Healthcare IT


Ziel der KV Hessen

80 Prozent der Prozesse bis 2020 digitalisieren

03. Juli 2014
Von Redaktion CIO
Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen sieht sich in einer Vorreiterrolle. Bis zum Jahr 2020 soll der Digitalisierungsgrad auf 80 Prozent steigen.
Alexander Bender ist Bereichsleiter der KV Hessen.
Alexander Bender ist Bereichsleiter der KV Hessen.
Foto: KV Hessen

Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen (KV Hessen) hat sich das Ziel gesteckt, durch eine umfassende DigitalisierungDigitalisierung dieser Aufgaben Arbeitsschritte zu optimieren und mit geringerem Kostenaufwand eine höhere Qualität zu erzielen: Kernprozesse wie die Widerspruchsbearbeitung sollen künftig um bis zu 25 Prozent effizienter ablaufen. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de

Herausforderung: Heterogen-gewachsene Datenbanken

Bisher mussten die Mitarbeiter der KV Hessen zu jedem zu bearbeitenden Widerspruchsfall Informationen aus bis zu zehn verschiedenen Datenbanken vergleichen, manuell zusammenführen und bearbeiten. Der Vorgang nimmt viel Zeit in Anspruch. Ursache für diesen aufwändigen Prozess war die fehlende Möglichkeit der horizontalen Skalierung: Aufgrund des interdisziplinären Qualifikationsprofils war es nicht möglich, weitere Mitarbeiter in der Widerspruchsabteilung einzustellen.

Aber auch die vertikale Skalierung - die Optimierung der Durchlaufzeit eines Widerspruches - blieb aufgrund der Vielzahl der Datenbanksysteme und Software-Applikationen problematisch. Für jeden Kernprozess existierten eigene Anwendungen, teilweise selbst entwickelt, zum Teil hinzu gekaufte Applikationen. Diese mussten beispielsweise für den Kernprozess der Abrechnung in jedem Quartal aufgrund neuer gesetzlicher Regularien modifiziert und angepasst werden.

Diesen Zustand wollte die KV Hessen im Frühjahr des vergangen Jahres ändern. "Uns war von Anfang an klar, dass eine reine Modernisierung der IT-Infrastruktur zu kurz gegriffen war. Wir wollten einerseits unsere Dateninformationsquellen konsolidieren, um damit alle Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten und unseren Mitarbeitern einfache, intuitive User Interfaces zur Verfügung stellen", beschreibt Alexander BenderAlexander Bender, Bereichsleiter Innere Dienste der KV Hessen und verantwortlich für IT-, Personal-, Finanz- und innere Verwaltungsthemen, den Startschuss des Projekts. Profil von Alexander Bender im CIO-Netzwerk

Gleichzeitig sollte damit die Ausgangsbasis für eine umfassende Digitalisierung der Kernprozesse geschaffen werden, damit die KV Hessen zukunftsfähig bleibt und eine Vorreiter-Rolle als digitale Behörde unter den KVen in Deutschland einnimmt.

Lösung: Digitalisierung der Kernprozesse

Im ersten Schritt hat die Software AG gemeinsam mit Integrationspartner nterra das Master-Data-Managementsystem webMethods OneData eingeführt, um eine solide Datenbasis zu schaffen. Mithilfe des Prozessanalyse-Tools ARIS wurden Prozesse visualisiert und auf Optimierungspotenziale hin analysiert. Die Automatisierung, Ausführung und Integration erfolgte mit Hilfe der BPM-Suite und dem Integration Server der Software AG.

Als erster Anwendungsfall, der die Vorteile der Modernisierung und Digitalisierung demonstrieren sollte, wurde die Bearbeitung der Widersprüche identifiziert: Aus bislang zehn verschiedenen Datenquellen, die der Mitarbeiter durchkämmen musste, wurde ein einheitliches Widerspruchs-Cockpit, das alle relevanten Informationen übersichtlich zusammenfasst.

Die Widerspruchsfälle müssen nicht mehr einzeln an die Mitarbeiter verteilt werden, sondern werden zu 60 Prozent automatisch je nach definierten Geschäftsregeln zugewiesen. Dadurch konnte allein der Arbeitsaufwand, der täglich bei der Verteilung der Fälle entstand, von zwei Stunden auf 15 Minuten reduziert werden.

