HPA baut sich ein digitales HR-Dashboard

Innerhalb der Hamburg Port Authority (HPA) verantwortet die Technical Division Engineering & Construction die Planung und Realisierung zahlreicher Hafeninfrastrukturprojekte. Für die personalintensiven Großbauvorhaben ist eine strategische Personalplanung notwendig. Durch die Vielzahl von Projekten, den zunehmenden Fachkräftemangel und den besonderen Fokus auf der Personalbudgetplanung wurde es unerlässlich, die Personalressourcenplanung zu digitalisieren.

Für die Realisierung der Bauvorhaben im Hamburger Hafen hat sich eine Projektorganisation innerhalb der HPA bewährt. Aus einem Ingenieurpool werden die Beschäftigten flexibel und bedarfsgerecht in die Bauprojekte eingesetzt. Nur so kann die Umsetzung langjähriger Projekte und die schnelle Reaktion auf neue Aufträge gewährleistet werden. Daraus ergeben sich Herausforderungen für das HR-Management und an das digitale Abbild der Projektorganisation.

Herausforderungen bei der Digitalisierung des HR-Managements

Die Idee der Technical Division Engineering & Construction für ein digitales HR-Dashboard entstand aus den strategischen Fragen:

• Wann brauchen wir Personal, in welcher Rolle, mit welchen Skills, in welchen Projektphasen?

• Welcher Personalbedarf entsteht in den nächsten Jahren in Projekten?

• Welches Knowhow haben wir im Unternehmen und sind wir damit zukunftssicher aufgestellt?

• Erreichen wir unser Personalbudgetziel und passt dieses mit dem mittelfristigen Personalbedarf zusammen?

Mithilfe eines eigenen Tools sollte ein integriertes HR-Managementsystem entstehen, das eine strategische Personalplanung und -steuerung gestattet. Um zu ermöglichen, dass der Personaleinsatz unter Berücksichtigung der Skills und Erfahrungen der Mitarbeiter gelingt, wurden alle Teilprozesse der Personalressourcenplanung und -steuerung digitalisiert.

Von der Idee digitaler Teilprozesse bis zur integrierten HR-Management-Lösung

Idee und Konzept für ein integriertes HR-Management entstanden in der Technical Division Engineering & Construction der HPA. HanseVision unterstützte in Teilen bei der Umsetzung und ist ein langjähriger Partner der HPA im Bereich Sharepoint und Collaboration. Als Lösungsspezialist konnte der Dienstleister bei der technischen Umsetzung des Projekts unterstützen. Innerhalb eines Jahres gelang es, gemeinsam die Personalplanung zu digitalisieren - vom Konzept bis zum einsatzfähigen System.

Bisher wurden sechs einzelne Teilprozesse und Lösungen für die flexible Einteilung von 150 Ingenieuren auf über 30 verschiedene Projekte benötigt. Im ersten Schritt wurden diese Teilprozesse digitalisiert und in sechs verschiedenen Apps abgebildet. Im Anschluss daran wurden die einzelnen Apps zu einem ganzheitlichen HR-Management verknüpft.

6 Apps, die ein integriertes HR-Managementsystem darstellen

1. App Auftragsmanagement

• Zeigt verfügbare Ressourcen an

• Projekte werden nach verfügbaren Ressourcen angenommen

• Lässt Personalengpässe erkennen

2. App Personaleinsatzplanung

• Erlaubt die ad hoc-Auswertung verplanter und freier Ressourcen im laufenden Jahr

• Schafft Transparenz der Ressourcenverfügbarkeit

• Zeigt Kapazitäts-/ Personalveränderungen und Verantwortlichkeiten

3. App Personalprognoseplanung

• Mehrdimensionale Personalplanung für laufende und neue Projekte

• Koordination des Personaleinsatzes in verschiedenen Projektphasen

• Mittelfristige Personalkapazitätsplanung für alle Projekte mit Laufzeiten bis zu acht Jahren

4. App Leistungsverrechnung

• Ingenieure buchen geleistete Stunden pro Projekt

• Dient dem Plan-/Ist Abgleich und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

5. App Skill-Management

• Auswertung der Kompetenzen aller Beschäftigten

• Basis für die Kompetenzentwicklung nach Unternehmenszielen

• Erfasst Fachkenntnisse, Berufserfahrungen, Qualifikationen

• Mitarbeiterprofile sind auffindbar und analysefähig, anstatt in Personalakten verborgen

6. App Personalbudgetzielcontrolling

• Prüft in Kombination mit der Prognoseplanung, ob der Personalbedarf im Zielbudget liegt

• Bildet Personalveränderungen (Vertragsauslauf, Elternzeit …) ab

• Berücksichtigung von Gehaltssteigerungen und Fluktuationen

• Ampelsystem zeigt Geschäftsführung Handlungsoptionen und -bedarf

Skill-Management essenziell für die Projektplanung

Das Skill-Management ist ein essenzieller Teil des integrierten HR-Managementsystems. Es liefert gezielte Informationen zu den vorhandenen Skill-Beständen aus dem Ingenieurpool der HPA. Aus der vorhandenen Skill-Verteilung lassen sich Recruiting- und Weiterbildungsbedarf ableiten. Durch die Anzeige der Verfügbarkeit von Skills wird die Ressourceneinsatzplanung in den verschiedenen Projekten und Phasen deutlich optimiert. Personal wird zielgerichtet nach Kompetenzen und Expertise eingesetzt.

