Probleme bei Dokumenten-Umwandlung und Mail-Klassifikation

Mail-Archivierungs-Programme mit großen Mängeln

16. Februar 2009
Von Nicolas Zeitler
Systeme zur Mail-Archivierung scheitern bei der Umwandlung von PDF- in Excel-Dokumente oder der automatischen Klassifikation von E-Mails. Anwendern hilft nur eins: Vor dem Kauf genau hinschauen.

Hersteller von Lösungen zur Mail-Archivierung werfen ihre Produkte offenbar nicht selten auf den Markt, ohne sie vorher umfassend getestet zu haben. Einige derzeit erhältliche Programme hätten "einen gefühlten Release 0.9-Status", bemängelt die Technologie-Beratung Zöller & Partner aus Sulzbach im Taunus. Firmen sollten einem Hersteller daher vor dem Kauf ihre Anwendungssituation möglichst genau schildern und sich Referenzen mit vergleichbaren Funktionen und Datenmengen geben lassen.

Mancher Software mangelt es sogar an Basisfunktionen, wie Jobst Eckardt und Bernhard Zöller in ihrem Bericht "Technisch-funktionale Stolpersteine bei der E-Mail-Archivierung" schreiben. Demnach lauert eine der gefährlichsten Fallen der Archivierung bei der Rendition, der Umwandlung von Dokumenten in festgelegte Zielformate.

Welche Art der Mail-Archivierung ein Unternehmen wählt, hängt von den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten ab. Die Tabelle zeigt die Merkmale der verschiedenen Ansätze (Quelle: Zöller & Partner).
Welche Art der Mail-Archivierung ein Unternehmen wählt, hängt von den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten ab. Die Tabelle zeigt die Merkmale der verschiedenen Ansätze (Quelle: Zöller & Partner).
Foto: Zöller & Partner

Rendition Services sind Teil der meisten Systeme fürs Dokumenten-Management (DMS). Sie erstellen aus der Vielzahl der unterschiedlichen Formate von eingehenden Dokumenten Dateien, die für möglichst viele Nutzer auf verschiedenen Systemen lesbar sein sollen, häufig PDF- oder PDF/A-Dateien. Doch schon bei der automatisierten Umwandlung beispielsweise von Excel-Tabellen, die ein anderes Format als DIN A4 haben, scheitere die Rendition häufig. Erst recht problematisch sei die Umwandlung von Dateien aus Microsoft Project oder auch Audio- und Videodaten. Bei solchen nicht an Druckformaten ausgerichteten Dateien vernichte die automatische Umwandlung fast immer Daten.

Einen automatischen Server-Prozess, der alle Dateivarianten korrekt archiviert, gebe es in den derzeit erhältlichen Produkten nicht, so die Autoren des Berichts. In einigen Fällen sei der Umwandlungs-Automatismus daher sogar kontraproduktiv. Dem Anwender bleibt nichts anderes übrig, als Ausschlusslisten für bestimmte Mail-Anhänge zu erstellen. Darin wird festgelegt, welche an elektronische Post angehängten Dateien auf keinen Fall umgewandelt werden dürfen. Außerdem muss es einen Überlauf-Bereich geben für Mails, bei deren Konvertierung Fehler auftreten. Auf keinen Fall dürfe der Rendition Service das ganze System zum Absturz oder Stillstand bringen.