum die Datenqualität. Operative Verbesserungen ergeben sich durch Standard-Software-Funktionen. Über personalisierte Oberflächen können auch ungeübte Benutzer Standardabfragen erstellen und einsehen.
IT kann im Beteiligungs-Management zudem für ein flexibles Reporting sorgen, das alle Anspruchsgruppen individuell bedient. Eine Beteiligungs-Software muss spezifische Sichtweisen auf Grundlage einer einheitlichen Datenbasis sicherstellen. Beispielsweise benötigt eine Tochtergesellschaft für ihre eigene Bilanzierung nicht die gesamten Kennzahlen des Konzerns. Daher sind bedarfsgerechte Berichte und Analysen wünschenswert und sollten über ein Rollen- und Berechtigungskonzept webbasierend für beliebige Adressaten personalisiert werden können. Für alle Benutzer muss ein Mehrwert vorhanden sein. Zudem sollte eine standardisierte Software zum Beteiligungs-Management alle Nutzergruppen bedienen können.
Die Anforderungen an das Beteiligungs-Management sind hoch. IT-Unterstützung kann einen wesentlichen Beitrag dazu liefern, Informationsströme zu optimieren und darüber hinaus betriebswirtschaftliche Prozesse effizienter zu gestalten. Beispielsweise bietet Zetvisions mit zetControl Corporate Investment Management eine Software für das Beteiligungs-Management, die gegenwärtige und zukünftige Ansprüche an Rechnungslegung, Berichtswesen und Analysen berücksichtigt - sei es rechtlich oder unternehmenseigen. Neben den fachlichen beachtet sie dabei auch Software-technische Anforderungen. Das Thema Business Intelligence erreicht damit das Beteiligungs-Management.