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Immer mehr Anbieter drängen mit Cloud-Services in der für Unternehmen so wichtigen Sprachkommunikation auf den Markt. Diese Dienste werden oft um Collaboration-Funktionalitäten ergänzt. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen versprechen die neuen Cloud-Angebote der Carrier und großen Internet-Service-Provider enorme Kostensenkungspotenziale - vor allem im Hinblick auf Investitionen in die klassische Sprachinfrastruktur sowie deren Betrieb. Auf dem europäischen Markt herrscht jedoch deutliche Zurückhaltung beim Umstieg auf Cloud-Services. Der Grund: Nach den jüngsten Abhörskandalen hegen die Firmen Sicherheitsbedenken und machen sich Sorgen um die Serviceverfügbarkeit.
Enterprise Cloud für mehr Sicherheit
Wichtig zu wissen ist, dass Unternehmen, die das Potenzial einer Server-Virtualisierung erkannt und umgesetzt haben, durch die zusätzliche Virtualisierung ihrer Collaboration-Landschaft Kosten senken und gleichzeitig die Produktivität steigern können. Allerdings werden bei der Nutzung von Collaboration-Services aus einer Public Cloud personenbezogene Daten in die Hände Dritter gegeben. Es gilt deshalb, neben unternehmensinternen Vorschriften auch Datenschutzrichtlinien umfassend zu beachten. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass der Zugriff auf die Public-Cloud-Infrastruktur gesichert und nicht abhörbar erfolgen kann.
Um den immensen Sicherheitsbedenken Rechnung zu tragen, bevorzugen viele Unternehmen einen Umstieg auf Inhouse-Services im virtualisierten Data Center oder auch virtualisierte Server, also Services aus einer privaten Cloud - mit anderen Worten: Enterprise Cloud. Bei der Nutzung der Enterprise Cloud sind zwar ebenfalls unternehmensinterne Regeln zu befolgen, aber Datenschutzrichtlinien können hier mit erheblich geringerem Aufwand realisiert werden. Grundsätzlich stellt sich jedoch die Frage, wie diese Lösungen in den Unternehmen in die Tat umgesetzt werden.
Virtualisierung der Collaboration-Plattform
Obwohl sich die traditionelle Telefonanlage zu einer umfassenden Collaboration-Plattform auf Applikationsbasis entwickelt hat, verkörpert diese sehr oft eine Art Silo mit eigener Infrastruktur und Servern im Unternehmensnetz. Die Virtualisierung dieser Umgebungen bricht diese Silostruktur auf. Dadurch wird es möglich, die Collaboration-Anwendung in der gleichen Umgebung zu betreiben, in der auch die für Geschäftsprozesse relevanten Applikationen vorliegen. Damit findet Collaboration ihren Platz in der IT-Enterprise-Architektur. Dies erleichtert es zusätzlich, die Geschäftsprozesse mit synchroner Kommunikation zu ergänzen und deren Vorteile zu nutzen. Durch die Virtualisierung können nicht zuletzt auch unnötige Investitions- und Betriebskosten vermieden werden.
Geschäftsprozesse und Collaboration verschmelzen
Die ökonomischen Effekte durch Collaboration-Applikationen lassen sich in zwei Bereiche gliedern.
Zum einen können Kosten gesenkt werden, indem parallele Netzinfrastrukturen für Sprache und Daten beseitigt und das Vertrags-Management mit Dienstleistern für Sprach- und Dateninfrastrukturen optimiert wird.
Zum anderen steigern Collaboration-Lösungen die Produktivität der Mitarbeiter.
Der Effekt der Produktivitätssteigerung wird verstärkt, wenn die Collaboration-Applikation nicht nur eine "zusätzliche" Anwendung ist, sondern zur Verbesserung des reibungslosen Ablaufs der Geschäftsprozesse genutzt wird. Das bedeutet nämlich, dass der Geschäftsprozess mit Collaboration-Lösungen verschmilzt und zu einem Communication Enabled Business Process (CEBP) wird.
Maßgeschneiderte Kommunikationswerkzeuge für jeden Mitarbeiter
Eine flächendeckende Versorgung mit den gleichen Werkzeugen für alle Mitarbeiter hat sich in der Praxis jedoch als eher unwirtschaftlich herausgestellt. Zuweilen kann dies sogar produktivitätshemmend wirken, denn nicht jeder Mitarbeiter benötigt Videoconferencing oder nutzt mobile Endgeräte. Unternehmen sollten die eingesetzten Collaboration-Tools deshalb an die jeweilige Mitarbeiterrolle anpassen.
