Praktische Regeln für Teilnehmer

7 Tipps für die Videokonferenz

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Wer zum Online-Meeting einlädt, sollte nicht nur selbst reden - sonst schalten die Teilnehmer innerlich ab. Bitte langsam und deutlich sprechen, nicht monoton.
Online-Meetings: Wir haben ihnen einige Regeln für Teilnehmer zusammengestellt.
Online-Meetings: Wir haben ihnen einige Regeln für Teilnehmer zusammengestellt.
Foto: Photographee.eu - shutterstock.com

Die Einen arbeiten von zu Hause aus, die Anderen verteilen sich auf diverse Niederlassungen, die Nächsten sitzen in der Zentrale - wollen sich Mitarbeiter zu einer Konferenz treffen, kann das erheblichen Aufwand verursachen. Alternative: ein Online-Meeting bzw. eine Videokonferenz. Anbieter wie Adobe und TeamViewer stellen Ratschläge für das Gelingen virtueller Konferenzen zusammen. Einige Tipps:

1. Für Anfänger: Nichts übertreiben. Adobe rät, zunächst nur einige wenige Funktionen auszuprobieren und sich in kleinen Schritten an die Technik zu gewöhnen. Anfänger sollten in den ersten Meetings das bewährte Telefon benutzen und sich in Ruhe mit Voice over IP (VoIP) vertraut machen.

2. Persönliche Note schaffen: Ebenso wie das haptische Büro kann auch das virtuelle persönlich gestaltet werden. Wer also schon etwas Erfahrung mit Online-Meeting-Tools gesammelt hat, kann die Standard-Begrüßung und -verabschiedung durch eigene Texte ersetzen. Auch persönliche Fotos tragen dazu bei, dass sich der Nutzer wie im "eigenen Reich" fühlt. Glaubt man Adobe, steigert das die Produktivität.

3. Aufräumen: Wie auf dem richtigen Schreibtisch auch, sollte nicht mehr benötigtes Material entweder gelöscht oder archiviert werden. Chats aus früheren Meetings können ebenfalls gelöscht werden.

4. Standardisierte Vorlagen benutzen: Man müsse ja nicht das Rad neu erfinden, so Adobe. Statt aufwändiger Vorbereitungen könne jeder Online-Meeting-Nutzer standardisierte Templates verwenden. Wer Meeting-Räume vorkonfiguriert, braucht sie bei Bedarf nur noch aufzurufen.

5. Von Frau Merkels Videobotschaften lernen: Kanzlerin Angela Merkel zeichnet Videobotschaften auf, so dass sie auf Abruf verbreitet werden können. Das könne auch für berufliche Kommunikation genutzt werden, so Adobe. Allerdings sollten die Botschaften knapp und konzentriert gehalten werden - zwei Minuten seien ausreichend.

6. Abwechselnd moderieren: Der Sinn eines Meetings ist nicht, dass immer nur einer redet. Gäste, externe Spezialisten - jeder kann zum Moderator werden. Teamviewer gibt zu bedenken, dass Teilnehmer innerlich abschalten, wenn sie immer nur in der passiven Rolle bleiben. Der oder die Leiter eines Online-Meetings sollten daher alle Beteiligten einbinden.

7. Aussprache und Körpersprache beachten: Schnellredner sollten sich bremsen - in Online-Meetings lieber langsam und betont deutlich sprechen, rät Teamviewer. Das soll aber nicht mit einem monotonen Auftreten verwechselt werden: Gestik und Körpersprache dürfen so lebendig bleiben wie in einem "normalen" Meeting.

Auch mal altmodisch bleiben

Bei aller Begeisterung für die Technologie - Teamviewer stellt klar: "Wenn die Teilnehmer nur wenige Büros voneinander entfernt arbeiten, ist eine klassische Besprechung vor Ort zwar altmodischer, führt aber mitunter noch schneller zum Ziel."