Meeting-Management

8 Tipps für effiziente Meetings

05. Februar 2016
Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
CIOs müssen nicht in jedem Meeting persönlich auftauchen. Sie können einen Stellvertreter schicken oder nur so lang bleiben, wie es interessant ist. Coaches geben acht Ratschläge für ein erfolgreiches Meeting-Management.
Bitte nicht alle durcheinander - ein Meeting braucht einen Gesprächsleiter.
Bitte nicht alle durcheinander - ein Meeting braucht einen Gesprächsleiter.
Foto: Pressmaster-shutterstock.com

Vor dem Büro des IT-Entscheiders bildet sich eine Schlange: Externe Dienstleister, interne Kunden, Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kollegen - jeder will den IT-Chef sprechen. Seine Liste mit Meetings, Konferenzen und Vier-Augen-Gesprächen wächst und wächst. Ein Fehler, warnt unsere Schwesterpublikation Computerworld Canada. Einige Tipps sollen helfen, nicht zuviel Arbeitszeit durch Meetings zu verlieren.

1. Scheuen Sie sich nicht vor Absagen. Grundsätzlich gilt: Mancher IT-ler fürchtet offenbar, er gelte als Nerd, wenn er ein Meeting absagt. Das ist falsch, erklärt Jennifer Perrier-Knox von der Info-Tech Research Group aus London/Ontario. Nicht alle Meetings sind notwendig. Entscheiden Sie, wo Sie wirklich hinmüssen.

2. Bleiben Sie nur, so lange es interessant ist. Eine weitere Faustregel: Nicht jeder muss von Anfang bis Ende dabei sein. Nach dem wichtigen Teil zu gehen (beziehungsweise dann erst zu erscheinen), ist nicht unhöflich, sondern effizient.

Software Defined Infrastructure in Deutschland 2016

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3. Gehen Sie nirgendwohin, wo man Ihnen keine Agenda vorlegt. Dass die Teilnehmer von Hölzchen auf Stöckchen kommen, lässt sich im Vorfeld vermeiden: Das Festlegen einer Agenda hilft, das Meeting zu strukturieren. Um nachträgliche Punkte zu vermeiden, rät Donna Karlin von der Agentur A Better Perspective Business Coaching, die Agenda erst drei Tage vor dem Termin festzuzurren und allen Teilnehmern zu schicken.

4. Gehen Sie nirgendwo hin, wo es keinen Meeting-Leiter gibt. Ohne Führung geht es nicht, so Donna Karlin weiter. Sonst entgleist das Treffen zu schnell, und zwar zeitlich wie inhaltlich. Ihr Tipp: Wenn der Job des Meeting-Leiters rotierend besetzt wird, steigen Disziplin und Effizienz. Nebenbei ist es für jeden eine gute Übung, um Auftreten und Stimme zu verbessern.

5. Denken Sie daran, mit wem Sie reden. Ein weiterer Punkt, der Meetings ineffizient macht, liegt bei den IT-lern selbst. Denn die tendieren nach Beobachtung vieler Coaches noch immer zum IT-Sprech. Folge: Was sie sagen, wird nicht verstanden und folglich weder beachtet noch umgesetzt. Das Meeting war umsonst.

6. Nennen Sie konkrete Beispiele. Es trägt ebenfalls zur Effizienz bei, wenn der IT-Chef eine Lösung nicht als "Kostensparer" anpreist, sondern klar sagt: "Das kann in diesem und jenem Bereich Einsparungen von 20 Prozent erbringen" oder ähnliches.

7. Sie müssen ja nicht überall selbst hingehen. Karen Denega, Coach bei Cobalt Blue Consulting in Toronto, rät CIOs, ihre Meeting-Einladungen zu priorisieren. Nicht überall muss man selbst hingehen, sondern kann Mitarbeiter schicken.

Meetings als Mittel der Personalentwicklung

8. Auch an "die da unten" denken. Natürlich wird kein IT-Chef Meetings mit Vorgesetzten schwänzen. Die Coaches sind sich aber einig, dass Priorisieren nicht heißen darf, die Mitarbeiter zu vergessen. Face-to-Face-Gespräche mit ihnen sorgen dafür, dass der CIO die Stimmung in seinem Team kennt und die Fähigkeiten der Mitarbeiter einschätzen kann.

Meeting-Management zentralisieren

Über diese Tipps hinaus empfehlen die Analysten des US-Marktforschers Aberdeen, Meeting-Management zu zentralisieren. So sorge zum Beispiel ein für alle einsichtiger, zentraler Terminplaner für mehr Disziplin, elektronische Workflows senken Kosten. Immerhin entfallen drei Prozent der Gesamtausgaben eines Unternehmens auf Meetings und Events, so die Aberdeen.

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