Office 365 Praxis: Benutzer anmelden und einrichten

Lync und SharePoint einrichten

Neben der Exchange-Anbindung können Sie in Office 365 auch die Echtzeitkommunikation Lync sowie die Teamseite SharePoint nutzen. Die einzelnen Funktionen dazu aktivieren Sie ebenfalls in der Administrationsoberfläche. Für Lync müssen Sie zunächst generell die Funktion aktivieren. Dazu öffnen Sie die Lync-Online-Systemsteuerung und klicken auf den Link Benutzerinformationen. Anschließend können Sie die Link-Einstellungen für die entsprechenden Anwender steuern, wenn Sie den Benutzer anklicken.

Anwender können direkt in Office-Anwendungen eine Unterhaltung mit anderen Autoren von Dokumenten starten und über Outlook 2010 eine Kommunikation starten. Öffnen Anwender ein Dokument, zum Beispiel in Word 2010, steht über die Registerkarte Start der Bereich Informationen zur Verfügung. Hier sehen Anwender Informationen zum Dokument und zum Autor. Durch die Anbindung an Lync lässt sich auch erkennen, ob der Autor aktuell online ist. Der Anwender kann direkt eine Unterhaltung starten oder den anderen Anwender anrufen.

Das Ganze funktioniert auch aus Outlook. Sendet ein Anwender eine E-Mail an einen Empfänger, ist direkt in der Adressleiste ersichtlich, ob der andere Anwender online ist. Auf diese Weise lässt sich dann ebenfalls eine Echtzeitunterhaltung starten.

Die Team-Websites sowie die Möglichkeit, Dokumente in Office 365 einzubinden, verwalten Sie ebenfalls im Administrationsbereich. Hier stehen im Bereich Teamwebsites und Dokumente sowie Website verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Auf diesem Weg können Sie auch Teamsites im Internet bereitstellen. Standardmäßig stellt Office 365 bereits nach der Anmeldung eine öffentliche Seite zur Verfügung. Die Adresse sehen Sie nach der Anmeldung im Portal im Bereich Website.

Die Verwaltung von SharePoint entspricht auch den Möglichkeiten, die Sie in SharePoint Server 2010 haben. Die öffentliche Office-365-Seite können Sie selbstredend an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Den Inhalt der Teamsite bekommen Anwender zu sehen, wenn sie sich mit dem Portal verbinden und die Team-Website auswählen. Auf diesem Weg lassen sich auch Office Web Apps starten.

Der Umgang mit der Seite sowie die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, entspricht SharePoint Server 2010. Bestandteil der Teamseite in Office 365 sind auch die Office Web Apps. Mit diesen können Anwender, auch ohne dass auf einem Client Office installiert ist, auf Dokumente zugreifen, die in der Dokumentenverwaltung ihrer Office-365-Website hinterlegt sind.