Enterprise Content Management (ECM) ist für CIOs mehr Pflicht als Kür. In einer Umfrage der Frankfurter Unternehmensberatung Pentadoc nannte eine Mehrheit von 55 Prozent der Befragten Compliance als Hauptgrund für den ECM-Einsatz. Weitere Gründe sind E-Mail-Management (54 Prozent) sowie Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung (46 beziehungsweise 41 Prozent). Zum Vergleich: Wissensmanagement kommt nur auf 31 Prozent der Nennungen.
Wer sparen will, kommt mit ECM kaum weiter. Zwar geben 23 Prozent der Umfrageteilnehmer an, ECM habe Kosten gesenkt. Ihnen stehen aber 20 Prozent gegenüber, die seit dem Einsatz draufzahlen. Eine Mehrheit von 57 Prozent erklärt, bei den Kosten gebe es keine Veränderung.
Auf die Frage, wo ECM die wichtigste Rolle spielt, nennen 38 Prozent die Verwaltung. Erst mit deutlichem Abstand folgen Vertrieb (21 Prozent), Einkauf (14 Prozent) und Produktion (elf Prozent).
Die Autoren der Umfrage wollten wissen, welche Anbieter vorn liegen. Spitzenreiter ist Open Text (22 Prozent) vor Optimal System (14 Prozent) und Easy (dreizehn Prozent). Immerhin könnten sich 85 Prozent der Umfrageteilnehmer vorstellen, dass auch Microsoft oder SAP künftig Lösungen für Dokumenten-Management/Enterprise Content Management liefern.
Bei aller Notwendigkeit, die sie ECM einräumen, sind die Anwender nicht in allen Punkten zufrieden. Mehr als jeder Fünfte (22 Prozent) sieht Mängel bei der Benutzerfreundlichkeit. 16 Prozent nennen Defizite bei der Integrationsfähigkeit als Problem. Zwölf Prozent vermissen die Digitale Signatur und elf Prozent Suchfunktionen.
ECM hat Potenzial in Richtung Geschäftsprozess-Management
Dennoch: Die Nutzer trauen ECM offenbar Potenzial zu. 23 Prozent glauben, die Entwicklung gehe in Richtung Business Process Management. 19 Prozent sehen einen Trend zu Web Content Management.
42 Prozent der Befragten setzen ECM erst seit zwei Jahren ein, weitere 39 Prozent seit drei bis fünf Jahren. Immerhin 14 Prozent arbeiten bereits seit sechs bis zehn Jahren mit Lösungen für das Enterprise Content Management.
Die Autoren der Studie gehen davon aus, dass das Interesse an ECM in den kommenden fünf Jahren steigt. Ihrer Einschätzung nach beginnen Unternehmen meist mit der Einführung eines elektronischen Archivs und bauen das elektronische Informations-Management durch Unterstützung der Vorgangssteuerung oder dem Poststellen-Management weiter aus.
Pentadoc Radar, ein Geschäftsbereich des Frankfurter Beraters Pentadoc, hat für die Studie "Spiegel ECM" 800 IT-Entscheider aus dem deutschsprachigen Raum befragt, davon 500 aus Deutschland.