Beinahe jeder Internetbenutzer besitzt ein Mail-Konto – und hat auch schon mal Probleme damit. Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die häufigsten E-Mail-Störfälle. Weil die meisten Anwender immer noch Windows XP anstelle von Windows Vista verwenden, beziehen sich die Tipps soweit sie in Zusammenhang mit dem Windows-Betriebssystem stehen zunächst auf dieses ältere Windowssystem. Sie sind in ähnlicher Weise aber auch auf Vista anwendbar.
Vorab erläutern wir einige Begriffe, die Sie zum Verständnis der folgenden Seiten kennen sollten:
HTML
Die HyperText Markup Language ist eine Sprache zur Beschreibung von Webseiten. Browser wie der Internet Explorer setzen den Textcode in ein grafisches Erscheinungsbild um. Das funktioniert auch in Outlook (z.B. spezielle oder farbige Schriften).
Add-In
Ein Add-In ist eine Erweiterung für ein Programm. Meist lassen sie sich einfach in- und deinstallieren.
POP3
POP ist ein Übertragungs-Protokoll, mit dessen Hilfe Programme Mails von einem E-Mail-Server herunterladen können. Details hierzu und zur Alternative IMAP erfahren Sie weiter hinten.
Und los geht's mit typischen Mail-Problemen und deren Lösungen:
Hotmail mit Mailprogramm
Frage: Ich besitze eine Hotmail-Adresse und würde gerne meine Mails mit einem Mailprogramm abrufen. Geht das?
Antwort: Ja. Windows Live Hotmail hat POP3 in der Tat lange Zeit nicht unterstützt, doch mittlerweile hat Microsoft dieses Feature längst nachgerüstet – andere Webmailprovider hatten POP3-Support schon länger im Angebot. Jetzt können Sie problemlos und ohne Umwege Ihre Hotmails beispielsweise via Thunderbird abrufen indem Sie dort ein Konto dafür anlegen. Fügen Sie dieses unter Extras/Konten/Konto hinzu. Wählen Sie „Webmail-Konto“ und folgen Sie den Anweisungen. Unter „Posteingang- Server Benutzername“ müssen Sie die entsprechende E-Mail-Adresse angeben. Anschließend sollten Sie die Mails abrufen können.
Welches Mailprogramm empfiehlt sich?
Frage: Gibt es Unterschiede im Funktionsumfang der verschiedenen Mailprogramme? Und wenn ja, welches ist das beste?
Antwort: Das kommt ganz auf das Einsatzgebiet an. Für private Anwender ist Thunderbird eine sehr gute Wahl. Im Vergleich zum vorinstallierten Outlook Express bei Windows XP (unter Vista heißt der mitgelieferte Mailclient Windows Mail. Dieser bietet im Unterschied zu Outlook Express durchaus Spam- und Phishing-Filter) bietet es viel mehr Funktionen wie z.B. den Spam-Filter. Außerdem benutzt Thunderbird nicht den Internet Explorer, um HTML-Mails anzuzeigen, was der Sicherheit dient. Ein weiteres Plus ist die einfache Bedienung sowie die Erweiterbarkeit durch zahlreiche Add-Ins, die Sie z.B. bei www.erweiterungen.de finden.
Wer nicht nur mailen will, sondern auch eine komplette Terminverwaltung benötigt, wird kaum an Outlook vorbeikommen. Dieses Mailprogramm wird in Microsoft Office mitgeliefert, kann aber auch separat gekauft werden. Dafür erhält man eine sehr gute Aufgabenverwaltung und Kalenderfunktion sowie ein Adressbuch. Da all diese Komponenten zusammenarbeiten, ist es einfach, den Überblick zu behalten.
Neue Mail-Adresse
Frage: Ich möchte eine neue Mail-Adresse einrichten. Ist ein kostenloser Anbieter empfehlenswert?
Antwort: Ja, es gibt viele Freemail- Dienste, die einen guten Leistungsumfang bieten. Die bekanntesten Beispiele sind web.de und gmx.de (die beide zu United Internet gehören), Googlemail (das eine enge Verknüpfung zu weiteren Google-Angeboten wie Google Texte und Tabellen oder Kalender bietet) und Hotmail von Microsoft. Ein Googlemail-Account ist zudem Voraussetzung, damit Sie wirklich alle Feature eines Android-Smartphones in vollem Umfang nutzen können.
