Für Ulrich Rosskopf ist der Aufbau eines Portals wie eine Reise: Kleine Schritte, die mit Augenmaß auf die Bedürfnisse der Abteilung oder des Unternehmens abgestimmt sind, bestimmen die Route des Portalleiters bei der IT-Tochter der Unternehmensgruppe Freudenberg. Seit knapp einem Jahr ist das Managementportal auf Basis von „My SAPSAP Enterprise Portal“ in der Freudenberg-Holding online. Die zirka 2000 Führungskräfte der rund 300 Tochtergesellschaften in 43 Ländern greifen seitdem auf die Daten der Konzernzentrale in Weinheim zu und können in virtuellen Projekträumen zusammenarbeiten. Auch externe Firmen wie die Unternehmensberatung KPMG erhalten für einzelne ProjekteProjekte Zugang zum Portal. Da alle Tochtergesellschaften über eigene, gewachsene IT-Strukturen verfügen, war es nicht nur ein technisches Problem, die heterogenen IT-Landschaften zu integrieren. „Es war auch eine Menge Überzeugungsarbeit zu leisten, und ein wenig Druck brauchte es auch, das Managementportal zum Knotenpunkt der Konzernkommunikation zu machen“, sagt Roßkopf. „Wir haben die bisherigen Kanäle wie E-Mail, Fax und Post eingestellt. Konzernstandards und Richtlinien gibt es nur noch über das Portal.“ So sind zum Beispiel Dokumentation und Verfahrensweisen des International Account Standards allein hier zugänglich. Alles zu Projekte auf CIO.de Alles zu SAP auf CIO.de

Wie Teile eines Puzzles

Beim Managementportal konnte sich Roßkopf der Unterstützung der Unternehmensleitung sicher sein. Vor allem der Sprecher der Holding, Peter Bettermann, trieb das Projekt voran. Anders die Situation bei den Töchtern: Mit „beraten, betreuen, betreiben“ umreißt der IT-Chef das Angebot seines Teams. Weisungen kann er indes nicht erteilen; die betroffenen Firmen sind eigenständig, verfügen über eigene IT-Budgets. Roßkopf ist jedoch überzeugt: Mit Portalen lassen sich „die heterogenen IT-Landschaften wie Teile eines Puzzles zusammenfügen“. Dabei sind Portale für Roßkopf nicht eine beliebige IT-Lösung, sondern strategisches Instrument. Als überzeugter Anhänger der Portalidee sieht er hier gerade für weltweit agierende Konzerne das optimale Werkzeug in Sachen Kooperation und Wissenstransfer: eine „unabdingbare Voraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit“. Die Entscheidung für das My SAP Enterprise Portal ist nicht nur wegen der räumlichen Nähe oder langjährigen Geschäftsbeziehungen beider Unternehmen gefallen. Freudenberg ist SAP-Pionier. „Die erste Lizenzvereinbarung mit den Walldorfern stammt aus den 70er-Jahren und ist mit einer Kugelkopfschreibmaschine geschrieben“, sagt Roßkopf. Für das SAP-Produkt sprechen indes viele Gründe: Es eignet sich nach Roßkopfs Einschätzung gut für einen schrittweisen Ausbau, ist zukunftssicher und fügt sich problemlos in das IT-Umfeld der Firmengruppe; nahezu alle europäischen Freudenberg-Töchter haben SAP-ERP-Systeme installiert. In einer Guide-Line hat die Holding allen Konzernteilen die Entscheidung für die SAP-Portaltechnologie nahe gelegt.

RoI in sieben Monaten

Beim Aufbau eines Portals geht Roßkopf schrittweise vor. Anstelle einer monolithischen Gesamtlösung tritt ein dynamischer Prozess. „Die erste Welle ist Kommunikation und Kollaboration“, sagt der Portalexperte. Mit der Anwendungsintegration von SAP-Komponenten und Fremd-Software habe die Portaltechnologie fast unbegrenztes Potenzial. „Richtig verstanden setzt ein Portal nicht einfach auf vorhandene Prozesse auf, sondern ist zugleich ein Hebel für Business Re-Engineering“, erklärt Roßkopf. Für das Managementportal hat die Freudenberg IT aus dem von SAP vorgefertigten Business-Paket Management Self Services zwölf Managementszenarien installiert und diese durch eigene „iViews“ (dynamische, rollenspezifische Prozesse) ergänzt. Zudem wurden Fremdanwendungen wie Lotus Quick Time, das Teamräume, Foren und Chat-Funktionen für virtuelle Projekte bereitstellt, eingebunden. Während gemeinhin eine nur schwer quantifizierbare Steigerung der Mitarbeitermotivation und Produktivität als Vorteile von Portalen gelten, wollte Roßkopf es genau wissen: Für das Portal von Vibracoustic, einem Jointventure Freudenbergs mit dem Hamburger Reifenhersteller Phoenix, hat er zusammen mit Beratern von SAP Business Consulting eine RoI-Berechnung angestellt. Ergebnis: Das Portal rechnet sich. Der Break-even soll nach sieben Monaten erreicht sein. Auf eine Laufzeit von drei Jahren erwartet Roßkopf eine Rendite von 180 Prozent. Für den künftigen Ausbau der Konzern-IT hat der Portalchef eine Vision: Ihm schwebt vor, möglichst viele Unternehmen der Gruppe mit Portalen auszustatten und diese in einem Netzwerk zu verbinden. „Portale sind kein Selbstzweck, sondern für uns als internationales Unternehmen das beste Mittel, um einheitlich, besser und schneller unsere Kunden zu bedienen.“