Artikel zum Thema "Unternehmenshierarchie" bei CIO.de

In Zusammenarbeit mit Maciej Piechocki. Börsennotierte Unternehmen müssen externe Berichte qualitativer oder quantitativer Art vielfach elektronisch übermitteln. Die Berichte verlangen somit sowohl die strukturierte Aufbereitung von Daten als auch die Generierung standardisierter Datenaustauschformate wie XBRL - beispielsweise für die E-Bilanz, SEC- Filing in den USA oder HMRC- Filing in Großbritannien. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, ist der Einsatz neuer Datenerfassungsmethoden eine sinnvolle und bedarfsorientierte Maßnahme. Eine Herausforderung stellt hierbei die Datenqualität im Fast Close und die Aufbereitung von Daten dar. Dem gegenüber ergeben sich auch zahlreiche Chancen aus der Optimierung bestehender Prozesse im internen und externen Berichtswesen. Taxonomie für E-Bilanz weit fortgeschritten Aktuell werden für das interne Berichtswesen häufig sowohl firmeneigene Anwendungen als auch Standardsoftware wie beispielsweise Microsoft Office eingesetzt. Der Fokus bei der internen Bericht­erstattung gilt der Datenqualität und weniger der formalen Darstellung in einem einheitlichen Erscheinungsbild. Demgegenüber muss bei der Berichter­stattung an externe Adressaten zudem auch sehr genau auf die redaktio­nelle Gestaltung, die Corporate Identity und gesetzliche Vorgaben geachtet werden. Im internen und externen Berichtswesen setzen viele Unternehmen PowerPoint und Word ein. Quantitative Informationen aus Vorsystemen werden in der Regel vorab in Excel aufbereitet und manuell nach Word und PowerPoint übertragen. Im Laufe des Erstellungsprozesses kommt es kontinuierlich zu Korrekturen, Einfügungen und Löschungen, gegebenenfalls sogar von voll­ständigen Abschnitten. Verschiedene Teile der Dokumente werden von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Diese können optional nacheinander in der selben Datei arbeiten oder Passagen umständlich wieder zusammen setzen. Zusätzlich ergibt sich für jeden Mitarbeiter die Problematik quantitative In­formationen während dieses Bearbeitungsprozesses aktuell zu halten. Nach Abschluss der fachlichen Bearbeitung werden externe Berichte an die Unternehmenskommunikation oder eine Agentur weitergeleitet, wo Layout und Design der Publikation festgelegt werden. Un­zweifelhaft entsteht durch die zweimalige manuelle Datenübertragung ein sehr hohes Fehler­potential. Darüber hinaus steigen Anforderungen für Unternehmen durch deutsche Be­hörden, also im Zuge der E-Bilanz für die Finanzbehörden sowie durch Daten für den Bundesanzeiger. Für börsennotierte Unternehmen steigen die Anforderungen zudem unter anderem durch US-Aufsichtsbehörden. Neben einer Darstellung in Office -Applikationen verlangen diese eine elektronische Datenaufbereitung in der universellen Sprache eXtensible Business Reporting Language (XBRL) oder eXtensible Markup Language (XML). Aktuell entwickeln Re­gulatoren und Standard setter wie zum Beispiel die IASB- oder FASB-Taxonomie, auf deren Grundlage künftig alle Unternehmen sämtliche Daten in einem einheitlichen Aufbau liefern müssen. Am weitesten fortgeschritten ist derzeit die Taxonomie für die E-Bilanz, die ab dem Wirtschaftsjahr 2013 in Deutschland übermittelt werden muss. Für Banken und Versicherungen entwickeln European Banking Authority (EBA) und European Insurance and Occupational Pensions Authority (EIOPA) die Taxonomien für die Berichterstattung gemäß CoRep/FinRep und Solvency II. Unternehmen, die nach IFRS berichten, können zur Berichterstattung die IFRS-Taxonomie vom International Accounting Standards Board (IASB) in London verwenden. Derzeit werden von der Financial Services Authority (FSA) für alle Unternehmen, die mit Over-the-counter -Derivaten handeln, zusätzliche Anforderungen für die Berichterstattung gemäß der European Market Infrastructure Regulation (EMIR) vorbereitet. Abläufe strukturieren und gestalten Um Daten für die Berichterstattung aufzubereiten sollte immer für den jeweiligen Bericht nur ein Single-Point-of-truth vorhanden sein. Werte werden aus Tochterunternehmen und kleineren Applikationen manuell, aus vorgelagerten Data Warehouses (DWH) per Query erfasst. Nur eine einheitliche Datenabfrage kann einwandfreie Werte gewährleisten. Die Business Intelligence -Software (BI) muss zusätzlich in der Lage sein, die gesammelten Daten in die zur Ausgabe nötigen Formate ( Word , Excel , PDF , Powerpoint , XBRL) zu verlinken. Nur diese Verkettung gestattet es, dauerhaft Zeit zu gewinnen und Übertragungsfehler zu reduzieren. cundus Der Einsatz geeigneter BI-Systeme