Die Angebote von vielen Internetprovidern sind eher nicht zu empfehlen, da zum Teil das Senden von Mails mittels eines Mailprogramms nur erlaubt wird, wenn Sie auch mit dem entsprechenden Provider zum Internet verbunden sind.
Anhang lässt sich nicht öffnen
Frage: Jemand hat mir eine Mail mit einem wichtigen Anhang gesendet. Seltsamerweise ist bei mir lediglich eine Datei namens winmail.dat angekommen, die ich aber nicht öffnen kann. Auch ein erneutes Senden der Anhänge brachte keine Lösung. Was ist da los?
Antwort: Dieses Phänomen tritt auf, wenn eine Mail im Rich-Text-Format (RTF) mit Outlook gesendet von einer Nicht-Outlook-Software empfangen wird, wie z.B. Thunderbird oder auch Outlook Express. Diese Programme können mit dem RTF-Format nicht umgehen und zeigen lediglich die Datei winmail.dat im Anhang an.
* Was tun als Sender: Wenn Sie Outlook einsetzen, sollten Sie Mails unbedingt im Nur-Text- oder im HTML-Format senden. So können Ihre Mails von jedem korrekt geöffnet werden. Zu diesem Zweck klicken Sie in Outlook auf Extras/Optionen und öffnen die Registerkarte E-Mail-Format. Unter „Verfassen im Nachrichtenformat“ wählen Sie nun entweder „Nur-Text“ oder „HTML“. Ersteres produziert kleinere Mails und unterstützt keine Formatierungsmöglichkeiten wie Schriftart oder -größe. Mails im HTML-Format lassen sich zwar formatieren, werden aber etwas größer und können in ganz seltenen Fällen nicht dargestellt werden.
* Was tun als Empfänger: Zum Glück können aus diesen winmail.dat-Dateien die gewünschten Anhänge sehr einfach wiederhergestellt werden. Speichern Sie zuerst die Datei winmail.dat in einen Ordner auf der Festplatte. Laden Sie dann ein geeignete Gratis-Tool herunter, mit dem Sie winmail.dat-Dateien öffnen und lesen können. Lange Zeit klappte das perfekt mit dem WMViewer - diese Freeware wird jedoch nicht mehr weitereinentwickelt und kommt mit modernen Windowsversionen nicht zurecht.
Installieren Sie stattdessen die Freeware Winmail Opener. Starten Sie nach der Installation Winmail Opener und öffnen Sie damit die Winmail.dat. Schon können Sie den Inhalt lesen.
Zu großer Mail-Anhang
Frage: Ein Bekannter benötigt eine Datei von mir. Diese ist allerdings über 20 MB groß und das Verschicken per Mail somit ziemlich langsam oder je nach Mailprovider sogar unmöglich. Gibt es eine andere Möglichkeit zum Übermitteln?
Antwort: Für solche Zwecke nutzen Sie am besten einen Dienst wie www.rapidshare.de. Auf der Webseite können Sie ganz schnell eine bis zu 100 Megabyte große Datei hochladen, dazu ist nicht einmal eine Registrierung notwendig. Klicken Sie einfach auf Choose, wählen die gewünschte Datei aus und mit Klick auf Upload wird die Datei hochgeladen. Anschließend erhalten Sie einen Link zu Ihrer Datei, den Sie dann per Mail verschicken können. Über einen zweiten Link können Sie die Datei auch jederzeit wieder löschen.
Die Datei wird automatisch entfernt, wenn sie 30 Tage nicht heruntergeladen wurde. Wer sensible Dateien austauschen will, kann sie zuerst auch mit einem Archivierprogramm wie WinRAR komprimieren und mit einem Passwort versehen.
"RE" statt "AW"
Frage: Wenn ich eine Mail beantworte, setzt Outlook immer den Zusatz „AW:“ vor den ursprünglichen Titel. Bei den meisten Mails, die ich bekomme, steht aber der Zusatz „RE:“. Was hat es damit auf sich?
