Die Heidelberger Druckmaschinen AG hat fünf Outsourcing-Pakete abgegrenzt, die nacheinander abgearbeitet wurden: Client Environment, Global Networks, Enduser-Helpdesk, IBM-Mainframe und SAP-Rechenzentrum. Für jedes dieser "Pakete" fand ein Auswahlprozess des Outsourcing-Partners statt. Wesentlich ist hierbei die detaillierte Kenntnis der Fakten, die eine exakte Definition der benötigten IT-Kompetenzen und eine fundierte Beurteilung der Leistungsfähigkeit des potenziellen Partners erlaubt. Neben den typischen Kriterien wie technische Kompetenz, Service-Portfolio, geografische Abdeckung, Kosten, finanzielle und rechtliche Sicherheit sollte die Größe des Partners geprüft werden. Die Erfahrung zeigt, dass die Unternehmensgrößen vergleichbar sein sollten.

Zur Service-Professionalität gehören neben formalen Kompetenz-Aspekten auch so genannte interpersonelle Aspekte. SLAs und Vertragsstrafen können das Risiko für das vergebende Unternehmen senken und vertragskonformes Verhalten bewirken. Dennoch werden Services von Menschen für Menschen geleistet. Der Beurteilung des persönlichen "Fits" sollte deshalb hohe Priorität eingeräumt werden. Im Rahmen der Ausschreibung und der Vertragsanbahnung gilt es daher sehr genau zu prüfen, ob die Service-Einstellung, das Verständnis für die Geschäftssituation, die Werte und die Unternehmenskultur zueinander passen.

Der abschließende Schritt ist die Vertragsverhandlung. Aufgrund der langen Laufzeit können nicht alle Eventualitäten im Vertrag abgedeckt werden. Das Verhandlungsziel muss lauten, einen Vertrag abzuschließen, an dem beiden Parteien langfristiges Interesse haben. Dies immer dann der Fall, wenn der erwartete Nutzen partnerschaftlich aufgeteilt wird, wenn also die viel zitierte "Win-Win"-Situation absehbar ist.