ermöglicht es Unternehmen: Fehlerrisiken entscheidend zu minimieren, Datenredundanzen zu vermeiden, eine beachtliche Zeitersparnis bei der Berichtserstellung zu erzielen und Berichte im XBRL- Format zu erzeugen. Am Markt existieren derzeit unterschiedliche BI-Softwarelösungen. Ein angemessenes Programm muss eine Aggregation und Konsolidierung von Daten innerhalb eines Konzerns erleichtern und Datenabfragen sowie das Zusammenführen quantitativer und qualitativer Informationen in Berichten erheblich vereinfachen. So unterstützt zum Beispiel die Standardsoftware SAP Notes Management wesentlich den Aufbau eines transparenten, strukturierten und flexiblen Erfas­sungsprozesses entlang der Unter­nehmenshierarchie. Die Daten werden sowohl über vorge­lagerte Datenbanken, wie das SAP BW , als auch ma­nuell erfasst. Die Formulare zur Datenerfassung können dabei individuell gestaltet werden. Die Eingaben der Tochterunternehmen werden validiert, freigegeben und an die Muttergesellschaft versendet. Dieser Prozess wird von einem Work­flow unterstützt. Das Ergebnis ist eine zentralisierte und einheitliche Sammlung von Daten­material über die gesamte Unternehmenshierarchie hinweg. cundus Integration aufbereiteter Daten Neben der Datensammlung müssen Unternehmen in der Lage sein ihre strukuriert aufbereiteten Daten für jegliche Art interner und externer Berichte (Geschäfts-, Aufsichtsrats- und Investor-Relations-Berichte sowie jegliche Art von XBRL-Berichten) in kürzerer Zeit mit weniger Ressourcen termingerecht, revisionssicher und in den erforderlichen Ausgabeformaten zu erstellen. Dies ist mit der Reporting -Software SAP Disclosure Management möglich. Je nach Datenquelle wird das Daten- Update mittels Pull - oder Push -Verfahren vorgenommen. Falls die Daten­haltung quantitativer Informationen in Excel erfolgt stehen dem Anwender alle bekannten Excel -Funktionalitäten zur Verfügung. Um die fehlerfreie Übertragung beziehungsweise die automatische Aktualisierung der Daten in den qualitativen Bericht sicherzustellen, ist die Software in der Lage, diese mittels Datenlink aus dem Excel -Dokument zu übernehmen. Damit entfällt die zeitaufwendige Kon­trolle der Werte. Eine einheitliche Abbildung der Tabellen - formatiert in Word oder Excel - wird durch integrierte Formatierungskomponenten gewährleistet. Die Unterteilung eines Be­richts in einzelne Kapitel ermöglicht die Kollaboration mehrerer Mit­arbeiter. Durch eine inte­grierte Workflow -Komponente und Benutzerrechteverwaltung und Rollenzuordnung können Verantwortlichkeiten adäquat verteilt werden. Sogar der Einbezug von Wirtschaftsprüfern in diesen Prozess ist denkbar. Alle vorgenommenen Ver­änderungen an den Dokumenten bleiben durch die Erzeugung von Revisionen nachvollziehbar beziehungsweise sind einfach wiederherzustellen. Je nach Anforderung können Berichte in Word , PowerPoint , PDF oder XBRL ausgegeben werden. Zeitersparnis von 1 bis 2 Wochen Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen durch Einsatz entsprechender Software 1 bis 2 Wochen Zeiter­sparnis im Rahmen ihres jeweiligen Abschlussprozesses realisieren konnten. In Abhängigkeit vom Adressaten und den Layout - und Design -Anforderungen kann gegebenenfalls sogar vollständig auf eine externe Agentur verzichtet werden. Die Anforderungen hinsichtlich Datenmengen und –qualität sowie verkürzter Zeiträume für die Erstellung von (unterjährigen) Abschlüssen werden weiter wachsen. Zukünftige Prozesse sollten folgendermaßen aussehen: Erfassung von Daten in Excel, sprich: Strukturierte Aufbereitung manueller Daten sowie Verlinken durch Push - oder Pull -Prinzip von Daten aus Vorsystemen Einbinden der Daten in den Word -Bericht durch eine Verbindung zum Datenbestand Prüfung der Daten im Rahmen eines Workflow über verschiedene Hierarchieebenen Einbindung der Wirtschaftsprüfer in den revisionssicheren Prozess Datenaufbereitung gemäß vorliegender und künftiger Taxonomien, die durch Regulatoren veröffentlicht werden Die Serie im Überblick: Business Intelligence: E-Bilanz mit SAP (15. November 2012) Risikomanagement: Bandbreitenplanung mit Werttreibern (28. November 2012) CONREP/FINREP-Reporting: Anforderungen an das IT-System (22. Dezember 2012) Business Intelligence: Berichtswesen gemäß Solvency II (21. Februar 2013) Business Intelligence: Berichtswesen bei Börsennotiz (8. Mai 2013) Ralph Kammann ist Consultant Disclosure Management und XBRL bei der cundus AG . Maciej Piechocki ist Director Disclosure Management und XBRL bei der cundus AG . Autor: Ralph Kammann

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