Antwort: Die Abkürzung „RE“ (auch „Re“) steht für das englische Wort „Reply“, während deutsche Outlook-Versionen „AW“ für „Antwort“ benutzen. Da „Re“ international verbreitet ist und Mailprogramme besser damit klarkommen, ist diese Schreibweise zu empfehlen.
* So ändern Sie die Einstellung in Outlook Express: Starten Sie das Programm und klicken Sie in der Menüleiste auf Extras/Optionen. Im Register Senden klicken Sie auf Internationale Einstellungen und aktivieren dort „Beim Antworten auf Nachrichten englische Kopfzeilen verwenden“.
* So ändern Sie die Einstellung in Outlook: Öffnen Sie das Mailprogramm und klicken auf Extras/Optionen. Im Register E-Mail-Format klicken Sie auf Internationale Optionen und aktivieren dort „Kopfzeilen von Antworten und Weiterleitungen in Englisch“. Wer die „Nachverfolgung“-Funktion von Outlook verwendet, kann auch diese in die englische Sprache ändern, indem „Nachrichtenkennzeichnungen in Englisch“ aktiviert wird.
An Mails erinnern
Frage: Ich bekomme oft Mails mit verschiedensten Anfragen. Aus Zeitgründen kann ich aber nicht alle immer sofort beantworten, weswegen einige davon schließlich in der Versenkung verschwinden. Was kann ich dagegen tun?
Antwort: Genau für diesen Zweck besitzt Outlook eine Funktion, mit der wichtige Mails im Ordner „Zur Nachverfolgung“ aufbewahrt werden, und zwar so lange, bis Sie als erledigt markiert werden.
Und so geht’s: Erhalten Sie eine wichtige Mail, klicken Sie einfach auf das Fähnchen B und schon wird die Mail unter „Zur Nachverfolgung“ aufgelistet. Sie können einen Zeitpunkt bestimmen, zu dem Sie an die Mail erinnert werden wollen. Klicken Sie dazu die Mail mit der rechten Maustaste an und wählen Zur Nachverfolgung/Erinnerung hinzufügen.
Jetzt legen Sie den Erinnerungstermin bequem fest. Hat sich die Mail erledigt, klicken Sie auf das nun rote Fähnchen neben der Mail – ein Häkchen erscheint und die Mail verschwindet aus dem „Zur Nachverfolgung“-Ordner.
Übrigens: Auch gesendete Nachrichten können mit „Zur Nachverfolgung“ markiert werden, allerdings funktioniert in diesem Fall die Benachrichtigungsfunktion nicht.
Was ist „Bcc“?
Frage: Wenn ich eine neue Mail erstelle, finde ich in der Kopfzeile mehrere Felder, Screen 4. Im „An“-Feld muss ich die Adresse des Empfängers angeben, das ist mir klar. Aber was hat es mit den Feldern „Cc“ und „Bcc“ auf sich?
Antwort: Genau, im „An“-Feld wird jeweils der Empfänger angegeben. Dieses Feld muss ausgefüllt sein, um die Mail verschicken zu können. “Cc“ steht für „Carbon Copy“ und dient dazu, andere Adressen festzulegen, die eine Kopie der Mail erhalten sollen. Diese Funktion kann z.B. dann verwendet werden, wenn Sie auf eine Mail antworten und die Antwort auch eine dritte Person betrifft.
Ähnlich funktioniert „Bcc“ was für „Blind Carbon Copy“ steht. Im Unterschied zu „Cc“ sieht der „An“-Empfänger nicht, an wen eine solche Kopie der Mail geschickt wurde. Für den Empfänger sind also nur die „Cc“-Empfänger sichtbar. Falls das Bcc-Feld bei Ihnen fehlt, blenden Sie es folgendermaßen ein:
* In Outlook XP müssen Sie im Mailfenster auf den kleinen Pfeil neben dem Optionen-Knopf klicken und dort Bcc aktivieren.
* In Outlook 2003 klicken Sie im Mailfenster auf Ansicht/“Bcc“-Feld, außerdem muss auch Ansicht/Kopfzeilen erweitern/reduzieren aktiviert sein.