Anhand von eingeführten Modellen wie zum Beispiel des Media-Richness-Modells sind rollenspezifische Gestaltungen der Arbeitsplätze möglich. Durch eine solche rollenorientierte Auswahl der Collaboration-Werkzeuge werden Mitarbeitern nur die für ihre Tätigkeit nötigen Tools zur Verfügung gestellt und an ihren spezifischen Bedarf angepasst.
Die Lösung wird sozusagen maßgeschneidert auf jeden Mitarbeiter abgestimmt und ermöglicht so eine tiefe Integration in die Geschäftsprozesse des Unternehmens sowie in die individuellen Arbeitsplatzbelange. Die Projekterfahrung zeigt, dass dadurch unnötige Mehraufwände vermieden werden und ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis erreicht wird.
Virtualisierung sorgt für Deduplizierung der Daten
Die Vorteile von virtualisierten Collaboration-Landschaften sind identisch mit denen virtualisierter Data Center. Die Server-Konsolidierung senkt die Ausgaben für Anschaffung und Betrieb von Server-Hardware sowie für die aktiven und passiven Netzkomponenten. Zudem vermindert sie den Energie-, Platz- und Kühlungsbedarf. Letzteres führt auch zu Kohlendioxid-Reduktion, sichert Nachhaltigkeit und den Weg zur Green IT.
Zusätzlich wird mit der Collaboration-Virtualisierung die Deduplizierung der Daten weiter vorangetrieben. Während bei einer Trennung von Geschäftsapplikationen und Collaboration-Umgebungen vornehmlich parallele Datenhaltungen vorliegen, werden durch die Virtualisierung und die Einführung von einheitlichen Strukturen Datenbestände verwoben und redundante Daten identifiziert sowie eliminiert.
Aus dem Silo in die Enterprise Cloud
Viele dieser Effekte sind nicht zu erreichen, wenn Collaboration-Lösungen einfach vom Silo in die Public Cloud wandern. Zwar fallen die Investitionen und die Kosten für den Betrieb komplett weg, werden aber durch Kosten für Service-Level-Management und Provider-Steuerung aufgefressen. Zusätzlich sind die eingangs erwähnten Maßnahmen zu ergreifen, wodurch zusätzliche Kosten für den gesicherten Access der Public Cloud sowie für die rechtssichere Datenverarbeitung durch Dritte entstehen.
Wenn Unternehmen eine bestimmte Größe und Komplexität erreicht haben und synchrone Kommunikation als Beschleuniger nutzen sowie diese als integralen Bestandteil ihrer Prozesslandschaft sehen, dann schaffen Public-Cloud-Services eher mehr zu bedienende Schnittstellen als weniger: Collaboration-Lösungen müssen sicher über öffentliche Netze mit unternehmenskritischen Applikationen verbunden werden, der externe Zugriff auf personenbezogene Daten sowie die Speicherung dieser Daten auf Fremdsystemen ist gesetzeskonform zu gestalten. Eine komplette Auslagerung von prozessrelevanten Daten in die Public Cloud gibt unternehmenskritische Informationen in die Hände Dritter. Durch die Auslagerung ist eine tiefe Integration in die Geschäftsprozesse und eine rollenspezifische Gestaltung von Arbeitsplätzen kaum möglich.
Die Virtualisierung von Collaboration-Lösungen ist längst keine Zukunftsvision mehr. Bei einer Entscheidung für die Public Cloud muss die Lösung stark standardisiert aufgesetzt werden, um die gewünschten Kosteneffekte zu erreichen. Dementgegen kann in einer Enterprise Cloud eine auf die Geschäftsprozesse individuell zugeschnittene Lösung bereitgestellt werden und den größtmöglichen Prozessnutzen entfalten. Der Entscheider hat somit die Wahl zwischen einem wirtschaftlich optimierten "Maßanzug" oder einer preiswerten Standardlösung mit zusätzlichen Herausforderungen in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit und Verfügbarkeit.
Dieser "Maßanzug" ist in der Lage, jedem Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz auf effiziente Art und Weise die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die er benötigt. Die Bereitstellung kann auf den vom Mitarbeiter für seine Tätigkeit benötigten Endgeräten mit einer für ihn einfach zu erlernenden, einheitlichen Oberfläche erfolgen.
Collaboration-Lösungen schaffen die Möglichkeit, komplexe Vorgänge durch Kommunikation zu vereinfachen, Dienste wie Video zu integrieren, Schnittstellen zu reduzieren und Medienbrüche zu vermeiden. Dieses Potenzial darf nicht - auf der Suche nach dem günstigsten Preis - dem unzulässigen Vergleich zwischen Äpfeln und Birnen geopfert werden.