Manche Unternehmen sehen die IT als strategisches Vermögen, in das kräftig investiert werden muss, und manche sehen sie nur als Hilfeleistung zu Minimalkosten. Wie auch immer: In der Realität sind alle Unternehmen von den Informationssystemen abhängig, weil diese integraler Bestandteil vieler Geschäftsprozesse sind. Und gerade für die Schnittstelle zwischen IT und Geschäft ist eine effektive Governance essentiell.
Ohne IT-Governance wird das Unternehmen anfällig
Wird die IT nicht wirksam gesteuert, zeigt das Unternehmen Schwächen: Kurzfristige, taktische IT-Einsätze sind ineffizient und verschlingen Geld, Ressourcen werden unproduktiv verwendet, und es wird gegen Datenschutz und Compliance verstoßen. Will ein Betrieb Geschäftsprojekte starten, die von der IT erst ermöglicht werden, ist Governance gefragt: Diese muss den gesamten Lebenszyklus des IT-Werts durchspielen, Geschäfts- und IT-Elemente integrieren und einen gemeinsamen Zielkatalog verfassen.
Der Zweck von IT-Governance ist, einen Management-Rahmen zu schaffen, der festgelegte Eigenschaften aufweist. Erstens werden darin klare Aufgaben für alle IT-Entscheidungsbereiche verteilt. Zweitens macht er die Nachfrage nach IT-Services sichtbar. Drittens wird der Wert von IT-unterstützten Geschäftsprojekten messbar, und zwar über ihren gesamten Lebenszyklus. Viertens setzt ein solcher Rahmen standardisierte IT-Prozesse durch. Fünftens hilft er dem Unternehmen beim Risiko-Management und sechstens bei zuverlässiger Ressourcenverwendung. Die Autoren der Studie differenzieren nach folgenden Punkten.
1. Das Geschäft. Die Butler Group unterteilt die IT-Ausgaben in drei Kategorien: Unternehmensführung, Unternehmensveränderung und Innovation. Bei Ausgaben für die Unternehmensführung geht es um Verfügbarkeit, Verlässlichkeit und niedrigstmögliche Kosten der IT-Abläufe. Ein zentrales Element kann sein, einen Katalog der IT-Dienstleistungen zu erstellen. Dieser macht die Kosten für die Services sichtbar und unterstützt die Angleichung an die Geschäftsprozesse. Bei der Unternehmensführung ist effektive IT-Steuerung lebenswichtig, weil hier der größte Teil des IT-Budgets ausgegeben wird.
Unternehmensveränderung heißt Arbeit an neuen IT-basierten Geschäftsprojekten, wobei Faktoren wie Kundenzufriedenheit, Produktivitätssteigerungen, der Wettbewerb und Kostenvorteile den Antrieb geben. Viele Unternehmen wollen den Wert dieser Projekte messen, wissen aber nicht wie. Die Rolle der Governance ist hier, die Zusammenarbeit zwischen Geschäft und IT zu formalisieren. Dazu gehört, Anforderungen zu benennen und passende Geschäftsmetriken zu finden. Es hat sich bewährt, ein Project Management Office (PMO) einzusetzen - als Schnittstelle zwischen Geschäft und IT.
Bei der Innovation heißt es für die IT, Technologien zu nutzen, um neue Produkte und Services zu schaffen oder das Unternehmen auf neue Märkte zu führen. Governance muss sich hier auf eine gute Planung, die Angleichung mit strategischen Zielen und eine effektive Risikoeinschätzung konzentrieren.
2. Die Technologie. Zwar existieren jede Menge einzelner Software-Lösungen, doch kann keines dieser Systeme die IT-Projekte umfassend überblickbar machen. Werkzeuge fürs Project Portfolio Management (PPM) wurden in den vergangenen Jahren um zahlreiche Funktionen erweitert und helfen bei vielen Governance-Aspekten - sei es beim Management von Projekten, Portfolio oder Prozessen.
Das Projekt-Management befasst sich damit, Anwendungen zu liefern und dabei mit den Ressourcen zu jonglieren. Seit der Software-Entwicklungsprozess stärker ins Blickfeld gerückt ist, hat auch die Rolle des Projekt-Managements an Bedeutung gewonnen. Portfolio-Management-Instrumente helfen, die Nachfrage nach IT-Services und neuen Initiativen zu visualisieren sowie Investitionen zu priorisieren. Und das Prozess-Management schließlich umfasst den gesamten IT-Workflow, modelliert Prozesse und schafft Arbeitsabläufe, bei denen Informationen zusammengeführt werden.
3. Der Markt. PPM-Lösungen können eine IT-Governance-Initiative unterstützen - allerdings ist der Markt noch relativ unreif. Zwar nehmen fast alle Unternehmen IT-Governance als wichtig wahr, doch PPM-Lösungen haben nur in großen Unternehmen richtig etwas genützt. Mittlere Unternehmen (bis 5.000 Angestellte) holen sich die PPM-Funktionen bislang durch eine Reihe von Punktlösungen - die allermeisten bevorzugen die schlichte Tabellenkalkulation. Dabei ziehen sie häufig nur eine geringe Rendite aus ihren IT-Investitionen.
Der PPM-Markt bietet nur wenig Ausgereiftes
Laut Butler Group schaffen es die Anbieter derzeit nicht, den Marktbedürfnissen gerecht zu werden, was erschwingliche und einfache Lösungen betrifft. Dabei sei bereits eine Konsolidierungswelle über den Markt geschwappt, so die Studie.
Fazit der Marktforscher: IT-Governance muss die gesamte Wertschöpfungskette, die Geschäfts- als auch IT-Perspektiven enthält, durchgehend überblicken können. Dabei muss sie sicherstellen, dass Ziele von beiden vollständig angeglichen sind. Das Portfolio-Management muss mit dem Projekt- und Prozess-Management kombiniert werden - und die neueste Generation von PPM-Lösungen kommt dieser Herausforderung allmählich nach.