* In Outlook Express aktivieren Sie ebenfalls im Mailfenster den Menüpunkt Ansicht/Alle Kopfzeilen. „Carbon Copy“ heißt übrigens auf Deutsch „Kohlekopie“ und stammt von der früher genutzten Durchschlagtechnik. Dabei wurden mehrere Seiten mit jeweils einem Kohlepapier dazwischen übereinander gelegt. Benutzte man anschließend einen harten Stift oder eine Schreibmaschine, erhielt man Kopien des Originaltextes.
Neues E-Mail-Protokoll
Frage: Was genau ist IMAP?
Antwort: Bei IMAP handelt es sich wie bei POP3/SMTP um ein E-Mail-Protokoll. Es erlaubt einem Programm, auf Mails auf dem Mailserver zuzugreifen, sie herunterzuladen und zu verwalten.
Die Mailverwaltung ist der große Unterschied zu POP3: Die Mails werden nicht heruntergeladen und damit vom Server gelöscht, sondern sie bleiben auf dem Server. Sie können die Mails zwar in Ihrem Mailprogramm – z.B. Outlook – anzeigen und in andere Ordner verschieben, allerdings passiert auch das auf dem Server. Erst wenn Sie eine Mail in Ihrem Mailprogramm löschen, wird sie auch vom Server gelöscht. Das Mailprogramm zeigt somit praktisch nur ein Abbild der Mails, die auf dem Server liegen.
Somit ist IMAP besonders praktisch, wenn mehrere Leute auf dasselbe Konto zugreifen müssen oder wenn Sie z.B. von zuhause aus Ihre Geschäftsmails lesen wollen, da sie auf dem Server erhalten bleiben. Außerdem wird – anders als bei POP3 – standardmäßig nur der Titel der Mail heruntergeladen, erst wenn Sie sie anklicken, folgt auch der Inhalt. Das senkt den Datentransfer und ist gleichzeitig auch praktisch, um etwa Spam-Mails zu löschen, die man bereits am Titel erkennt.
Fehlermeldung beim Senden
Frage: Für meine Mails von GMX benutze ich das Mailprogramm Outlook Express. Leider erscheint immer eine Fehlermeldung, wenn ich etwas verschicken will, bevor ich meine Mailbox abgerufen habe. Was kann ich tun?
Antwort: Damit die Mailserver nicht missbraucht werden, um massenweise Spam zu verschicken, haben zahlreiche E-Mail-Anbieter ihre Ausgangsserver geschützt. Bei einigen müssen zuerst die Mails abgerufen werden, damit sich der Benutzer identifiziert, dieses Verfahren nennt sich SMTP-after-POP. Anschließend können während einer gewissen Zeitspanne Mails versendet werden. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung.
Outlook 2000 und Outlook Express besitzen leider keine Funktion, um automatisch die Mails abzurufen, bevor gesendet wird. Bei den meisten E-Mail-Anbietern wie Web.de oder GMX gibt es aber eine weitere Möglichkeit, das Sendeproblem zu beheben: die SMTP-Authentifizierung. Bei diesem Verfahren loggt sich das Mailprogramm auch beim Versand beim Mailserver ein.
* So aktivieren Sie die Einstellung in Outlook 2000 und Outlook Express: Klicken Sie auf Extras/Konten/ E-Mail, wählen Ihr Konto aus und klicken auf Eigenschaften. Aktivieren Sie unter Server die Option „Server erfordert Authentifizierung“. Schließen Sie das Fenster mit Klick auf OK.
* So gehen Sie vor mit Outlook XP/2003: Klicken Sie auf Extras/E-Mail-Konten, wählen Sie „Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten“ und anschließend Ihr Konto. Mit Klick auf Ändern/Weitere Einstellungen/Postausgangsserver gelangen Sie zur benötigten Einstellung, Screen 6. Aktivieren Sie das Häkchen „Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung“ und wählen Sie dann entweder die dritte Option, um SMTP-after-POP zu aktivieren, oder aber die erste, um die SMTP-Authentifizierung zu nutzen.
Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp. Quelle: PC-Welt