Agiles steuern

Flexible Geschäftsmodelle: So profitieren Unternehmen

19. Juni 2015
Dr. Donald Polzin schreibt als Experte zu den Fragestellungen der IT-Betriebsführung. Über 20-jährige Erfahrung aus leitenden Positionen bei IT-Herstellern und -Dienstleistern spiegelt sich in seinen Analysen und Empfehlungen zur Verbesserung von Servicequalität, Flexibilität und Kostenstrukturen wieder. Seit 2009 ist er geschäftsführender Gesellschafter der IT-SCM.com.
Nur Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse schnell und nach Bedarf auch drastisch anpassen können, sind in der Lage die Nachteile von plötzlichen Markthemmnissen schnell und effektiv zu kompensieren.

Absatzchancen verändern sich sofort, wenn neue Mitbewerber mit preiswerteren Konkurrenzprodukten in den Markt eintreten. Der plötzliche Ausfall eines Zulieferers von kritischen Produktionsmaterialien ist ein Beispiel dafür, wie sich ein Marktumfeld überraschend und in kürzester Zeit gravierend verändern kann. Die dann notwendigen Anpassungen in Produktstrategien oder Fertigungsmethoden stellen hohe Anforderungen an die Transparenz und Flexibilität der Geschäftsprozesse.

Unternehmen, die BPM einsetzen, können in kürzester Zeit 'Ursache-Wirkung'-Relationen erkennen, und damit störenden Einflüssen von außen entgegensteuern.
Unternehmen, die BPM einsetzen, können in kürzester Zeit 'Ursache-Wirkung'-Relationen erkennen, und damit störenden Einflüssen von außen entgegensteuern.
Foto: fotografiedk - Fotolia.com

Note "3 Minus" für deutsche Industrie-Unternehmen

In der Realität ist eine schnelle Reaktion eines Unternehmens auf Änderungen der äußeren Rahmenbedingungen selten möglich. Zwei Hauptursachen sind dafür verantwortlich:

  • Nur 16 Prozent der deutschen Unternehmen verfügen über eine vollständige Dokumentation zumindest der Kern-Geschäftsprozesse.

  • Prozessketten sind faktisch 'eingefroren', da Teilprozesse verteilt auf unterschiedlichen IT-Systemen von Vertrieb, Einkauf, Fertigungssteuerung, Personalplanung und Finanzabteilung ablaufen. Neben Enterprise Systemen wie SAP fungieren Makroroboter in MS-Excel, selbst gestrickte Datenbanken und Reports in MS-Access oder Open-Source, die alle manuell bedient werden, als Schnittstellen.

Durch diese beiden Faktoren wird der Gesamtprozess zementiert und die Fähigkeit zur Anpassung geht verloren. Spätestens sobald die Systemanalytiker und Schnittstellenprogrammierer das Unternehmen verlassen haben, ist ein "Black-Box" Prozess das Endergebnis.

Nur was ich kenne, kann ich ändern

Der Weg aus solchen Sackgassen durchläuft mehrere Phasen. Zu Beginn steht das Erfassen und die Dokumentation der Kernprozesse. Bewährt hat sich hierbei der herstellerneutrale BPMN Standard Business Process Modeling and Notation. Die BPMN-Darstellung ist normiert und wird von Prozessberatern allgemein zur Dokumentation und Optimierung von Geschäftsprozessen verwendet.

Die Ausführung der in BPMN erfassten Prozesse erfolgt danach in einer BPM-Plattform. Dafür stehen am Markt diverse BPM Systeme zur Verfügung. Sie erlauben mit unterschiedlichsten Schwerpunkten die durchgängige Automatisierung von Prozessketten.

Mehr Flexibilität durch elektronische Dokumentation und Automatisierung

Einer der Vorteile der Erfassung und des Designs von Prozessen in BPMN ist die leichte Änderbarkeit. Alle BPMN-Tools arbeiten auf graphischer Basis. Prozesse werden leicht verständlich und durchschaubar mit vorgefertigten, standardisierten Graphikelementen gezeichnet. Die Darstellung ist selbsterklärend und kann in kurzer Zeit mit den Geschäftsverantwortlichen aus den Fachabteilungen abgestimmt werden, oder von ihnen selbst gepflegt werden.

Darstellung eines einfachen Genehmigungsprozesses in BPMN
Darstellung eines einfachen Genehmigungsprozesses in BPMN
Foto: IT-SCM.com GmbH & Co. KG

Zu jedem Graphikelement wird neben der zeichnerischen Verknüpfung festgehalten, wie die übergebenen Daten im Prozessschritt zu verarbeiten sind. Damit lassen sich auch komplexe Prozesse wie Mahnwesen oder Vertragsüberwachung abbilden.

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