Die technische Umsetzung des Skill-Management

Als externer Dienstleister setzte HanseVision das Skill-Management nach den Konzepten der HPA um. Bisher wurden Mitarbeiterfähigkeiten durch einen Microsoft InfoPath Fragebogen erfasst. Es galt das Skill-Management weiter auszubauen, in die bestehende Collaborations-Plattform zu integrieren und die Kommunikation mit den anderen HR-Apps zu ermöglichen.

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihr Profil mit einzelnen Skills zu ergänzen. Daraus generiert das Skill-Management entsprechende Lebensläufe, sorgt für die Auffindbarkeit innerhalb der Personaleinsatzplanung und übermittelt Informationen für die Personalprognoseplanung. Auf dem HR-Dashboard können Verantwortliche genau erkennen, wie die Fähigkeiten im Unternehmen verteilt sind.

Umsetzung mithilfe von HTML5, WebAPI, ChartJS und SQL Server Reporting Services

Für die technische Umsetzung galt es, die Skill-Eingabe so intuitiv und einfach wie möglich zu gestalten. Die HTML5 Seite wurde deshalb nach dem usercentred Design gestaltet und so aufgebaut, dass sie sich in das bestehende E-Portal eingliedert. Das System ist direkt in Sharepoint eingebettet und liefert Nutzerdaten über den User Profile Service an das Sharepoint-Portal der HPA aus. Auf der ansprechenden HTML5-Single-Page-Anwendung können die Beschäftigten ihre Skills in wenigen Minuten eintragen. Die Daten werden über das WebAPI 2 Backend zentral in einem SQL Server hinterlegt.

Die wichtigste Funktionalität war die Auffindbarkeit der Skill-Informationen, sowie die Möglichkeit detaillierte Reportings zu ziehen. Aus der zentralen SQL Datenbank (SQL 2008R2 Server) werden die Berichte mithilfe von SQL Reporting Services generiert. Auch andere Anwendungen können auf diese Datenbasis zugreifen und erweiterte Dienste und Auswertungen anbieten. Das erleichtert die Verknüpfung mit den Apps aus dem "HR Management digital". Die Berichte (SSRS) werden für die Profile der Beschäftigten genutzt.

Für umfangreiche Auswertungen werden die Daten aus der zentralen SQL Datenbank als anschauliche Übersichten und Charts in HTML5 mithilfe von ChartJS dargestellt. Durch eine Zugriffssteuerung wird sichergestellt, dass die Administratoren der Seite entsprechende Berichte über die Skill-Verteilung einsehen können.

HR-Digitalisierung übertragbar auf alle projektorientierten Unternehmen

Durch die Eigenentwicklung der HPA in Zusammenarbeit mit der HanseVision gelang die digitale Transformation der HR-Prozesse in der Technical Division Engineering & Construction innerhalb eines Jahres. Die strategische Personalplanung wurde vollständig durch sechs individuelle Apps digital abgebildet. Vom Skill-Management bis zur Prognoseplanung bietet das Tool "HR Management digital" die Möglichkeit, Personalressourcen für Infrastrukturprojekte im Hamburger Hafen zu planen und zu steuern.

Durch das Tool ist es wesentlich einfacher, Beschäftigte mit dem richtigen Knowhow gezielt zum passenden Zeitpunkt innerhalb der richtigen Projektphase einzusetzen. Gleichzeitig wird ersichtlich, in wieweit das Personalbudget ausgeschöpft ist und welche Ressourcen langfristig benötigt werden. Das schafft Transparenz, erleichtert die Rekrutierung und Qualifizierung von Ingenieuren und sichert die Wettbewerbsfähigkeit.

Die einzelnen Funktionen von "HR Management digital" sind an internationalen Projektmanagementstandards (IPMA) ausgerichtet. Damit lässt sich die Vorgehensweise und Umsetzung auf andere projektorientierte Unternehmen übertragen. Dass die Technical Division Engineering & Construction der HPA damit ein Vorreiter im Feld der Digitalisierung von HR-Prozessen ist, zeigt der 2016 gewonnene "Human Resource Excellence" Award, bei dem sich die HPA gegen zahlreiche Bewerber durchsetzte.

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