Ziel ist es, durch die neue Lösung und die Prozessoptimierung die Leistung der gesamten Abteilung um 25 Prozent zu steigern. Darauf aufbauend werden die Lösungen auf weitere Kernprozesse der KV Hessen angewendet, sodass weitere Bereiche der Organisation digitalisiert werden können.

ROI in zwei Jahren erwartet

Durch die KonsolidierungKonsolidierung der Datenbanken und die Digitalisierung der Kernprozesse strebt die KV Hessen in der Widerspruchsbearbeitung bei den Anwaltskosten Einsparungen von bis zu 175.000 Euro pro Jahr und durch die Prozessoptimierung weitere 252.000 Euro an. Der Return on Investment der Software-Lösungen wird dadurch bereits im zweiten Jahr nach Einführung erreicht. Alles zu Konsolidierung auf CIO.de

Von den offenen Widerspruchsfällen konnte bereits nahezu die Hälfte innerhalb kürzester Zeit bearbeitet und abgeschlossen werden. Daher plant Bereichsleiter Alexander Bender weiter: "Unser Ziel ist es, unsere komplette Organisation in den kommenden zwei, drei Jahren zu digitalisieren. Hierfür haben wir jetzt die optimale Ausgangsbasis geschaffen. Wir sehen uns hier deutschlandweit in einer ganz klaren Vorreiter-Rolle. Gleichzeitig sind wir sehr gut dafür aufgestellt, von dem Konsolidierungsprozess, der bereits zahlreiche Versicherer in Deutschland erfasst hat, zu profitieren, und uns als Marktführer zu etablieren."

Sein Zwischenstand auf dem Weg zum digitalen Unternehmen fällt daher auch positiv aus: Bis zum Jahr 2020 soll es gelingen, bis zu 80 Prozent der Prozesse zu digitalisieren.

Unternehmen - Kassenärztliche Vereinigung Hessen

Die Kassenärztliche Vereinigung (KV) Hessen vertritt rund 9500 niedergelassene Ärzte und 1500 Psychotherapeuten in Hessen gegenüber der Politik und den Krankenkassen. Zu den Kernaufgaben, die der Gesetzgeber der KV übertragen hat, gehört die flächendeckende Sicherstellung einer ambulanten ärztlichen und psychotherapeutischen Versorgung. Gleichzeitig übernimmt die KV im Rahmen des Gewährleistungsauftrags gegenüber den Krankenkassen die Gewähr dafür, dass alle vertragsärztlichen Leistungen ordnungsgemäß erbracht werden. Organisatorisch setzt sich die KV Hessen aus der gewählten Vertreterversammlung und dem Vorstand zusammen und beschäftigt rund 650 Mitarbeiter an den fünf Standorten Frankfurt, Darmstadt, Gießen, Kassel und Wiesbaden.

Projekt: Vision "KV 80-2020 - die digitale KV der Zukunft"

Herausforderung

Die KV Hessen setzte eine unübersichtlich große Anzahl verschiedener Datenbanksysteme und IT-Anwendungen ein, was zu extrem ineffizienten Prozessen führte und viele Medienbrüche sowie manuelle Arbeitsschritte zur Folge hatte.

Projektablauf

Projektziel

  • digitale Organisation für das öffentliche Gesundheitswesen

Zeitlicher Ablauf

  • Erste Gespräche im April 2013

  • Vorschläge zur Prozessoptimierung im Mai vorgestellt, im Juni 2013 beauftragt

  • Projektstart im September 2013, Go live im April 2014

1. Schritt: Prozess Widerspruchsverfahren digitalisiert

2. Schritt: Kernprozess der Abrechnung digitalisiert

3. Schritt: webMethods OneData als Master Data Management (MDM)-Lösung implementiert

Dienstleister

  • Software AG, nterra (Integrationspartner)

Die Software AG hat webMethods implementiert, führt die Informationen zusammen und steuert die Prozesse mit BPMS. Zudem wurden sämtliche Kernprozesse mithilfe von ARIS visualisiert und optimiert.

Produkte

  • Master-Data-Management-System OneData von webMethods

  • Prozessanalyse-Tool ARIS

  • BPM-Suite und Integration Server von der Software AG

Nutzen

  • Geplante Effizienzsteigerung um bis zu 25 Prozent, z.B. bei der Widerspruchsbearbeitung

  • Enorme Kosteneinsparungen

  • ROI im 2. Jahr nach Projektstart

  • Zukunftsfähigkeit gesteigert

  • Basis zur Digitalisierung nahezu der gesamten Organisation bis 2020 geschaffen

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